Comment rédiger une lettre de réclamation à votre propriétaire (avec photos)

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Comment rédiger une lettre de réclamation à votre propriétaire (avec photos)
Comment rédiger une lettre de réclamation à votre propriétaire (avec photos)

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Anonim

Si vous avez un différend avec votre propriétaire, il est important de le mettre par écrit afin que vous ayez un dossier prouvable du différend. Même si vous avez déjà parlé avec votre propriétaire ou votre super-propriétaire, écrivez une lettre de plainte qui décrit le problème et ce que vous attendez de votre propriétaire pour le résoudre. Donnez un délai et faites un suivi jusqu'à ce que la situation soit résolue.

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Partie 1 sur 3: Construire votre dossier

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 1
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 1

Étape 1. Choisissez un problème spécifique sur lequel vous concentrer

Si vous avez plusieurs problèmes que vous souhaitez aborder avec votre propriétaire, choisissez 1 ou 2 des problèmes les plus urgents pour votre lettre. Les problèmes qui sont simplement ennuyeux peuvent ne pas justifier une lettre de plainte officielle.

  • Votre plainte doit être spécifique et être résolue par votre propriétaire. Par exemple, les problèmes de câblage électrique, les dommages aux sols, aux escaliers, aux portes ou aux fenêtres, ou l'élimination des parasites ou de la moisissure sont des problèmes dignes d'une lettre de plainte officielle.
  • Si votre problème concerne un voisin ou un autre résident de la propriété, il est généralement préférable d'essayer de lui parler et d'essayer de trouver une solution au problème avant d'impliquer votre propriétaire.
Écrivez une lettre de réclamation à votre propriétaire Étape 2
Écrivez une lettre de réclamation à votre propriétaire Étape 2

Étape 2. Créez un compte rendu chronologique du problème

Rassemblez toutes les informations dont vous disposez concernant les fois où vous avez discuté du problème avec votre propriétaire, ainsi que toutes les tentatives qui ont été faites pour le résoudre.

  • Soyez aussi précis que possible, y compris les dates et les heures approximatives. Essayez de tenir compte du moment où vous avez remarqué le problème pour la première fois et du moment où vous en avez informé le propriétaire pour la première fois, à tout le moins.
  • Documentez le nombre de fois où vous avez parlé du problème à votre propriétaire ou à toute autre personne du bureau de gestion. Si possible, incluez les noms de toute personne à qui vous avez parlé.
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 3
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 3

Étape 3. Prenez des photos comme preuve du problème

Si votre plainte concerne quelque chose qui doit être réparé, une infestation de parasites ou d'autres dommages physiques, des photos peuvent être présentées comme preuve de l'état. Votre propriétaire est responsable de l'entretien de la propriété afin qu'elle soit habitable.

  • Par exemple, si vous écrivez pour vous plaindre d'une infestation de cafards dans votre cuisine, vous pouvez prendre des photos des cafards et des endroits où ils semblent entrer dans l'unité.
  • Si vous écrivez pour demander des réparations, prenez des photos de la propriété endommagée sous tous les angles.
  • Si possible, incluez une date et une heure sur vos photos.
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 4
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 4

Étape 4. Faites des copies de tous les reçus ou autres documents

Si vous avez tenté de réparer vous-même un problème avec la propriété, vous pourriez avoir le droit de récupérer votre argent auprès de votre propriétaire. En général, cela se fait en réduisant le montant du loyer que vous payez du montant de la dépense.

La loi sur le propriétaire/locataire qui s'applique à vous peut exiger que votre propriétaire vous rembourse toutes les dépenses que vous avez engagées pour réparer quelque chose qui était la responsabilité du propriétaire de réparer. Cependant, même si aucune loi ne l'exige, vous pouvez toujours demander à votre propriétaire de vous rembourser

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 5
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 5

Étape 5. Lisez attentivement votre bail

Votre bail décrit en détail vos responsabilités en tant que locataire ainsi que celles de votre propriétaire. Votre lettre sera plus forte si vous pouvez indiquer une obligation spécifique dans votre bail que votre propriétaire n'a pas remplie.

  • Votre bail peut également inclure des clauses qui détaillent la façon dont vous êtes censé informer votre propriétaire des problèmes et combien de temps votre propriétaire dispose pour résoudre un problème après avoir été informé. Si votre propriétaire n'a pas respecté ce délai, incluez-le également dans votre lettre.
  • Faites une copie de votre bail et soulignez ou surlignez les dispositions que vous avez l'intention de citer dans votre lettre.

Conseil:

Certaines obligations sont implicites dans la loi, même si elles ne sont pas explicitement mentionnées dans votre bail. Par exemple, la « garantie implicite d'habitabilité » stipule que votre propriétaire a le devoir de maintenir votre logement locatif dans un état habitable et d'effectuer les réparations rapidement.

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 6
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 6

Étape 6. Recherchez la loi applicable sur le propriétaire/locataire si nécessaire

Le droit du propriétaire/locataire varie considérablement d'un endroit à l'autre. votre propriétaire peut avoir inclus dans votre bail une langue qui n'est en fait pas légale là où vous habitez. Votre propriétaire ne peut légalement appliquer aucune clause de votre bail qui violerait la loi locale sur les propriétaires/locataires.

  • Par exemple, dans certaines régions, votre propriétaire n'est pas tenu d'effectuer une réparation jusqu'à ce qu'il soit informé du problème par écrit.
  • Il existe des associations de locataires à but non lucratif qui peuvent vous aider. Les facultés de droit ont aussi souvent des cliniques pour propriétaires/locataires animées par des étudiants en droit qui vous aideront gratuitement.

Partie 2 sur 3: Rédaction de votre lettre

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 7
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 7

Étape 1. Recherchez en ligne des modèles

Il existe de nombreux organismes d'aide juridique et associations de locataires qui disposent de modèles que vous pouvez utiliser pour rédiger votre lettre de plainte. Ces lettres peuvent inclure un langage spécifique qui se rapporte à la loi sur les propriétaires/locataires.

Si vous trouvez un modèle que vous souhaitez utiliser qui inclut des déclarations de droit, assurez-vous que ces déclarations reflètent avec précision la loi dans votre région. Si ce n'est pas le cas, modifiez-les ou supprimez-les

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 8
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 8

Étape 2. Formatez votre lettre comme une lettre commerciale formelle

Une lettre commerciale formelle semble plus sérieuse et professionnelle. Votre propriétaire sera plus susceptible de prendre votre plainte au sérieux si vous l'abordez de manière formelle et professionnelle.

Incluez votre nom complet et votre adresse en haut, ainsi que votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail. Si vous avez du papier à en-tête personnel, vous pouvez l'utiliser pour donner à votre lettre un aspect plus professionnel

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 9
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 9

Étape 3. Présentez clairement le problème

Commencez votre lettre en indiquant précisément pourquoi vous écrivez. Fournissez une brève description du problème spécifique, puis détaillez tous les efforts que vous avez déployés avant la lettre pour informer votre propriétaire du problème ou pour résoudre le problème vous-même.

Par exemple, vous pourriez commencer votre lettre en écrivant: « Le 1er août, j'ai découvert des preuves de cafards dans mon unité. Je vous ai contacté le 2 août et j'ai demandé des services de lutte antiparasitaire. Au 1er septembre, les cafards sont toujours présents et aucun exterminateur sont venus dans mon unité. J'ai joint des photos de l'infestation

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 10
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 10

Étape 4. Décrivez comment le problème vous affecte

En règle générale, votre propriétaire est tenu de régler les problèmes liés à votre logement ou aux zones environnantes qui présentent un danger pour votre santé ou votre sécurité ou qui affectent votre qualité de vie. Dites clairement comment vous avez été touché par le problème.

Par exemple, vous pourriez écrire: « Les cafards ont contaminé de la nourriture dans le garde-manger et représentent un grave danger pour ma santé

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 11
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 11

Étape 5. Expliquez comment vous voulez que le problème soit résolu

Indiquez précisément ce que vous voulez que votre propriétaire fasse. Il peut également être utile d'inclure une description de la façon dont vous considérerez le problème comme entièrement résolu. Gardez à l'esprit que votre propriétaire peut proposer une alternative à tout ce que vous proposez.

Par exemple, si vous avez une infestation de cafards, vous voudrez peut-être qu'un exterminateur professionnel vienne. Vous pouvez considérer le problème comme résolu uniquement si toutes les preuves de cafards sont éliminées de votre unité

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 12
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 12

Étape 6. Donnez à votre propriétaire un délai pour résoudre le problème

Fournissez une plage de dates à laquelle vous vous attendez à ce que votre propriétaire agisse, à compter de la date de réception de la lettre. Ajoutez la prochaine étape que vous entreprendrez si votre propriétaire ne résout pas adéquatement le problème dans le délai que vous avez fixé.

  • Par exemple, vous avez peut-être décidé que si votre propriétaire ne résout pas le problème, vous le réglerez vous-même et facturerez les frais au propriétaire. Par exemple, vous pourriez écrire: « Si un exterminateur professionnel ne visite pas mon logement dans les 10 jours suivant la réception de cette lettre, j'en appellerai un moi-même. Toutes les dépenses que j'engage seront déduites de mon prochain paiement de loyer.
  • Dans certains endroits, la loi sur les propriétaires/locataires prévoit un délai de réponse obligatoire si vous soumettez une plainte écrite à votre propriétaire. D'autres lois font référence à un « délai raisonnable ». Dans la plupart des cas, un délai de 5 à 10 jours ouvrables à compter de la date de réception est suffisant.
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 13
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 13

Étape 7. Relisez et éditez soigneusement votre lettre

Si vous voulez que votre lettre soit prise au sérieux, votre écriture doit être claire, concise et sans erreur. C'est une bonne idée de mettre votre lettre de côté afin que vous puissiez la regarder avec des yeux neufs. Vous pouvez également demander à un ami respecté ou à un membre de votre famille d'y jeter un coup d'œil.

  • Lire votre lettre à haute voix peut vous aider à remarquer des erreurs ou un langage maladroit que vous ne remarqueriez pas autrement.
  • Modifiez votre langue pour supprimer les instances de voix passive. Utilisez un langage simple, direct et pertinent. Par exemple, au lieu de dire « Les escaliers doivent être réparés immédiatement pour que la propriété puisse être considérée comme tenable », vous pourriez dire « Les escaliers présentent un grave danger pour les locataires et leurs invités. Veuillez les réparer immédiatement. »

Conseil:

Essayez de garder votre lettre sur une seule page si possible. Si vous constatez que vous avez besoin de plusieurs pages pour détailler la plainte, vous avez peut-être affaire à trop de problèmes dans une seule lettre.

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 14
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 14

Étape 8. Joindre des photos ou une copie de votre bail si nécessaire

Si vous avez des preuves pour étayer vos réclamations, telles que des photos de dommages ou d'une zone nécessitant des réparations, incluez des copies. Faites une copie de votre bail et mettez en évidence l'une des clauses spécifiques que vous avez mentionnées dans votre lettre.

Si vous joignez des documents ou des photos, incluez des copies, pas les originaux. Conservez les originaux pour vos propres dossiers. Si la situation aboutit au tribunal, vous devrez les présenter comme preuve

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 15
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 15

Étape 9. Demandez à un avocat d'examiner votre lettre

Si le problème est grave, vous voudrez peut-être demander à un avocat d'examiner votre lettre et de s'assurer qu'elle vous protégera. Ceci est particulièrement important si vous envisagez de retenir le loyer jusqu'à ce que le problème soit résolu, car votre propriétaire pourrait tenter de vous expulser.

La plupart des avocats propriétaires/locataires examineront une lettre comme celle-ci gratuitement ou pour une somme relativement modique. Vous pouvez également faire appel à un avocat d'une association de locataires à but non lucratif ou d'une clinique juridique

Partie 3 sur 3: Suivi de votre plainte

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 16
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 16

Étape 1. Postez votre lettre en utilisant une méthode traçable qui nécessite une signature

L'envoi d'un e-mail ne fonctionne pas dans cette situation, car vous n'aurez aucun moyen de savoir quand votre propriétaire l'a reçu. Utilisez une méthode de livraison telle que le courrier certifié qui exige de votre propriétaire qu'il signe un reçu démontrant qu'il a reçu votre lettre.

Lorsque vous obtenez une copie du reçu, conservez-la avec vos autres dossiers de l'incident, y compris votre copie de la lettre, votre copie de votre bail et toute preuve

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 17
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 17

Étape 2. Donnez à votre propriétaire la possibilité de répondre à votre lettre

Une fois que votre propriétaire a reçu la lettre, il peut vous contacter immédiatement ou commencer à prendre des mesures pour résoudre le problème dont vous vous êtes plaint. Il est également possible que vous n'ayez aucune nouvelle d'eux, mais vous devez vous en tenir à ce que vous avez dit dans votre lettre.

  • Si vous avez donné une date limite à votre propriétaire, accordez-lui ce délai. Ne les harcelez pas et ne les appelez pas tous les jours pour leur demander quels progrès ont été réalisés. Maintenir une attitude professionnelle.
  • Si vous voyez votre propriétaire ou votre super entre-temps, vous pouvez soulever le problème ou demander quels progrès ils ont accomplis, à condition que vous puissiez être calme à ce sujet.

Le saviez-vous?

Dans la plupart des juridictions, il est illégal pour votre propriétaire d'exercer des représailles contre vous pour avoir exercé vos droits en tant que locataire. Si votre propriétaire vous distingue après avoir reçu votre lettre ou insiste pour que vous fassiez des choses que les autres locataires ne sont pas obligés de faire (ou qui ne sont pas répertoriées dans votre bail), contactez dès que possible un avocat spécialisé dans le droit des propriétaires/locataires..

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 18
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 18

Étape 3. Contactez votre propriétaire dans les 24 heures suivant la date limite

Si la date limite que vous avez fixée approche et que vous n'avez aucune nouvelle de votre propriétaire, appelez-le pour lui rappeler la lettre. Faites-leur savoir que le problème n'a pas été résolu et que vous êtes prêt à prendre d'autres mesures.

Utilisez votre meilleur jugement sur le timing. Par exemple, si vous savez qu'il faudrait plus d'une journée pour résoudre le problème, vous voudrez peut-être contacter votre propriétaire 2 ou 3 jours avant la date limite, plutôt que la veille

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 19
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 19

Étape 4. Agissez comme vous l'avez spécifié dans votre lettre si le problème n'est pas résolu

Si votre propriétaire ne fait rien pour régler le problème avant la date limite que vous avez indiquée, soyez prêt à prendre les mesures que vous avez décrites. Documentez soigneusement vos actions au cas où votre propriétaire exercerait des représailles.

Par exemple, si vous avez déclaré que vous appelleriez vous-même un exterminateur si le propriétaire ne le faisait pas avant la date limite, vous devez alors appeler un exterminateur à vos frais. Une fois les travaux terminés, envoyez une autre lettre à votre propriétaire avec une copie de la facture ou du reçu de votre paiement, et faites-lui savoir que vous déduisez ce montant de votre prochain paiement de loyer

Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 20
Écrivez une lettre de plainte à votre propriétaire Étape 20

Étape 5. Parlez à un avocat spécialisé dans le droit des propriétaires/locataires

Si votre propriétaire refuse de coopérer avec vous ou rejette votre demande raisonnable, vous n'aurez peut-être pas d'autre choix que de porter l'affaire devant les tribunaux. Un avocat spécialisé en droit des propriétaires/locataires peut vous aider à explorer vos options.

  • La plupart des avocats propriétaires/locataires donnent une première consultation gratuite. Profitez de cette occasion pour parler à plusieurs avocats afin de choisir celui qui convient le mieux à vos besoins.
  • Si vous n'avez pas beaucoup d'argent pour les frais juridiques, demandez l'aide d'une association de locataires à but non lucratif, d'une clinique de faculté de droit ou d'une société d'aide juridique près de chez vous.

Exemples de lettres

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Modèle de lettre de plainte au propriétaire

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Exemple de lettre de plainte au propriétaire

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Exemple de lettre de réclamation au gestionnaire immobilier

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