3 façons de fixer légalement des limites d'âge pour les programmes d'apprentissage

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3 façons de fixer légalement des limites d'âge pour les programmes d'apprentissage
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Anonim

Bien que vous puissiez définir des limites d'âge minimales pour les programmes d'apprentissage aux États-Unis (18 ans dans la plupart des secteurs), vous ne pouvez généralement pas définir de limites d'âge maximales sans enfreindre les lois sur la discrimination fondée sur l'âge. Ces lois étatiques et fédérales interdisent aux employeurs de discriminer les employés ou les candidats de plus de 40 ans sur la base de leur âge. Pour fixer légalement des limites d'âge pour les programmes d'apprentissage, votre programme doit s'inscrire dans l'une des exceptions soigneusement définies qui sont inscrites dans la loi.

Pas

Méthode 1 sur 3: Tomber dans une exception légale

Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 1
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 1

Étape 1. Vérifiez les exceptions de la Loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (ADEA)

L'ADEA elle-même énonce quelques exceptions limitées, et si vous pouvez prouver que la limite d'âge que vous avez fixée pour votre programme d'apprentissage correspond à l'une de ces exceptions, l'ADEA ne s'applique pas à vous.

  • Gardez à l'esprit que l'ADEA ne s'applique qu'aux employeurs de plus de 20 salariés.
  • Cependant, votre état peut avoir une loi similaire sur la discrimination fondée sur l'âge qui s'applique à vous même si votre entreprise est trop petite pour relever de l'ADEA.
  • Même si l'ADEA s'applique à vous, il est important de vérifier également la loi de votre état. N'oubliez pas que la loi de l'État peut offrir une plus grande protection aux employés que la loi fédérale.
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 2
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 2

Étape 2. Démontrer que la limite d'âge est nécessaire

Cette exception, liée à la défense de qualification professionnelle justifiée, est disponible si la limite d'âge est « raisonnablement nécessaire » aux opérations normales de votre entreprise ou de votre industrie.

  • Le langage de cette exception est vague, et généralement, l'imprécision indique qu'elle peut être interprétée dans un certain nombre de circonstances différentes. Cependant, ce n'est pas le cas ici.
  • Les tribunaux et les employés du gouvernement qui travaillent pour les agences administratives qui appliquent l'ADEA ne permettent généralement aux employeurs de bénéficier de cette exception que dans de très rares circonstances.
  • L'une des façons dont cette exception pourrait entrer en jeu dans le contexte du programme d'apprentissage serait la mise en place d'un véritable système d'ancienneté.
  • Ces systèmes d'ancienneté entrent généralement en jeu en ce qui concerne les âges de retraite obligatoires, mais pourraient également affecter les limites d'âge supérieures pour les programmes d'apprentissage.
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 3
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 3

Étape 3. Évaluer les lois où se trouve le lieu de travail

Bien que cette exception ne s'appliquerait probablement pas à de nombreux propriétaires de petites entreprises américaines, vous n'êtes pas soumis aux exigences de l'ADEA si le lieu de travail est situé dans un pays étranger avec des lois fixant des exigences d'âge maximum dans votre secteur.

  • Cette exception ne s'applique que si l'embauche de personnes de plus de 40 ans dans votre programme d'apprentissage enfreint les lois du pays où se trouve le lieu de travail.
  • Pour cette raison, il peut être dans votre intérêt de parler à un avocat spécialisé en droit du travail dans le pays où se trouve le lieu de travail, plutôt que d'essayer d'étudier vous-même les lois et réglementations étrangères sur le lieu de travail.
  • De même, l'ADEA ne s'applique pas à une société étrangère ayant un lieu de travail aux États-Unis, à condition que le lieu de travail lui-même ne soit pas contrôlé par une société basée aux États-Unis.

Méthode 2 sur 3: Demander une exemption administrative

Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 4
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 4

Étape 1. Soumettez une demande à la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC)

Pour demander une exemption administrative spéciale, vous devez soumettre une demande écrite à l'EEOC qui détaille les raisons pour lesquelles vous devez fixer une limite d'âge pour votre programme d'apprentissage.

  • Essentiellement, vous demandez à l'EEOC d'établir une règle administrative, de sorte que votre demande écrite doit suivre le format de base pour les autres demandes d'élaboration de règles.
  • Vous pouvez trouver des exemples du format à suivre en effectuant une recherche en ligne ou en examinant les informations dans le registre fédéral.
  • Le registre fédéral contient des propositions de règles, vous pouvez donc obtenir un exemple des types d'informations que vous devrez inclure dans votre demande.
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 5
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 5

Étape 2. Démontrer que l'exemption est dans l'intérêt public

L'EEOC fonde sa décision d'accorder une exemption administrative sur sa détermination que l'octroi d'une exemption serait dans l'intérêt public.

  • Pour cette raison, plus vous pourrez démontrer qu'il existe un intérêt public pour votre limite d'âge, plus votre demande sera forte.
  • Des exemples d'intérêt public incluent la démonstration que les personnes âgées représentent un risque pour la sécurité pour des raisons scientifiquement démontrables, ou que la détérioration de diverses facultés en raison du vieillissement entraîne un danger important pour le grand public.
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 6
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 6

Étape 3. Attendez la période de préavis requise

Avant que l'EEOC ne se prononce sur votre demande d'exception administrative, il publie votre demande dans le registre fédéral et sollicite les commentaires du public. Il s'agit du même processus utilisé pour toute réglementation fédérale.

  • Le registre fédéral a pour objet d'informer le public de tout projet de règle ou de règlement. Il rend le processus de réglementation des agences administratives plus démocratique.
  • L'EEOC spécifiera une période de commentaires comprise entre 30 et 60 jours. Pendant ce temps, tout membre du public peut déposer un commentaire sur la règle demandée, en la soutenant ou en s'y opposant.
  • L'EEOC prendra en considération les commentaires du public au moment de décider s'il convient de faire une exception dans votre cas.
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 7
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 7

Étape 4. Recevez la décision de l'EEOC

Une fois la période de commentaires publics terminée, l'EEOC examinera toutes les informations soumises et décidera s'il convient de vous accorder une exception aux exigences générales de l'ADEA.

  • Vous recevrez une lettre écrite de l'EEOC qui indique si l'agence vous a accordé l'exception et explique les raisons de cette décision.
  • Gardez à l'esprit qu'il n'y a généralement pas d'appel d'une décision de l'EEOC de cette nature. Cependant, si des éléments mentionnés dans les raisons de l'EEOC peuvent être modifiés ou corrigés, vous pourrez peut-être apporter ces modifications et demander à nouveau l'exception.
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 8
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 8

Étape 5. Tenir les dossiers appropriés

Si l'EEOC vous accorde une exception administrative, vous devez tenir des registres conformément à la réglementation fédérale. Ces registres doivent être conservés pendant trois ans et mis à disposition pour inspection sur demande.

  • Ces enregistrements comprennent le nom, l'adresse, la date de naissance, la profession, le taux de rémunération et la rémunération hebdomadaire de chaque employé.
  • Tout autre dossier relatif à un employé, tel que sa candidature à un emploi ou les communications liées à sa promotion ou à son transfert, doit être conservé pendant au moins un an.
  • Vous devez également conserver tous les dossiers ou documents liés aux performances ou aux avantages de l'employé, ainsi que des dossiers écrits de toutes les politiques que vous avez, telles que les systèmes d'ancienneté qui s'appliquent à l'employé en particulier.
  • Vous voudrez peut-être travailler avec un avocat en droit du travail qui défend les employeurs pour vous assurer que tous les dossiers requis sont en ordre conformément aux directives énoncées dans les réglementations fédérales.

Méthode 3 sur 3: Argumenter l'âge est une véritable qualification professionnelle

Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 9
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 9

Étape 1. Envisagez de consulter un avocat

Étant donné que l'argument de la qualification professionnelle de bonne foi (BFOQ) apparaît comme une défense après qu'une personne a déjà déposé une plainte pour discrimination fondée sur l'âge, il est crucial d'obtenir l'aide d'un avocat. Dans la pratique, les juges n'acceptent cet argument comme justification de la discrimination que dans de rares circonstances.

  • Recherchez un avocat en droit du travail qui possède une vaste expérience dans la défense des employeurs contre les plaintes pour discrimination.
  • Vous voudrez peut-être demander à d'autres propriétaires d'entreprise ou vérifier auprès des organisations de petites entreprises de votre région pour trouver des recommandations d'avocats qui vous représenteraient bien.
  • Selon votre entreprise, il peut être important de trouver un avocat qui a au moins une connaissance passagère des exigences et des exigences des employés de votre secteur.
  • Une autre façon de trouver le spécialiste dont vous avez besoin est de rechercher des affaires de discrimination en matière d'emploi dans votre région – en particulier des affaires de discrimination fondée sur l'âge – et de voir qui était l'avocat de l'employeur.
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 10
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 10

Étape 2. Démontrer que l'âge est directement lié à une qualification professionnelle importante

Essentiellement, faire valoir que l'âge est un BFOQ signifie que les personnes de plus d'un certain âge, en tant que groupe, ne peuvent pas effectuer le travail, souvent parce que la détérioration de la force ou des sens rend les travailleurs de plus d'un certain âge beaucoup moins en sécurité.

  • Il s'agit d'un argument très étroit, qui entre généralement en jeu avec les âges de retraite obligatoires – bien qu'il soit logique que si vous aviez un âge de retraite obligatoire, les personnes ayant dépassé cet âge seraient également exclues des programmes d'apprentissage.
  • Par exemple, les tribunaux ont maintenu l'âge de la retraite obligatoire pour les pilotes de ligne commerciale.
  • Vous aurez les meilleures chances d'avoir un juge, un jury ou un responsable administratif pour voir votre point de vue si la qualification concerne un danger ou un risque pour la sécurité qui affecte le grand public.
  • C'était le cas des pilotes de ligne commerciale, où les compagnies aériennes disposaient de preuves substantielles que les pilotes plus âgés étaient nettement moins en sécurité que les pilotes plus jeunes.
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 11
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 11

Étape 3. Obtenez du soutien pour votre limite d'âge

Pour convaincre un juge ou un jury de votre argument, vous devez généralement effectuer des recherches indépendantes importantes, telles que des études scientifiques, qui renforcent votre argument et parviennent à la même conclusion concernant l'âge.

  • Ce n'est pas une situation où les comptes de témoins oculaires vont être très bénéfiques pour vous. En règle générale, vous soutiendrez une limite universelle en prouvant qu'elle est nécessaire à tous les niveaux, et non que des individus en particulier posent un problème.
  • De même, la préférence n'est pas suffisante pour prendre en charge un argument BFOQ. Par exemple, si vos employés préfèrent embaucher des personnes beaucoup plus jeunes qu'eux comme apprentis ou sont mal à l'aise avec un apprenti plus âgé.
  • Bien que vous puissiez penser qu'il est évident que les apprentis doivent être jeunes afin qu'ils puissent être formés pour une longue carrière, ce n'est pas une raison suffisante pour discriminer les candidats plus âgés aux programmes d'apprentissage.
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 12
Limites d'âge fixées par la loi pour les programmes d'apprentissage Étape 12

Étape 4. Incluez la raison de la limite d'âge dans toute offre d'emploi

Avant toute réclamation d'un employé ou d'un employé potentiel, si vous pensez que l'âge est un BFOQ, incluez votre raisonnement chaque fois que vous annoncez de nouveaux candidats à votre programme d'apprentissage.

  • Expliquer exactement pourquoi la limite d'âge est là dissuadera les candidats potentiels de voir la limite d'âge indiquée dans l'offre d'emploi comme un exemple de discrimination fondée sur l'âge.
  • Vous devez également inclure tout le langage EEOC applicable à l'effet que vous ne vous engagez pas dans la discrimination. Vous pouvez trouver cette langue sur le site Web de l'EEOC.
  • Gardez à l'esprit que dans la plupart des cas, vous ne serez pas en mesure de présenter un argument convaincant au BFOQ pour établir une limite d'âge maximale pour votre programme d'apprentissage. Cela ne devrait pas avoir d'importance, car traditionnellement, les étudiants et les jeunes diplômés postulent pour ces emplois – la plupart des gens n'envisagent pas de changement de carrière dans la cinquantaine.
  • Cependant, vous pouvez utiliser d'autres méthodes pour attirer de jeunes apprentis, comme la commercialisation de votre programme par l'intermédiaire d'une université ou d'un collège communautaire local, ou l'octroi de crédits collégiaux comme incitation (un peu comme les stages).
  • Lorsque vous utilisez ces méthodes, veillez à ce qu'il n'y ait aucun langage dans votre offre d'emploi qui pourrait être interprété comme indiquant une préférence pour les jeunes apprentis ou décourageant les adultes de plus de 40 ans de postuler.

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