3 façons de vérifier l'admissibilité des employés

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3 façons de vérifier l'admissibilité des employés
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Anonim

Chaque employé que vous embauchez doit être autorisé à travailler aux États-Unis. Si vous embauchez un employé non admissible, vous pouvez être condamné à une amende. Une fois que vous embauchez un nouvel employé, vous devez vérifier son admissibilité à travailler rapidement (dans les trois jours). Vous pouvez le faire en utilisant une copie papier du "Formulaire I-9" ou en utilisant le système "E-Verify" du gouvernement. Si vous êtes un employé qui s'interroge sur votre admissibilité à travailler aux États-Unis, vous pouvez vérifier votre propre statut sur le site Web du Department of Homeland Security.

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Méthode 1 sur 3: Remplir le formulaire I-9

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 1
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 1

Étape 1. Déterminez quand vous devez remplir le formulaire I-9

Le formulaire I-9 doit être rempli chaque fois que vous embauchez un nouvel employé. Vous êtes considéré comme « embaucher » un employé dès que vous commencez à le payer pour ses services. Un « employé » est une personne qui fournit des services ou du travail aux États-Unis. Le formulaire I-9 ne doit pas être rempli tant que vous n'avez pas proposé un emploi à l'employé et qu'il n'a pas accepté votre offre.

  • Vous n'avez pas à remplir le formulaire I-9 si vous employez quelqu'un pour un travail occasionnel dans une maison privée (par exemple, tonte de pelouse, entretien ménager), employez un entrepreneur indépendant ou employez quelqu'un qui ne travaille pas physiquement sur le sol américain.
  • Vous devez remplir complètement le formulaire I-9 dans les trois jours ouvrables suivant la location.
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 2
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 2

Étape 2. Obtenez une copie du formulaire I-9

Vous devez remplir un formulaire I-9 distinct pour chaque nouvel employé que vous embauchez. Vous pouvez obtenir une copie en ligne sur le site Web des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis. Pour trouver une copie, il suffit de Google "Form I-9 USCIS" et un lien devrait apparaître. Le formulaire compte neuf pages, bien que seules les pages sept et huit doivent être remplies. Les autres pages proposent des instructions pour remplir le formulaire.

Une fois que vous avez téléchargé et imprimé un formulaire, vous pouvez simplement copier ce formulaire autant de fois que nécessaire

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 3
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 3

Étape 3. Demandez à l'employé de remplir la section 1

Une fois que vous avez obtenu une copie du formulaire I-9 et embauché un nouvel employé, cet employé devra remplir la section 1 du formulaire au cours de son premier jour d'emploi. Asseyez-vous avec l'employé et assurez-vous que la section 1 est complètement remplie. Vous êtes responsable de vérifier l'exhaustivité et l'exactitude des informations fournies. La section 1 exige que l'employé fournisse les renseignements suivants:

  • Leur nom légal complet, y compris les noms de famille qu'ils ont utilisés dans le passé.
  • Leur adresse. S'il n'a pas d'adresse, l'employé doit fournir une description de son lieu de résidence.
  • Leur date de naissance. De plus, si vous utilisez le système E-Verify, l'employé devra également fournir son numéro de sécurité sociale. L'employé a également la possibilité de fournir une adresse e-mail et un numéro de téléphone.
  • Une attestation de leur statut de citoyenneté et de leur capacité à travailler aux États-Unis. Si l'employé atteste être un « étranger autorisé à travailler », il devra fournir soit un numéro d'enregistrement d'étranger, soit son numéro d'admission du formulaire I-94.
  • Leur signature et une date.
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 4
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 4

Étape 4. Examinez les documents originaux de l'employé

Avant de pouvoir remplir les sections 2 et 3 du formulaire I-9, vous devez obtenir des copies originales de certains documents pour vous aider à vérifier l'identité de votre employé. Lorsque votre employé vous présente les documents originaux nécessaires, examinez-les attentivement pour vous assurer qu'ils sont authentiques. La personne qui examine les documents doit être la même personne qui signe la section 2 du formulaire I-9. De plus, l'employé doit vous présenter physiquement les documents. Ils ne peuvent pas demander à quelqu'un d'autre de le faire pour eux et ils ne peuvent pas les laisser pour que vous les regardiez plus tard. Une liste des documents acceptables se trouve à la page neuf du formulaire I-9.

  • Les documents acceptables comprennent les passeports, les permis de conduire, les cartes d'inscription des électeurs, les cartes d'identité militaires, une carte de sécurité sociale et les certificats de naissance.
  • Certains documents font partie de certaines listes. Lorsque vous remplissez la section 2, vous aurez besoin de certains documents de certaines listes afin de répondre aux exigences du formulaire I-9 (c'est-à-dire que vous aurez besoin d'un document de la liste A ou B et d'un document de la liste C).
Vérifier l'éligibilité de l'employé Étape 5
Vérifier l'éligibilité de l'employé Étape 5

Étape 5. Remplissez la section 2

Une fois que l'on vous a présenté les formulaires de documents acceptables, vous remplirez la section 2. D'abord, entrez le nom de l'employé tel qu'il a été écrit dans la section 1. Deuxièmement, entrez les informations du document dans la zone prévue. Assurez-vous d'obtenir le nombre requis de documents originaux à partir des listes requises. Troisièmement, entrez la date à laquelle l'employé a commencé à travailler pour vous. Quatrièmement, l'employeur qui a examiné les documents doit attester les avoir examinés physiquement en signant et en datant la section 2.

À ce stade, vos tâches sont remplies tant que l'employé ne change pas son nom, ne change pas ses informations d'identité ou ne se fait pas réembaucher. En l'absence de ces circonstances, vous pouvez ignorer la section 3 et simplement déposer le formulaire I-9 dûment rempli

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 6
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 6

Étape 6. Remplissez la section 3 si nécessaire

Si vous réembauchez un employé ou si ses informations doivent être revérifiées (c'est-à-dire si l'employé change son nom ou ses informations d'identification), vous devrez remplir la section 3 du formulaire I-9. Si l'une de ces circonstances existe, vous devez trouver le formulaire I-9 précédemment rempli et:

  • Entrez le nouveau nom de l'employé
  • Saisissez la date de réembauche de l'employé
  • Entrez les informations du nouveau document
  • Signez et datez la Section 3 complétée.
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 7
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 7

Étape 7. Conservez le formulaire I-9 dans un endroit sûr

Vous devez conserver les formulaires I-9 remplis aussi longtemps que l'employé travaille pour vous. Une fois que l'employé est licencié, vous devez conserver son formulaire I-9 pendant trois ans après la date d'embauche ou un an après le licenciement, selon la dernière éventualité. Les copies peuvent être conservées sur papier ou électroniquement.

  • Si vous stockez vos I-9 sur papier, vous pouvez les stocker sur site ou hors site tant que vous pouvez présenter les formulaires dans les trois jours suivant leur demande.
  • Si vous stockez vos I-9 par voie électronique, ils doivent être stockés de manière à protéger les informations privées et à conserver l'authenticité des informations. Lorsque vous stockez vos formulaires électroniquement, vous êtes tenu de conserver et de mettre à disposition la documentation de vos processus de stockage.
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 8
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 8

Étape 8. Rendre les formulaires disponibles sur demande

Le gouvernement américain, en particulier le Department of Homeland Security, le Office of Special Counsel et le Department of Labor, peuvent demander une preuve de vos I-9 remplis à condition de vous donner un préavis de trois jours. Si vous recevez une demande légale, assurez-vous de fournir tous les documents demandés en temps opportun. Si vous ne le faites pas, vous risquez une amende.

Méthode 2 sur 3: Vérification de l'admissibilité à l'emploi en ligne

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 9
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 9

Étape 1. Inscrivez-vous avec E-Verify

E-Verify est un système de vérification basé sur Internet qui permet aux employeurs de vérifier l'éligibilité de leurs travailleurs. Le système est libre d'utilisation tant que vous vous inscrivez et acceptez les conditions d'utilisation. Pour vous inscrire, vous devez visiter le site Web d'inscription et accepter les conditions d'utilisation. Une fois que vous avez lu les informations, cliquez sur "Commencer l'inscription E-Verify" pour démarrer le processus.

  • Commencez par répondre à des questions qui vous aideront à déterminer quelle méthode d'accès vous convient le mieux. Une fois le questionnaire rempli, examinez vos réponses et confirmez la méthode d'accès qui vous convient.
  • Vous devrez ensuite sélectionner la désignation de votre organisation, ce qui aidera E-Verify à vous configurer le système de vérification approprié. Certains employeurs doivent remplir des exigences uniques. Par exemple, si vous êtes un entrepreneur fédéral, vous devrez répondre à plus de questions.
  • Passez en revue les obligations de votre entreprise, qui sont énoncées dans un protocole d'entente (PE). Si vous acceptez les termes du protocole d'entente, cliquez sur « Accepter » et signez en bas de la page.
  • À ce stade, vous devrez fournir à E-Verify des informations sur votre entreprise et sur la personne qui administrera le processus E-Verify. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez revoir les informations et imprimer le protocole d'entente signé.
Vérifier l'éligibilité de l'employé Étape 10
Vérifier l'éligibilité de l'employé Étape 10

Étape 2. Créez un dossier à l'aide d'un formulaire I-9 dûment rempli

Même si vous utilisez le système E-Verify, vous aurez toujours besoin que l'employé remplisse la section 1 du formulaire I-9 (ou au moins vous fournisse les informations nécessaires). N'oubliez pas que vous aurez besoin du numéro de sécurité sociale de l'employé pour utiliser le système E-Verify. À l'aide des informations requises, vous créerez un dossier au plus tard trois jours après l'embauche de l'employé.

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 11
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 11

Étape 3. Faites correspondre les photos lorsqu'elles sont disponibles

Une fois que vous avez saisi les informations requises et lancé un dossier, vous pouvez être invité à faire correspondre les photos si elles sont disponibles. Si votre employé vous a fourni un passeport, une carte de résident permanent formulaire I-551 ou un document d'autorisation d'emploi formulaire I-766, vous serez automatiquement invité à comparer la photo sur le document à la photo qui apparaît à l'écran.

Vérifier l'éligibilité de l'employé Étape 12
Vérifier l'éligibilité de l'employé Étape 12

Étape 4. Recevez un résultat de cas intermédiaire

Une fois que les informations de l'employé sont correctement saisies dans le système E-Verify, un résultat de cas est fourni. Dans certains cas, votre réponse initiale peut être provisoire. Des résultats de cas intermédiaires se produisent lorsque E-Verify a besoin de plus d'informations avant de prendre une décision finale sur l'éligibilité d'un employé à travailler. Par exemple, les résultats de cas provisoires se produisent souvent lorsque:

  • Le Department of Homeland Security (DHS) ou la Social Security Administration (SSA) a provisoirement refusé de confirmer l'employé. Cela signifie que les informations fournies ne correspondent pas aux enregistrements disponibles et que des informations supplémentaires sont nécessaires.
  • Les informations I-9 sont manquantes ou saisies de manière incorrecte. Lorsque cela se produit, vous devrez revenir en arrière et corriger les erreurs de saisie.
  • Le DHS a besoin de plus de temps pour vérifier. Lorsque cela se produit, aucune action n'est nécessaire. La plupart de ces cas sont finalisés dans les 24 heures, mais certains peuvent prendre jusqu'à trois jours.
  • Votre dossier est en cours. Lorsque cela se produit, cela signifie qu'un employé a visité un bureau SSA ou DHS. Aucune action n'est requise de votre part. Cela signifie simplement que la SSA ou le DHS a besoin de plus de temps pour vérifier l'éligibilité.
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 13
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 13

Étape 5. Recevez un résultat de cas final

Le processus E-Verify n'est pas terminé tant que vous n'avez pas reçu le résultat final du dossier et clôturé votre dossier. La clôture d'un dossier est facile et vous serez guidé tout au long du processus après avoir reçu le résultat final du dossier. Les résultats finaux des cas prennent l'une des quatre formes suivantes:

  • Emploi autorisé, ce qui signifie que l'employé est admissible à travailler.
  • Non-confirmation finale DHS ou SSA, qu'E-Verify ne peut pas vérifier l'éligibilité de l'employé à travailler.
  • Non-présentation du DHS, ce qui signifie que l'employé n'a pas contacté le DHS dans le délai requis.
  • Erreur, ce qui signifie que vous devez fermer le dossier et le soumettre à nouveau.

Méthode 3 sur 3: Confirmer votre propre admissibilité à l'emploi

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 14
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 14

Étape 1. Visitez le site Web du DHS

Si vous êtes quelqu'un qui souhaite vérifier votre propre éligibilité à un emploi, vous pouvez le faire en utilisant le service Self Check d'E-Verify. Il s'agit d'un service gratuit disponible pour toute personne de plus de 16 ans. Pour vérifier votre propre statut d'éligibilité à l'emploi, visitez le site Web DHS E-Verify.

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 15
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 15

Étape 2. Cliquez sur le lien Autocontrôle

Une fois sur le site Web du DHS, vous verrez un lien "E-Verify Self Check" sur le côté gauche de la page Web environ 2/3 en bas de la page. Cliquez sur ce lien et vous serez redirigé vers le site Web Self Check. Vous y trouverez des informations sur la création d'un compte, l'achèvement du processus d'auto-vérification et l'obtention des résultats.

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 16
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 16

Étape 3. Créez un compte

Vous avez besoin d'un compte pour utiliser le système Self Check. Depuis la page d'accueil Self Check, cliquez sur le lien "Créer un compte" en haut de la page. À partir de là, vous serez invité à accepter certaines conditions d'utilisation. Vous pouvez alors choisir d'avancer en anglais ou en espagnol.

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 17
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 17

Étape 4. Saisissez vos données d'identification

Une fois que vous aurez avancé en anglais ou en espagnol, vous serez invité à saisir vos données d'identification. Cela comprendra votre nom, votre date de naissance et votre numéro de sécurité sociale. Lorsque vous avez rempli toutes les informations sur cette page, cliquez sur « Continuer ».

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 18
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 18

Étape 5. Faites un quiz

Après avoir entré vos informations, le site Web les vérifiera à l'aide de plusieurs sources gouvernementales. Le site Web générera ensuite une série de questions personnelles auxquelles vous seul connaîtriez les réponses. Ces questions apparaîtront sur l'écran de votre ordinateur où vous pourrez y répondre. Une fois que vous avez répondu aux questions du quiz, cliquez sur « Continuer ».

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 19
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 19

Étape 6. Saisissez les données de votre document

Si vous réussissez à établir votre identité (c'est-à-dire que vous répondez correctement aux questions du quiz), vous avancerez pour confirmer votre admissibilité au travail. À ce stade, vous devrez fournir certains documents confirmant votre admissibilité à travailler. Cela peut inclure un numéro de sécurité sociale, le statut de citoyenneté et des détails sur tout document d'immigration (par exemple, une carte verte).

Entrez les informations de cette documentation, puis cliquez sur "Continuer"

Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 20
Vérifier l'admissibilité de l'employé Étape 20

Étape 7. Obtenez votre résultat

Dès que vous soumettez vos informations, elles seront comparées aux dossiers du gouvernement pour déterminer votre admissibilité à travailler. La réponse sera quasi immédiate. Le résultat qui apparaît prendra l'une des deux formes suivantes:

  • Tout d'abord, le système d'autocontrôle peut vous considérer comme admissible à travailler. Si vous obtenez cette réponse, tout employeur qui utilise E-Verify obtiendra également cette réponse lorsque vous serez embauché.
  • Deuxièmement, le système d'auto-vérification peut vous empêcher de travailler. Si cela se produit, c'est parce qu'il y a une incohérence entre les informations que vous avez fournies et celles dont dispose le gouvernement. Si vous recevez ce message, le site Web vous fournira des informations sur la façon dont vous pouvez corriger vos dossiers afin de devenir admissible à travailler.

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