Un ensemble d'instructions devrait aider un lecteur à accomplir une tâche rapidement, efficacement et avec succès. Il est important de fournir tous les détails. Des omissions ou des erreurs peuvent frustrer un lecteur. Utilisez les directives suivantes pour vous aider à rédiger un ensemble d'instructions.
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Partie 1 sur 4: Se préparer à écrire des instructions
Étape 1. Connaissez votre public
La première chose à faire lorsque vous rédigez des instructions est de connaître votre public. Pour qui écris-tu? Ces personnes sont-elles des experts ou des novices ? Connaître votre public vous aide à choisir vos mots, votre niveau de détail et la façon dont vous structurez les instructions.
- Par exemple, si vous expliquiez comment faire cuire un gâteau à un chef professionnel, vous n'auriez pas à expliquer comment incorporer les ingrédients, pourquoi il est important de porter les œufs à température ambiante ou la différence entre tout usage et farine auto montante. Si vous expliquiez cela à quelqu'un qui ne sait pas cuisiner, ces définitions et explications peuvent faire la différence entre un bon gâteau et un mauvais gâteau.
- Faites preuve de prudence et ne traitez pas le public comme un expert. Cela garantit que vos instructions sont toujours claires et peuvent être suivies.
Étape 2. Identifiez les outils nécessaires
Avant de commencer, vous devez vous assurer d'indiquer clairement ce qui est nécessaire pour suivre avec succès les instructions. Il peut s'agir d'une liste d'ingrédients ou d'un groupe d'outils.
Étape 3. Effectuez la tâche
Une excellente façon d'obtenir des instructions claires est de suivre le processus vous-même. De cette façon, vous pouvez écrire des étapes spécifiques. Si vous essayez de faire quelque chose de mémoire, vous ne vous souviendrez peut-être pas de tout. Ensuite, demandez à quelqu'un d'autre d'effectuer la tâche. Demandez-leur des commentaires sur les étapes confuses ou peu claires.
- Faites attention à ne pas oublier quelque chose. Si vous sautez des étapes importantes, vous empêchez le lecteur de terminer la tâche. Assurez-vous également de ne pas écrire les étapes dans le désordre.
- Par exemple, si vous dites « Mélanger les ingrédients avec un mélangeur. Mettre au four à 350 degrés », le lecteur peut penser que vous placez le bol à mélanger dans le four.
Partie 2 sur 4: Rédaction des instructions
Étape 1. Restez simple
Un enseignement efficace est simple. N'utilisez pas de paragraphes longs et compliqués. Utilisez plutôt des phrases courtes et claires, des puces et des aides visuelles.
Étape 2. Utilisez des mots actifs
Les instructions doivent être pleines de mots descriptifs actifs. Commencez vos étapes avec des verbes d'action. Cela donne au lecteur une action claire à effectuer. Chaque étape doit être interprétée comme une commande et utiliser le mode impératif.
- Lors de la définition ou de l'explication, utilisez autant de langage descriptif que possible.
- Par exemple, dites "Ajoutez deux œufs" au lieu de "Deux œufs doivent être ajoutés au mélange à gâteau".
Étape 3. Ajoutez uniquement les informations nécessaires
Lorsque vous incluez des informations supplémentaires, assurez-vous que vous n'incluez que ce qui est nécessaire. Posez-vous la question: « Le lecteur a-t-il besoin de connaître cette définition pour comprendre les instructions ? ou « Le lecteur a-t-il besoin de cette astuce pour réussir cette tâche ? »
Évitez d'ajouter des informations inutiles. Des définitions, des conseils, des étapes ou des informations inutiles peuvent dérouter vos lecteurs et rendre difficile le suivi des instructions
Étape 4. Adressez-vous au lecteur
Lorsque vous écrivez des instructions, vous devez vous adresser au lecteur. Pour ce faire, utilisez le mot « vous ». Cela aide à guider le lecteur personnellement à travers les étapes.
Étape 5. Soyez précis
Lorsque vous écrivez des instructions, soyez aussi précis que possible. Décrivez exactement ce qu'ils font. Cela inclut la façon dont ils tournent une clé, combien de pieds ils marchent ou à quoi devrait ressembler la consistance du gâteau une fois cuit.
- Donnez toutes les mesures exactement. Si quelqu'un a besoin de couper 5/8 de pouce d'une planche, dites-le.
- Par exemple, si vous préparez un gâteau, n'attendez pas l'étape 4 pour dire: « Avant de mélanger les ingrédients, tamisez la farine et amenez les œufs à température ambiante.
Étape 6. Utilisez des transitions de séquence et de temps
Les transitions aident à relier les étapes les unes aux autres. Ils aident également à relier les idées. Dans les instructions, vous utiliserez des transitions de séquence et de temps. Cela aide le lecteur à comprendre les instructions étape par étape.
Certaines transitions courantes sont: d'abord, ensuite, puis, enfin, après, avant
Partie 3 sur 4: Présentation des instructions
Étape 1. Inclure une introduction
Avant de commencer à détailler les instructions, vous devez donner au lecteur une brève introduction. Cette introduction explique ce que le lecteur doit être capable de faire après les instructions. Il donne également un aperçu de la procédure. Cela doit être écrit dans un langage clair et simple.
- Indiquez le but des instructions, qui doit lire les instructions et quelle situation pourrait nécessiter la procédure.
- Vous pouvez parler de ce que la procédure ne fait pas.
- Vous pouvez également fournir des informations générales dans l'introduction.
- L'introduction peut mentionner tout avertissement ou information importante nécessaire avant que le lecteur ne commence le processus. Mais rappelez-vous que la plupart des gens sauteront l'intro, alors ne mettez rien d'important dans l'introduction que vous ne mettez pas ailleurs.
- Par exemple, "Ces instructions fournissent des informations sur la façon de faire cuire un gâteau au chocolat. La première section explique comment combiner les ingrédients humides et secs, et la deuxième section explique comment faire cuire correctement." #Placez les étapes dans l'ordre séquentiel. Les instructions doivent être dans un ordre précis. Les tâches doivent logiquement se succéder. L'étape 1 doit être terminée avant de pouvoir passer à l'étape 2. L'organisation est essentielle pour la rédaction des instructions.
- Si l'ordre dans lequel quelque chose est fait n'a pas d'importance, commencez par le plus important.
Étape 2. Organisez vos étapes en prérequis
Les instructions sont constituées de tâches séquentielles interdépendantes. Avant de commencer à rédiger vos instructions, vous devez décider quelles étapes sont des prérequis. Cela signifie que vous devez décider ce qui doit être fait en premier pour terminer la tâche globale.
Par exemple, si vous préparez un gâteau, vous devez chauffer le four, mélanger les ingrédients et préparer le glaçage avant de pouvoir terminer le gâteau
Étape 3. Divisez les instructions en tâches distinctes
La plupart des instructions contiennent plusieurs tâches qui doivent être effectuées pour que la procédure soit terminée. Organiser les instructions en parties distinctes pour chaque tâche aide les instructions à lire clairement et aussi simplement que possible pour le lecteur.
- Par exemple, si vous travaillez sur une voiture, il y a différentes choses que vous devez faire avant de passer au moteur. Vous devez placer la voiture sur un cric, retirer d'autres pièces de la voiture ou retirer les couvercles. Chacune de ces tâches nécessite son propre ensemble d'instructions. Vous devez diviser chaque tâche en une partie distincte avec son propre ensemble d'instructions.
- Ces parties, tout comme les étapes, vont dans l'ordre séquentiel. Vous ne pouvez pas retirer le capot du moteur avant de soulever la voiture ou de retirer la pièce qui la bloque. Les pièces doivent être répertoriées dans l'ordre dans lequel elles doivent être complétées.
- Essayez de garder chaque tâche autour de 10 étapes. Si vous dépassez 10 étapes, trouvez une autre tâche ou une autre partie pour diviser la procédure.
- Cela aide les gens à revenir en arrière et à suivre leurs progrès. Ils sauront quand ils auront terminé avec succès une partie. De plus, s'ils ont fait une erreur, ils peuvent revenir en arrière et la réparer sans avoir à refaire l'ensemble des instructions.
Étape 4. Étiquetez clairement chaque tâche
Pour aider le lecteur à comprendre les instructions, étiquetez clairement chaque section des instructions. Le titre de la tâche doit résumer ce que cette tâche ou cette partie spécifique couvre. Le lecteur doit comprendre la tâche qu'il apprendra à faire avant de commencer.
Étape 5. Placez une étape dans une phrase
Les phrases pour les étapes doivent être courtes et n'inclure qu'une étape par phrase. Cela garantit que vous divisez la tâche en actions distinctes au lieu de faire chaque étape avec plusieurs actions.
Si une étape a une action connexe qui doit être effectuée ensemble, expliquez-les dans leur séquence dans la même phrase. Par exemple, « Avant de verser le gâteau dans le moule, enduisez le moule d'un aérosol de cuisson » ou « Enduisez le moule d'un aérosol de cuisson. Puis versez le gâteau dans le moule. »
Étape 6. Fournir des étapes traçables
Une clé importante des instructions est d'aider votre lecteur à suivre ses progrès. Fournissez des sous-étapes qui leur permettent de voir qu'ils ont fait quelque chose de correct. Cela pourrait ressembler à ceci: "Quand vous avez _, vous verrez _."
Par exemple, « Quand le gâteau est cuit, insérez un cure-dent au milieu. Si le cure-dent ressort propre, le gâteau est cuit. »
Étape 7. Incluez toutes les étapes alternatives
Pour certaines étapes, il peut y avoir plusieurs façons de faire la même chose. Assurez-vous d'expliquer les différentes façons dont l'étape peut être accomplie.
- S'il y a des conditions qui améliorent un pas dans une certaine situation, assurez-vous d'en discuter.
- Si une étape est plus facile, moins chère ou plus efficace, assurez-vous de l'expliquer.
Étape 8. Utilisez des sous-étapes si nécessaire
Pour certaines procédures, vous devrez peut-être le décomposer davantage avec des sous-étapes. Les sous-étapes ne doivent être utilisées que si elles sont trop petites pour être considérées comme leur propre étape. Les sous-étapes aident à décomposer l'étape en parties ou séquences d'événements distinctes.
Ajoutez des informations supplémentaires dans les sous-étapes. Ces informations vous donnent plus de détails sur l'étape, comme ce à quoi quelque chose pourrait ressembler avant et après ou pourquoi l'étape est importante
Étape 9. Placez les avertissements et les conditions au début
S'il y a des choses que le lecteur doit savoir, faire ou comprendre avant de commencer la tâche, assurez-vous de le leur dire au début de l'étape.
Étape 10. Anticipez les problèmes
Pensez aux endroits où vos lecteurs pourraient rencontrer des problèmes. Proposez ensuite des conseils de dépannage. Vous pouvez également fournir des exemples de choses qui pourraient mal se passer s'ils ont terminé une étape de manière incorrecte.
Cette étape est extrêmement importante. Si vous avez suivi les instructions vous-même, vous savez déjà où vous pourriez rencontrer des problèmes. C'est pourquoi il est important de suivre le processus pendant que vous écrivez les instructions
Étape 11. Terminez les instructions
C'est très important. Certaines instructions ne sont pas complètes lorsque le dernier clou est enfoncé ou que le gâteau sort du four. Pensez à ce que la personne doit faire d'autre. Si vous pouvez penser à un « Et maintenant ? » vous avez encore d'autres étapes à ajouter.
Partie 4 sur 4: Terminer les instructions
Étape 1. Formatez les instructions
Lorsque vous rédigez des instructions, assurez-vous de les formater clairement. Cela aide le lecteur à comprendre comment lire les instructions et à ne pas se tromper.
- Utilisez un en-tête pour étiqueter chaque partie discrète des instructions.
- Utilisez des nombres lorsque vous énumérez les étapes dans l'ordre.
- Utilisez des puces pour répertorier des alternatives, des informations supplémentaires ou toute autre chose sous les étapes.
- Séparez visuellement les étapes. Placez un espace entre les étapes pour montrer une différence.
Étape 2. Choisissez un titre efficace
Le titre des instructions doit donner un aperçu exact de ce que les instructions expliqueront.
Par exemple, « Instructions pour la cuisson d'un gâteau au chocolat sans œufs » est beaucoup plus spécifique que « Gâteau au chocolat »
Étape 3. Utilisez des visuels et des diagrammes si nécessaire
Certaines instructions nécessitent des diagrammes, des images, des graphiques ou d'autres aides visuelles pour vous aider. Complétez les instructions avec ces visuels si nécessaire. Les visuels doivent répéter les idées de la prose, ne présenter aucune nouvelle information. Les visuels sont du matériel supplémentaire.