Comment rédiger une justification de travail : 12 étapes (avec photos)

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Comment rédiger une justification de travail : 12 étapes (avec photos)
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Anonim

Une justification d'emploi, parfois appelée justification de poste ou proposition d'emploi, est couramment utilisée dans les universités et dans les emplois du secteur public. Cette documentation aide à comprendre pourquoi un poste nouvellement créé ou précédent est important pour une organisation donnée. Vous pouvez rédiger une justification de poste pour amener votre patron à embaucher un nouvel employé; Cependant, vous pouvez également rédiger une justification pour encourager votre patron à vous promouvoir à un nouvel emploi.

Pas

Partie 1 sur 3: Prendre des décisions

Écrire un essai de comparaison et de contraste Étape 17
Écrire un essai de comparaison et de contraste Étape 17

Étape 1. Déterminez le titre du poste

Avant de commencer à écrire la lettre, assurez-vous d'avoir un moyen de définir la position que vous décrivez. Vous devez penser à une définition du poste afin de pouvoir vous y référer au cours de votre lettre.

  • Pensez à la fonction du travail. Avez-vous besoin de quelqu'un pour relire les articles d'un magazine que vous écrivez ? Cette personne pourrait être appelée un éditeur ou un rédacteur publicitaire.
  • Quelle part de responsabilité cette personne aura-t-elle ? S'ils doivent répondre à un éditeur de niveau supérieur dans le département, peut-être que le titre du poste pourrait être rédacteur en chef junior.
Rédiger une justification de travail Étape 2
Rédiger une justification de travail Étape 2

Étape 2. Faites toutes les recherches nécessaires

Vous voulez vous assurer de connaître vos faits avant de rédiger une proposition commerciale. Vous devrez inclure certains détails, comme un budget et un salaire, afin de rendre la proposition réaliste et informative.

  • Assurez-vous de pouvoir justifier pourquoi ce poste est nécessaire. Vous pouvez, par exemple, penser que la création de ce poste aidera l'entreprise à réduire ses coûts. Revenons au poste de rédacteur junior. Si votre entreprise embauche un grand nombre d'écrivains indépendants et les rémunère à l'heure, ils devront peut-être éditer leur propre travail. Si votre entreprise avait un rédacteur dont le salaire était légèrement inférieur à celui d'un rédacteur indépendant, les rédacteurs ne travailleraient pas aussi longtemps. Mais ne vous arrêtez pas là: il existe d'autres justifications que le coût. Cela peut inclure un temps de cycle plus court afin que les articles apparaissent plus rapidement sur papier, une meilleure qualité en garantissant une grammaire et un contenu appropriés, etc.
  • Trouvez un salaire juste. Que vous proposiez un travail pour vous-même ou pour quelqu'un d'autre, vous voulez vous assurer que le salaire que vous proposez est raisonnable. Passez un peu de temps à rechercher les salaires moyens pour des postes similaires. Gardez à l'esprit que les salaires de départ sont bas, vous pouvez donc viser à proposer un salaire ou un taux de rémunération inférieur à la moyenne.
  • Passez en revue le budget de votre entreprise. Vous voulez savoir comment ce poste sera rémunéré. Si les positions éliminent certains coûts, estimez combien d'argent sera économisé. Vous pouvez mettre cet argent dans un budget pour le nouveau poste. Vous pouvez également trouver des domaines dans lesquels votre entreprise dispose d'un excès d'argent, qu'elle peut occasionnellement consacrer à de nouvelles offres d'emploi. Voyez si vous pouvez utiliser une partie de cet argent pour financer un nouveau poste.

But

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Partie 1 Quiz

Comment pouvez-vous déterminer un salaire pour un nouveau poste?

Assurez-vous qu'il est inférieur au vôtre.

Pas nécessairement! Votre salaire ne doit pas être pris en compte dans le salaire d'un nouveau poste. Vous rédigez peut-être une description de poste pour un poste plus avancé que le vôtre; ce poste aura très probablement un salaire plus élevé. Essayez une autre réponse…

Recherchez les salaires typiques pour le poste en ligne.

Oui! Il existe de nombreux sites Web en ligne qui vous montreront le salaire moyen pour un poste. Vous pouvez également rechercher ce que votre entreprise a payé des postes similaires dans le passé. Lisez la suite pour une autre question de quiz.

Discutez-en avec vos collègues.

Pas assez! Le salaire d'un employé est une information privée; vous ne devriez pas en discuter ou le partager avec vos collègues. Si vous avez besoin d'aide, parlez-en au responsable du recrutement ou aux ressources humaines. Réessayer…

Visez le côté supérieur de la moyenne.

Pas exactement! Étant donné que les salaires de départ sont généralement bas, vous devez proposer un salaire inférieur à la moyenne. Si vous espérez pourvoir le poste vous-même, vous pouvez toujours demander un salaire plus élevé pendant les négociations ou après avoir occupé le poste pendant un certain temps. Il y a une meilleure option là-bas!

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Partie 2 sur 3: Rédiger votre lettre

Rédiger une justification d'emploi Étape 3
Rédiger une justification d'emploi Étape 3

Étape 1. Formatez correctement la lettre

Vous voulez vous assurer que vous formatez une proposition d'emploi comme une lettre commerciale. Cela gardera les choses professionnelles et augmentera vos chances de voir votre proposition acceptée.

  • Choisissez un papier à en-tête. Si vous écrivez une justification pour vous-même, vous devez utiliser le même papier à en-tête que vous utilisez pour votre CV. Cela gardera les choses cohérentes lors de la soumission de vos documents. Si vous rédigez une justification pour un poste au sein de votre propre entreprise, utilisez les en-têtes généralement utilisés pour les notes de service et autres écrits liés aux affaires.
  • Dans le coin supérieur droit de votre lettre, écrivez votre nom, votre adresse, la date, l'adresse de l'entreprise et le nom du destinataire de la lettre.
  • Assurez-vous de choisir une salutation appropriée. Si vous vous adressez à un groupe de personnes, vous pouvez vous adresser à toutes par leur nom et leur titre appropriés, puis ajouter deux points. Par exemple: « Cher Dr Shepherd et Dr Fox: »
Rédiger une justification de travail Étape 4
Rédiger une justification de travail Étape 4

Étape 2. Commencez par indiquer l'avantage pour l'entreprise

Lorsque vous ouvrez votre justification de poste, la première chose que vous voulez faire est de montrer comment cela profitera à l'entreprise. Ceux qui lisent la proposition sont principalement intéressés par le bien-être d'une entreprise. S'ils ne voient pas en quoi cette position leur profite, ils perdront tout intérêt. Accédez immédiatement aux avantages lorsque vous rédigez une justification de poste.

  • Vous pouvez commencer par identifier une inefficacité ou un problème dans l'entreprise qui peut nécessiter une solution. Les conséquences du problème doivent être expliquées en détail, qu'il s'agisse de coûts plus élevés, d'un produit de mauvaise qualité, etc. Si vous savez qu'un rôle doit être rempli, par exemple, vous pouvez le signaler tout de suite. Vous pouvez également utiliser des recherches ici pour sauvegarder vos revendications.
  • Regardons un autre exemple. Supposons que votre entreprise a beaucoup de saisie de données à faire pour un événement à venir. Ceux qui travaillent dans le service client ont fait la saisie de données pendant leur temps libre, mais étant donné leurs autres responsabilités, il y a eu beaucoup d'erreurs et le processus avance lentement. Faites remarquer que la saisie des données se ferait plus rapidement et avec plus de précision avec une personne spécifique responsable du travail. Aussi, gardez à l'esprit le coût. Votre patron est probablement intéressé par des changements rentables. Notez que les représentants du service client ont fait beaucoup d'heures supplémentaires, et le coût d'un nouvel employé temporaire serait beaucoup moins élevé que de payer autant d'heures supplémentaires.
  • Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez faire des recherches sur la concentration. Vous pouvez trouver des études qui disent que les gens travaillent plus efficacement et avec plus de précision lorsqu'ils se concentrent sur une tâche à la fois.
Rédiger une justification de travail Étape 5
Rédiger une justification de travail Étape 5

Étape 3. Décrivez le poste potentiel en détail

À partir de là, décrivez le travail potentiel en détail. C'est là que vous utiliserez le titre que vous avez trouvé plus tôt. Décrivez en quoi consiste exactement le travail et quel type de personne serait idéal pour le poste.

  • Dressez la liste des tâches requises par le travail et du type de compétences nécessaires. Vous devez également indiquer si le travail est à temps plein ou à temps partiel et comment il est rémunéré. Vous pouvez inclure un bref profil du type de personne que vous cherchez à embaucher.
  • Par exemple, « Je propose que nous embauchions un spécialiste de la saisie de données à temps partiel pour aider à cette charge de travail. Nous avons besoin de quelqu'un qui est bien organisé, qui porte une grande attention aux détails et qui a de préférence une certaine expérience de la saisie de données. Ce travail serait idéal pour un étudiant avec un horaire quelque peu flexible. Nous pourrions payer ce nouvel employé à un taux horaire, entre 10 $ et 13 $ de l'heure. »
Rédiger une justification de travail Étape 6
Rédiger une justification de travail Étape 6

Étape 4. Décrivez pourquoi vous êtes la bonne personne pour le poste, si vous proposez un poste pour vous-même

Vous êtes peut-être en train de rédiger une proposition d'emploi pour vous-même. Si vous travaillez dans une entreprise depuis des années, vous vous portez peut-être volontaire pour superviser un nouveau projet. Vous pouvez également postuler de l'extérieur. Parfois, vous pouvez vous démarquer en proposant un nouvel emploi pour une entreprise pour laquelle vous pensez être le candidat idéal.

  • Faites la liste de votre expérience. Parlez de votre parcours, en donnant un bref aperçu de votre formation et de votre expérience professionnelle. Ceci est similaire à une lettre de motivation. N'incluez que l'expérience pertinente pour l'emploi que vous proposez. Si vous proposez de faire une étude de marché pour un organisme à but non lucratif, parlez certainement de votre stage en marketing pour un centre de réfugiés local à l'université. Cependant, il est probablement inutile de révéler que vous avez attendu des tables pendant l'été, à moins que les compétences acquises ne s'appliquent à l'emploi proposé.
  • Vous devez également énumérer toutes les récompenses ou réalisations spécifiques. Cela peut être particulièrement utile pour un travail universitaire. Par exemple, si vous proposez d'enseigner un nouveau cours d'histoire de l'art dans une université, vous voudrez peut-être mentionner tous les articles que vous avez publiés, les subventions que vous avez reçues ou d'autres distinctions que vous avez obtenues.
Rédiger une justification de travail Étape 7
Rédiger une justification de travail Étape 7

Étape 5. Parlez du salaire et des coûts

Vous voulez vous assurer de transmettre que vous avez fait vos recherches. Les gens sont susceptibles de rejeter une proposition qui ne semble pas bien conçue. Décrivez combien le poste paiera et indiquez comment l'entreprise assumerait ces coûts.

  • Idéalement, une partie des coûts devrait provenir de l'argent économisé. Si une partie des heures supplémentaires n'est plus versée aux représentants du service client, une partie de cet argent pourrait servir à payer un nouvel employé. Un employé à temps partiel à un taux horaire coûtera beaucoup moins cher dans l'ensemble que plusieurs employés salariés à temps plein rémunérés pour les heures supplémentaires. Assurez-vous de quantifier clairement combien d'argent ils économiseraient avec ce changement.
  • Essayez de vous concentrer davantage sur les économies que votre entreprise économisera, en plus des avantages non financiers. En utilisant l'exemple ci-dessus, vous pouvez écrire quelque chose comme: « Non seulement ce changement permettra à notre entreprise d'économiser environ 2 123 $ par mois, mais je pense que cela remontera le moral. Sans le stress de la saisie de données, les représentants du service client auront plus de temps d'arrêt. Cela leur permettra d'être plus optimistes avec les clients. Moins de stress et une plus grande satisfaction au travail conduisent à une meilleure performance."
Rédiger une justification de travail Étape 8
Rédiger une justification de travail Étape 8

Étape 6. Terminez par un appel à l'action

Vous voulez laisser les lecteurs de votre lettre enthousiasmés par le nouveau poste. Terminez votre lettre par un appel à l'action, encourageant les employeurs à créer ce nouveau poste.

  • Réitérez les points que vous avez soulevés précédemment. En quelques phrases, résumez les principaux avantages du poste et expliquez en quoi il est nécessaire pour l'entreprise.
  • Parlez de la façon dont vous serez en contact. Supposons que vous appeliez plus tard dans la semaine pour faire un suivi, par exemple, ou que vous demandiez une réunion d'affaires avec votre patron pour discuter plus en détail du poste.

But

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Partie 2 Quiz

Comment pouvez-vous démontrer qu'un nouveau poste profitera à l'entreprise ?

Discutez de la façon dont les employés se sont plaints de travailler trop.

Pas exactement! Vous pouvez toujours trouver quelqu'un pour vous plaindre. Pour faire une réclamation sur les employés qui travaillent trop, vous avez besoin de certaines données. Par exemple, recherchez le coût d'embauche d'un nouvel employé par rapport au coût des heures supplémentaires aux employés actuels. Choisissez une autre réponse !

Donnez des exemples de la façon dont le nouveau poste facilitera le travail de votre patron.

Pas assez! Le nouveau poste devrait profiter à l'entreprise dans son ensemble, pas seulement à votre patron. Essayez de montrer comment le nouveau poste réduira les coûts ou augmentera la productivité. Présentez des recherches pour étayer vos affirmations. Cliquez sur une autre réponse pour trouver la bonne…

Prouvez que l'entreprise a l'argent pour soutenir la position.

Pas nécessairement! Votre entreprise peut avoir les fonds pour le nouveau poste, mais cela ne signifie pas que le poste est nécessaire. Bien que vous puissiez mentionner que l'entreprise peut soutenir le nouveau poste, ce n'est pas une justification qui profitera à l'entreprise. Choisissez une autre réponse !

Identifiez un problème dans l'entreprise qui nécessite une solution.

Joli! Assurez-vous de détailler les conséquences du problème, telles que des coûts plus élevés, un produit de mauvaise qualité, etc. Utilisez des statistiques pour étayer vos réclamations. Par exemple, montrez les augmentations de coûts des derniers mois ou les avis négatifs des clients sur les produits. Lisez la suite pour une autre question de quiz.

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Partie 3 sur 3: Réviser votre lettre

Rédiger une justification de travail Étape 9
Rédiger une justification de travail Étape 9

Étape 1. Rédigez quelques brouillons

Vous voulez vous assurer de rédiger quelques ébauches de votre proposition. Après avoir rédigé le brouillon initial, mettez-le de côté pendant quelques jours. Ensuite, examinez-le après avoir eu le temps de réfléchir. Réécrivez la lettre en ajoutant toute nouvelle information ou idée à laquelle vous avez pensé. Si vous avez le temps, essayez d'écrire au moins quelques brouillons de votre justification.

Rédiger une justification de travail Étape 10
Rédiger une justification de travail Étape 10

Étape 2. Relisez les fautes de frappe

Vous ne devez pas remettre une justification de travail avec des fautes de frappe. Relisez la lettre plusieurs fois, en vous assurant qu'elle est exempte de fautes d'orthographe et de grammaire. Il peut être difficile de détecter vos propres fautes de frappe, mais il existe quelques trucs et astuces qui peuvent vous aider.

  • Donnez-vous du temps. Vous êtes plus susceptible d'attraper des fautes de frappe si vous mettez votre travail de côté pendant quelques jours. Si vous n'avez pas quelques jours, essayez de le mettre de côté pendant une heure, puis relisez-le.
  • Imprimez votre lettre. Changer le format à partir duquel vous lisez peut vous aider à mieux vérifier les fautes de frappe. Si vous n'avez pas d'imprimante, envisagez de changer le type de police ou la couleur. Vous pouvez également essayer de lire votre lettre du dernier paragraphe au premier.
  • Forcez-vous à atteindre chaque mot en plaçant la pointe d'un crayon contre l'écran ou la page. Lire votre lettre à voix haute peut également vous aider à vous concentrer sur chaque mot.
Rédiger une annexe Étape 5
Rédiger une annexe Étape 5

Étape 3. Demandez à un ami de lire votre lettre

Une deuxième paire d'yeux peut détecter les fautes de frappe que vous pourriez manquer. Les gens deviennent souvent "aveugles aux fautes de frappe" lorsqu'ils lisent leur travail, ce qui signifie qu'ils manquent leurs propres erreurs en lisant ce qui a été écrit dans leur tête. Demander à un ami de relire votre lettre peut vous aider à détecter les fautes de frappe.

Rédiger une justification de travail Étape 12
Rédiger une justification de travail Étape 12

Étape 4. Envoyez votre lettre

Une fois que votre lettre est professionnelle et polie, envoyez-la. Assurez-vous de l'envoyer correctement. Si votre entreprise utilise des cabines en bois pour le courrier physique, imprimez-le et placez-le dans la cabine. Si votre entreprise préfère les pièces jointes aux e-mails, envoyez la lettre par e-mail à votre patron. But

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Partie 3 Quiz

Comment devriez-vous relire votre justification d'emploi?

Mettez-le de côté pendant quelques jours.

Presque! Vous devez absolument mettre de côté votre justification de travail pendant quelques jours, si possible, afin de pouvoir la revoir avec un regard neuf. Vous pouvez penser à des changements ou des ajouts en attendant. Mais gardez à l'esprit qu'il existe d'autres façons de relire votre justification d'emploi. Cliquez sur une autre réponse pour trouver la bonne…

Imprimez le.

Vous n'avez pas tort, mais il y a une meilleure réponse ! Il est vrai que l'impression de votre justification de travail peut vous aider à la voir différemment. Si vous n'avez pas d'imprimante, essayez de changer la couleur de la police ou de la lire à l'envers. Le but est de le changer un peu pour que vous remarquiez de nouvelles choses. Pourtant, il existe d'autres façons de relire votre justification de travail. Il y a une meilleure option là-bas!

Placez la pointe d'un crayon sur chaque mot pendant que vous lisez.

Fermer! Vous devez absolument placer la pointe d'un crayon sur chaque mot pendant que vous lisez votre description. Cela vous oblige à lire lentement, en vous concentrant sur chaque mot afin de pouvoir vérifier les erreurs d'orthographe, de grammaire et de ponctuation. Mais n'oubliez pas qu'il existe d'autres façons de relire votre justification de poste. Il y a une meilleure option là-bas!

Lisez votre lettre à haute voix.

Tu as en partie raison ! La lecture de votre lettre à haute voix peut vous aider à découvrir des formulations maladroites ou des phrases répétitives. Lisez à haute voix, puis révisez votre description jusqu'à ce qu'elle soit facile à comprendre. Cependant, il existe d'autres façons de relire votre justification d'emploi. Choisissez une autre réponse !

Tout ce qui précède.

Correct! Pour relire votre description de poste, mettez-la de côté pendant quelques jours, imprimez-la, placez la pointe d'un crayon sur chaque mot pendant que vous lisez et lisez votre lettre à haute voix. Il peut parfois être difficile de saisir vos propres fautes de frappe parce que vous connaissez tellement le texte. Ces techniques vont mélanger un peu pour que vous puissiez vous concentrer sur les détails ! Lisez la suite pour une autre question de quiz.

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