3 façons de répondre au téléphone

Table des matières:

3 façons de répondre au téléphone
3 façons de répondre au téléphone

Vidéo: 3 façons de répondre au téléphone

Vidéo: 3 façons de répondre au téléphone
Vidéo: Savoir si quelqu'un m'a bloqué sur WhatsApp 2024, Mars
Anonim

Répondre au téléphone est une compétence de vie importante. Des situations professionnelles, telles qu'un appel d'affaires ou un appel d'un employeur potentiel, peuvent nécessiter un accueil plus formel. Si vous recevez l'appel d'un ami, d'un coup de cœur ou d'un membre de votre famille, vous voudrez répondre de manière plus décontractée et naturelle. Si vous répondez à un appel d'un numéro inconnu ou privé, vous devez pécher par excès de formalité et de prudence.

Pas

Méthode 1 sur 3: Répondre à un téléphone au travail

Répondre au téléphone Étape 1
Répondre au téléphone Étape 1

Étape 1. Restez professionnel

Lorsque vous répondez au téléphone à votre bureau, vous ne savez pas toujours qui est à l'autre bout de la conversation. Répondre au téléphone de manière professionnelle démarrera la conversation que vous êtes sur le point d'avoir et démarrerez du bon pied.

  • En cas de doute, répondez par un simple « Bonjour, c'est Carl ».
  • Même si vous avez l'identification de l'appelant, il peut s'agir de votre patron qui appelle depuis le téléphone d'un collègue ! Répondre au téléphone avec "Ouais, quoi?" peut donner aux gens une impression négative ou trop désinvolte de vous.
Répondre au téléphone Étape 2
Répondre au téléphone Étape 2

Étape 2. Concentrez-vous sur la conversation

Soyez absolument présent. Arrêtez tout ce que vous pourriez faire et prenez un bref moment pour vous préparer.

  • Portez le visage que vous souhaitez projeter avant de décrocher le téléphone. Cela fait une différence: que vous souriiez, que vous fronciez les sourcils ou que vous vous ennuyiez jusqu'aux larmes, votre interlocuteur l'entendra dans votre ton.
  • Évitez de cliquer sur Internet ou de vous distraire pendant l'appel. Si vous n'êtes pas engagé, l'appelant pourra le dire.
Répondre au téléphone Étape 3
Répondre au téléphone Étape 3

Étape 3. Identifiez-vous toujours

Dans les situations professionnelles, il est approprié de répondre au téléphone en indiquant votre nom et celui de votre entreprise: « Bonjour, merci d'avoir appelé XYZ. Je suis Carl. Comment puis-je vous aider ? »

  • S'il s'agit d'un appel interne, et que vous le savez, vous pouvez répondre avec votre service et votre nom: "Bonjour, c'est WebDev, Carl qui parle. Comment puis-je vous aider aujourd'hui ?" Cela permettra à votre appelant de savoir qu'il a joint la bonne personne et que vous êtes prêt à l'aider. Garder un ton amical et agréable rendra l'appel beaucoup plus agréable pour tout le monde.
  • Dans de nombreuses situations de bureau, il existe des directives pour répondre au téléphone que tous les employés doivent suivre. Projetez toujours la sincérité, peu importe à quel point les lignes en conserve peuvent sembler stupides, le client sera en mesure de faire la différence si vous êtes enthousiaste, par rapport à la simple lecture de la carte: "Bienvenue chez Good Burger, Home of the Good Burger!" semblera totalement ridicule si vous ne le dites pas avec conviction.
Répondre au téléphone Étape 4
Répondre au téléphone Étape 4

Étape 4. Répondez avec un niveau approprié de décorum

Soyez patient, respectueux et optimiste. Faites de votre mieux pour être utile. Essayez de ne pas parler de manière trop informelle jusqu'à ce que vous sachiez qui est l'appelant.

  • Si l'orateur ne se présente pas, dites: « Puis-je demander qui appelle ? » Il est important de savoir qui appelle au cas où vous auriez besoin de le recontacter ou de le transférer sur une autre ligne. Ce geste permet également à l'appelant de savoir qu'il est traité personnellement et, par extension, qu'il compte. Il est important d'établir des relations de travail positives avec les personnes qui vous contactent plus d'une fois.
  • Essayez de ne pas être impoli, même si vous êtes frustré. N'oubliez pas que dans un environnement de travail, vos paroles et vos actions se répercutent directement sur votre entreprise. Si vous avez une mauvaise image de votre entreprise, vous risquez de faire fuir les affaires et vos superviseurs pourraient ne pas apprécier la tendance.
Répondre au téléphone Étape 5
Répondre au téléphone Étape 5

Étape 5. Soyez prêt à prendre un message

Si quelqu'un appelle pour parler à votre superviseur ou collègue, mais que vous êtes la seule personne disponible pour prendre l'appel, demandez poliment qui appelle et demandez-lui d'indiquer son objectif. Écoutez attentivement et enregistrez autant d'informations pertinentes que possible:

  • Si la personne qu'ils essaient de joindre n'est pas disponible pour parler, dites à l'appelant: « Je suis désolé, mais M. O'Halloran n'est pas disponible pour le moment. Puis-je prendre un message ? »
  • Assurez-vous d'enregistrer le nom, le numéro de téléphone et la raison de l'appel de la personne. Évaluez l'urgence de l'appel: l'appelant semble-t-il avoir besoin d'une intervention dans les deux prochaines heures, ou juste dans la semaine ? S'il s'agit d'un appel professionnel important, vous voudrez régler le problème aussi rapidement et efficacement que possible. Assurez-vous donc de faire passer le message dès que possible.
Répondre au téléphone Étape 6
Répondre au téléphone Étape 6

Étape 6. Méfiez-vous des appels de collecte d'informations

Si vous ne reconnaissez pas un appelant et qu'il vous demande des détails sur vous ou sur d'autres personnes, veillez à ne pas trop en dire sur la fonction interne de votre entreprise.

  • Même si l'appelant donne un nom et identifie son entreprise, vous devez vous méfier à moins qu'il ne s'agisse d'un contact de confiance. Si vous n'êtes pas sûr, mettez l'appelant en attente pendant une minute et demandez conseil à un collègue: « Avons-nous déjà fait affaire avec quelqu'un du nom de Dave Neal ? Il pose beaucoup de questions sur nos processus et notre capacité, et je Je veux m'assurer que je peux lui faire confiance."
  • Dans une situation professionnelle, dites « Je suis désolé, monsieur/madame. La politique de l'entreprise est que je ne suis pas autorisé à donner cette information. Puis-je avoir plus de détails sur la raison pour laquelle c'est nécessaire ? » et faites votre évaluation à partir de là.

Méthode 2 sur 3: Répondre à votre téléphone personnel

Répondre au téléphone Étape 7
Répondre au téléphone Étape 7

Étape 1. Adaptez votre message d'accueil à la personne qui appelle

Si vous savez qui appelle, en fonction de l'identification de l'appelant et de son expérience, n'hésitez pas à saluer cette personne comme vous le feriez face à face. Si vous ne savez pas qui vous appelle, répondez plus formellement et attendez que l'appelant indique son objectif.

  • Pour un message d'accueil standard et internationalement accepté: dites « Bonjour ? » Répondez par une légère inflexion vers le haut à la fin de votre salutation, comme si vous posiez une question. "Bonjour?" Cela incitera l'appelant à répondre et, dans la plupart des cas, il expliquera pourquoi il appelle.
  • Si un ami vous appelle, saluez-le avec désinvolture: « Hé, Tom ! Comment ça va ? »
  • Si un superviseur, une connaissance ou un employeur potentiel vous appelle, saluez-le de manière plus formelle, mais avec un air familier: « Bonsoir, M. Lynch. Comment allez-vous ?
  • Si vous ne savez pas qui vous appelle, revenez à un simple « Bonjour ? »
Répondre au téléphone Étape 8
Répondre au téléphone Étape 8

Étape 2. Après avoir dit « Bonjour ?

" , attendez que l'appelant réponde.

Lorsque vous dites « Bonjour ? », vous invitez l'appelant à se présenter. Revoyez l'exemple suivant, avec vos mots dans gras et les mots de l'appelant en italique:

  • "Bonjour?"
  • « Hé, Carl, c'est Tom.
  • « Oh, salut Tom ! Quoi de neuf ? »
  • "Je t'appelle juste pour voir si tu es là plus tard. Je pensais aller voir le nouveau film Star Wars."
  • "Bon sang ouais, je suis prêt à voir le nouveau film Star Wars !"
Répondre au téléphone Étape 9
Répondre au téléphone Étape 9

Étape 3. Personnalisez votre message d'accueil

Au fur et à mesure que vous devenez plus expérimenté pour répondre au téléphone, vous pouvez commencer à développer des modèles de salutation et des phrases spécifiques que vous utilisez encore et encore.

  • Envisagez de vous identifier avec votre message d'accueil: « Bonjour, c'est Carl ». ou "Carl parle."
  • Envisagez d'expérimenter des variantes informelles de « Hello ? »: « Hé ! » ou "Bonjour !" ou "Hé, quoi de neuf ?" ou "Hé, comment ça va ?" Ces salutations informelles conviennent mieux aux amis et aux connaissances non professionnelles.
Répondre au téléphone Étape 10
Répondre au téléphone Étape 10

Étape 4. Configurez un message vocal pour les fois où vous ne pouvez pas répondre au téléphone

N'importe qui, des amis aux parents en passant par les employeurs, peut finir par entendre votre message vocal, alors assurez-vous qu'il est poli et direct. Évitez les enregistrements vocaux de blagues ou de farces, à moins que vous ne soyez absolument sûr que seuls vos amis vous appelleront.

  • Dites: « Vous avez atteint la boîte vocale de Carl. Je suis désolé de ne pas pouvoir répondre au téléphone maintenant. Laissez un message et je vous rappellerai dès que possible. »
  • Envisagez de configurer un enregistrement familial si vous utilisez un téléphone résidentiel. Dites: « Bonjour, c'est la famille Rogers. Désolé, nous ne pouvons pas venir au téléphone pour le moment, mais laissez-nous un message et nous vous rappellerons dès que possible ! » N'hésitez pas à vous amuser avec des enregistrements familiaux: essayez de faire parler toute votre famille en chœur ou demandez à chaque membre de la famille de dire une partie du message.
  • Envisagez de demander directement les détails de l'appelant, au lieu de simplement demander aux appelants de laisser un message: « Veuillez laisser votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel, et je vous rappellerai dès que possible. » Cette approche plus spécifique peut être la plus appropriée pour un numéro auquel vous vous attendez à recevoir beaucoup d'appels professionnels.

Méthode 3 sur 3: Répondre à un appel d'un numéro inconnu

Répondre au téléphone Étape 11
Répondre au téléphone Étape 11

Étape 1. Considérez qui pourrait vous appeler

Si vous attendez un appel de quelqu'un - une nouvelle connaissance, une organisation ou un employeur potentiel - répondez au téléphone en gardant cela à l'esprit. Évaluez si la situation nécessite un accueil un peu plus formel ou un peu moins formel, mais péchez par excès de formalité, juste au cas où.

  • Répondez poliment et semi-formellement, dans ce cas. Un simple "Bonjour ?" ça ira. Vous n'avez pas besoin de vous identifier immédiatement. Si l'appelant vous connaît personnellement ou s'il a votre nom sur une liste, il vous demandera: « Bonjour, puis-je parler à Carl ? »
  • Si l'appel est répertorié comme « inconnu » ou « bloqué », vous n'avez pas besoin de vous sentir obligé de répondre au téléphone. Répondez, si vous le souhaitez, ou attendez simplement de voir si l'appelant laisse un message vocal. Vous pouvez toujours rappeler quelqu'un, si c'est important.
Répondre au téléphone Étape 12
Répondre au téléphone Étape 12

Étape 2. Soyez à l'affût des appels de farce

Si vous répondez au téléphone et que l'appel devient rapidement ridicule ou offensant, vous avez peut-être été victime d'un canular. Certains appelants farceurs sont vulgaires et évidents, mais d'autres appelants farceurs essaieront de vous faire croire qu'il s'agit d'un appel légitimement important. Traitez les intimidateurs comme vous le feriez avec les intimidateurs: si vous restez en ligne et jouez dans leur farce, cela ne fera que les encourager. Cependant, il peut être utile de rester en ligne et de jouer le jeu si cela vous donne un aperçu de qui appelle. Certaines compagnies de téléphone américaines proposent un service de suivi des appels: si vous composez *69 une fois que vous avez raccroché, un service de messagerie automatisé vous fournira des informations publiques sur le dernier numéro qui vous a appelé.

Répondre au téléphone Étape 13
Répondre au téléphone Étape 13

Étape 3. Méfiez-vous des télévendeurs

Si vous répondez à un appel d'un numéro inconnu et que la personne à l'autre bout du fil commence à vous poser des questions sur vous-même, elle essaie peut-être de récupérer votre argent.

  • Les télévendeurs appellent des dizaines de personnes chaque jour, et beaucoup de ces personnes ne sont pas intéressées par ce qu'elles vendent. Ne vous sentez pas mal à l'idée de dire: « Merci d'avoir appelé, mais je ne suis pas intéressé. Passez une bonne journée ! » et raccrocher. Ne perdez pas votre temps ou le leur.
  • Si vous ne souhaitez plus recevoir d'appels de cette entreprise en particulier, demandez au télévendeur d'inscrire votre numéro sur sa liste « Ne pas appeler ». De nombreuses entreprises se plieront à votre demande, et elles ne vous dérangeront plus.
  • Si vous êtes intéressé par ce que vend un télévendeur, n'hésitez pas à rester en ligne et à écouter le pitch. Gardez à l'esprit que plus vous restez en ligne longtemps, plus ils essaieront de vous vendre !
  • S'ils vous demandent vous ou un autre membre de votre foyer, demandez-leur leur nom et leur organisation avant de leur dire quoi que ce soit - la dernière chose que vous voulez faire est de donner trop d'informations aux télévendeurs ! S'ils sont méfiants ou ne veulent pas dire qui ils sont, rappelez-vous que vous n'êtes pas obligé de continuer à leur parler.

Vidéo - En utilisant ce service, certaines informations peuvent être partagées avec YouTube

Des astuces

  • "Bonjour?" est votre référence. Il est presque toujours approprié de répondre par « Bonjour ? », que l'appelant soit votre ami, votre coup de cœur, votre mère, votre superviseur, le chef de la police locale ou un parfait inconnu.
  • L'identification de l'appelant est pratique. Si vous pouvez savoir qui appelle avant de répondre, vous serez d'autant plus préparé à l'appel.
  • "Quoi?" ou "Ouais?" n'est généralement pas une façon engageante de répondre au téléphone, même si vous n'aimez pas l'autre personne ou si vous êtes de mauvaise humeur. Donnez le meilleur de vous-même lorsque vous répondez au téléphone.

Conseillé: