Le détournement de fonds est un type de fraude où un employé abuse d'une position de confiance pour voler son employeur. Les détourneurs intelligents sont capables de voler de grosses sommes d'argent sur de longues périodes de temps sans éveiller les soupçons. En fait, les détourneurs semblent souvent être parmi les employés les plus dévoués de l'entreprise. Si vous pensez qu'un détournement de fonds draine votre entreprise, vous pouvez prendre diverses mesures et mettre en œuvre des politiques pour détecter un stratagème de détournement de fonds.
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Partie 1 sur 4: Analyser votre entreprise
Étape 1. Recherchez les manques à gagner inexpliqués
Des baisses inhabituelles des bénéfices sont un symptôme de détournement de fonds. Demandez-vous si, d'après votre expérience dans votre secteur, votre entreprise est aussi rentable que vous l'auriez imaginé. Si ce n'est pas le cas, vous pourriez être victime d'un détournement de fonds.
Par exemple, si votre entreprise génère généralement des bénéfices plus importants pendant les vacances, mais que vos bénéfices de vacances ont été simplement moyens cette année, vous devriez rechercher pourquoi
Étape 2. Parcourez les dossiers de votre entreprise
Vous devriez périodiquement parcourir les registres financiers de votre entreprise pour vous assurer que tout est en ordre. En particulier, vous devez faire attention aux éléments suivants, qui peuvent être des signes de détournement de fonds:
- Les dossiers sont désorganisés. Les dossiers de votre entreprise doivent être organisés et faciles à comprendre. Si vous ne comprenez pas ce que vous regardez, alors un employé pourrait essayer de vous tromper délibérément afin de cacher un détournement de fonds.
- Des documents sont manquants ou en retard. Si vous ne trouvez pas de rapprochements bancaires ou d'autres documents importants, cela pourrait être un signe que l'employé détourne des fonds.
- Les procédures comptables ont subitement changé. Si vous avez conservé vos dossiers financiers d'une certaine manière, vous devez être attentif aux changements soudains. Si votre employé change la façon dont il saisit les paiements et les débits, vous devriez demander pourquoi.
- Des paiements multiples sont effectués à des personnes ayant le même nom ou la même adresse. L'employé peut avoir créé un faux compte sur lequel il envoie de l'argent.
Étape 3. Répondre aux plaintes et aux pourboires
Les clients peuvent se plaindre d'avoir déjà payé leurs factures. Si quelqu'un est facturé plusieurs fois, cela pourrait être un signe de détournement de fonds.
- Les vendeurs peuvent également se plaindre des retards de paiement. Votre entreprise doit payer les fournisseurs rapidement. Si les factures sont payées en retard, un employé peut voler de l'argent.
- Écoutez aussi vos employés. L'un d'eux pourrait repérer un collègue empochant des stocks ou de l'argent. Vous ne devriez pas rejeter d'emblée les pourboires des employés.
- Un client peut également remarquer qu'un employé a empoché le paiement au lieu de conclure la vente et de délivrer un reçu. Engagez-vous à donner suite au pourboire et interrogez l'employé sur la transaction en cause.
Partie 2 sur 4: Surveillance de vos employés
Étape 1. Notez les changements dans le comportement des employés
Faites attention à vos employés. Des changements importants dans le mode de vie ou l'attitude d'un employé sont révélateurs d'un détournement de fonds.
- Par exemple, vous pourriez remarquer que le niveau de vie d'un employé a augmenté de façon inattendue. L'employé peut avoir acheté une immense maison ou plusieurs nouvelles voitures. Lorsqu'un employé commence à vivre d'une manière inexplicable en fonction de son salaire, vous devez considérer cela comme un signe avant-coureur de détournement de fonds.
- De plus, l'attitude d'un employé peut changer soudainement. Un employé qui est généralement facile à vivre peut devenir évasif ou sembler nerveux. Ce changement d'attitude est un signe qu'il vole l'entreprise. À d'autres moments, les travailleurs désengagés deviennent soudainement des employés dévoués qui ne manquent jamais le travail ou ne demandent jamais d'aide. Dans cette situation, le changement de comportement est également imputable au fait que le salarié brouille les pistes dans un stratagème de détournement de fonds.
- Un employé peut également insister pour travailler tard ou ne jamais prendre de vacances. Cette attitude peut signaler que l'employé a peur que d'autres découvrent le détournement de fonds s'il est parti.
Étape 2. Notez la défensive des employés
Si vous demandez à un employé d'expliquer pourquoi des documents sont manquants, faites attention à la façon dont l'employé répond. Quelqu'un qui devient défensif ou agacé par des questions raisonnables pourrait commettre un détournement de fonds.
Aussi, un employé qui critique fortement les autres employés est un risque. Ils pourraient essayer de se concentrer sur les autres
Étape 3. N'ignorez pas les comportements à risque
Vous pourriez penser que ce que vos employés font pendant leur temps libre est leur propre affaire. Dans un sens, c'est vrai. Cependant, vos employés peuvent adopter des comportements qui indiquent un détournement de fonds. Par exemple, recherchez le comportement à risque suivant:
- Jeux d'argent. Lorsqu'une personne joue au point de mettre ses finances en danger, cette personne risque de détourner de l'argent pour couvrir les pertes. Faites attention aux employés qui discutent de plusieurs voyages à Las Vegas ou à Atlantic City, ou qui dépensent des sommes considérables à la loterie.
- Se vanter d'exploits. Quelqu'un qui est un grand preneur de risques peut également prendre des risques en s'aidant de fonds. Vous devez surveiller tout employé en position d'autorité qui se vante constamment de ses exploits privés.
- Boire et faire la fête excessivement. Les employés qui font la fête et socialisent avec des personnages douteux sont à risque de détournement de fonds. Ils financent peut-être les soirées amusantes illégalement avec l'argent de l'entreprise.
Étape 4. Faites attention aux urgences médicales et autres
Certains employés détournent parce qu'ils doivent couvrir des frais médicaux qu'ils ne peuvent pas payer autrement. Notez tout employé qui a subi une tragédie comme un membre de sa famille malade ou une maison détruite par un incendie. Cette personne court un risque accru de commettre un détournement de fonds.
Évidemment, un employé qui a un enfant malade ne détourne pas automatiquement. Et vous ne devriez accuser personne de détournement de fonds sans preuve. Néanmoins, vous devriez enquêter simplement pour confirmer que la personne ne prend pas d'argent. Demandez à voir les livres de l'entreprise et parcourez-les attentivement
Partie 3 sur 4: Prévenir le détournement de fonds
Étape 1. Ouvrir les relevés de compte personnellement
Vous pourriez être tenté de déléguer toute responsabilité financière à vos employés. Au minimum, cependant, vous devriez ouvrir et lire les relevés de compte de votre entreprise.
- Faites envoyer vos relevés bancaires à votre domicile plutôt qu'à l'entreprise. Vous pouvez ensuite examiner les déclarations pour les activités suspectes. Vous pouvez repérer des signatures de chèques falsifiés, des numéros de chèques manquants, des paiements à des parties inconnues ou des paiements en double.
- Les paiements en double ressemblent à un accident mais peuvent être intentionnels. Si l'employé travaille avec quelqu'un d'autre à l'extérieur, il pourrait envoyer de l'argent à cette personne à intervalles réguliers.
Étape 2. Surveillez les comptes courants
En plus d'examiner vos relevés bancaires chaque mois, examinez plus fréquemment les soldes de vos comptes d'entreprise et l'historique des transactions. Vérifier vos comptes plus souvent aidera à prévenir les stratagèmes de détournement de fonds à court terme, tels que le « check kiting ».
- Le kite de chèques est un stratagème dans lequel le détourneur de fonds écrit lui-même un très gros chèque à partir d'un compte d'entreprise. Pour empêcher ce chèque de rebondir, le détourneur gonfle artificiellement le solde de ce compte en écrivant un autre chèque sur ce compte à partir d'un deuxième compte professionnel.
- Avec un timing approprié, le premier chèque sera effacé et le détourneur peut disparaître avec une grosse somme d'argent avant que le deuxième chèque ne soit sans provision.
Étape 3. Examinez les chèques
Votre relevé bancaire doit inclure des copies des chèques émis à partir du compte de l'entreprise. Méfiez-vous des signatures qui semblent être des faux.
Recherchez également les numéros de chèque en double. Les numéros en double peuvent indiquer que le premier chèque est allé au bénéficiaire légitime tandis que le duplicata a été déposé par le détourneur
Étape 4. Suivez les paiements des employés
Un schéma de détournement de fonds courant est connu sous le nom de « rodage ». Le chevauchement se produit lorsque le détourneur vole une partie du paiement d'un client, mais compense ensuite la différence avec des fonds provenant du paiement d'un client ultérieur.
- Le détourneur doit continuellement combler les différences avec les paiements ultérieurs. Ce schéma peut durer indéfiniment et chaque paiement client semblera avoir été reçu plus tard qu'il ne l'était en réalité.
- Pour éviter le « chevauchement », communiquez avec vos clients pour vérifier quand ils ont effectué leurs paiements. Si vous remarquez que votre comptable enregistre des paiements en retard, il se peut qu'il soit engagé dans un stratagème de recouvrement.
- Vous pouvez également aider à empêcher ce stratagème en divisant les tâches de gestion des espèces et de comptabilisation des paiements sur les comptes clients entre deux employés différents.
Étape 5. Vérifiez tous les remboursements
Les fraudeurs peuvent empocher de l'argent en créant de faux remboursements. Pour ce faire, le détourneur crée un faux enregistrement indiquant qu'un client a retourné des marchandises ou payé en trop sa facture. Le détourneur empoche alors l'argent "remboursé".
- Examinez attentivement les employés qui émettent un nombre inhabituel de remboursements. Vous pouvez ensuite organiser une réunion avec l'employé afin de discuter du nombre élevé de remboursements.
- Essayez également de faire signer quelque chose aux clients lorsqu'ils obtiennent un remboursement. Le détourneur devrait alors contrefaire une signature, ce qui pourrait le dissuader de commettre un détournement de fonds en premier lieu.
- Tout employé qui émettrait un remboursement sans signature pourrait alors être surveillé.
Partie 4 sur 4: Mettre en œuvre des politiques
Étape 1. Divisez les responsabilités des employés
Si un employé gère toutes les finances de l'entreprise, il a la possibilité de détourner des fonds. Par exemple, un comptable qui s'occupe de toute la facturation, de la collecte, des décaissements, des opérations bancaires et de la tenue des registres de l'entreprise est bien placé pour vous voler.
- Ce comptable a la possibilité de détourner les actifs et les moyens de couvrir le vol en modifiant les registres des transactions de l'entreprise.
- Vous pouvez rendre le détournement de fonds plus difficile en divisant les responsabilités. Par exemple, vous pourriez exiger qu'un employé tienne des registres et qu'un autre employé signe tous les chèques. Vous pouvez également assumer vous-même certaines de ces responsabilités.
Étape 2. Faites travailler les employés ensemble
Les employés qui travaillent souvent seuls ont plus d'opportunités et de tentations de voler les actifs de l'entreprise. Si une tâche doit être effectuée en dehors du bureau ou pendant des périodes où personne d'autre n'est présent, affectez deux employés pour effectuer la tâche ensemble. Ces employés peuvent se surveiller les uns les autres, ce qui rend moins probable que l'un d'eux vole l'entreprise.
Exiger que deux employés ouvrent et ferment le bureau ensemble chaque jour. Cela garantit qu'aucun employé n'est seul avec l'argent, la marchandise ou les dossiers commerciaux avant ou après les heures de bureau
Étape 3. Appliquer les vacances obligatoires
Les comptables qui détournent sont souvent engagés dans des stratagèmes à long terme en vertu desquels ils doivent continuellement manipuler les dossiers commerciaux pour brouiller les pistes. Ces employés ne peuvent pas se permettre de laisser quelqu'un d'autre contrôler leur travail, ils refusent donc de prendre des congés de maladie ou des vacances.
Il ou elle peut également refuser d'attribuer du travail à d'autres, même lorsqu'il est surchargé de tâches. Exigez de vos employés qu'ils utilisent leurs jours de vacances et demandez à un autre employé (ou à un service comptable extérieur) de s'occuper des responsabilités de l'employé absent
Étape 4. Adoptez des pratiques commerciales honnêtes
Certaines sources indiquent qu'une culture de la malhonnêteté au sein d'une entreprise est liée au détournement de fonds. Les employés peuvent être plus susceptibles de voler l'entreprise s'ils pensent que l'entreprise traite les employés de manière injuste ou traite les autres de manière contraire à l'éthique.
- En conséquence, vous devez créer une culture d'ouverture, d'honnêteté, de vigilance et d'intégrité. Tenez votre entreprise à des normes éthiques élevées.
- Vous devez également signaler que vous avez une tolérance zéro pour la fraude ou la malhonnêteté. Cela signifie punir ceux qui sont malhonnêtes ou qui se livrent à des vols. Si vous laissez passer de petites infractions sans réprimande, vous signalez aux autres employés qu'ils sont également libres de voler.
- Pour encourager le signalement honnête des violations, vous devez créer une politique de dénonciation et la publier dans les manuels ou manuels de vos employés. Cette politique indiquera aux employés qu'ils peuvent signaler des soupçons de fraude et de malhonnêteté sans crainte de représailles.
- Assurez-vous de connaître les bons moyens de signaler un détournement de fonds, que vous ayez l'intention de gérer la situation en interne ou d'impliquer les forces de l'ordre.
Étape 5. Créez un programme d'aide aux employés
Vous pouvez également minimiser le vol en ayant un programme d'aide aux employés. Ces programmes offrent aux employés un endroit pour divulguer leurs problèmes de toxicomanie, de jeu ou leurs incitations à détourner des fonds.
- Le programme d'aide aux employés que vous utilisez doit fournir une hotline que les employés peuvent appeler à tout moment de la journée.
- Un programme d'aide aux employés efficace dirigera les employés vers les ressources dont ils ont besoin pour lutter contre la dépendance, le jeu ou d'autres problèmes.