Dans une lettre de garant, une personne ou une entreprise assume la responsabilité financière d'une autre personne ou entreprise si elle perd un contrat. Ces lettres sont nécessaires pour un certain nombre de transactions financières, par exemple, les propriétaires peuvent exiger une lettre de garant s'ils pensent qu'un locataire potentiel n'a pas assez de revenus pour payer le loyer ou un pays peut exiger qu'une lettre soit incluse dans les demandes de visa de voyage pour garantir que les voyageurs ne manqueront pas d'argent et se retrouveront bloqués dans leur pays. Dans l'ensemble, il est très important pour les garants de comprendre toutes les conditions auxquelles ils acceptent et de créer une lettre formelle qui solidifie ces conditions par écrit, car soumettre une lettre de garant au nom d'un autre équivaut à prendre un engagement financier énorme.
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Méthode 1 sur 4: Partie 1: Examen de l'accord
Étape 1. Lisez tous les documents liés à l'accord
Assurez-vous que vous êtes à l'aise avec la transaction avant même d'accepter d'écrire la lettre. Demandez une copie des documents du contrat afin que vous puissiez évaluer les risques de garantir la transaction financière. La responsabilité de garantir la dette de quelqu'un d'autre ne doit pas être prise à la légère. Analysez si vous pourriez ou non couvrir la dette si la personne que vous garantissez était en défaut de paiement.
- Vous voudrez peut-être demander à un avocat d'examiner le contrat pour vous assurer qu'il n'y a pas d'échappatoires.
- Si on vous demande d'écrire une lettre de garantie pour le visa de voyage de quelqu'un, assurez-vous que la personne a réellement les moyens financiers de faire le voyage qu'elle prévoit.
Étape 2. Demandez à rencontrer ou à parler avec l'institution qui exige votre garantie de paiement
Il peut s'agir d'une société de location, d'une banque, d'un consulat ou d'une autre institution. C'est le bon moment pour poser toutes les questions que vous pourriez avoir sur les termes du contrat. Il est toujours préférable de s'assurer que vous ne vous retrouvez pas dans une situation financièrement risquée au nom d'un autre.
C'est aussi une bonne idée de demander si l'institution a un formulaire de garant standard qu'elle exige qu'elle soit signée. Ce formulaire peut remplacer une lettre de garant que vous écrivez vous-même ou, dans de rares cas, il peut s'ajouter à votre lettre. Avoir un formulaire à remplir vous simplifiera le processus. Voici quelques exemples de formulaires de garant que vous pouvez rencontrer: un billet à ordre et une garantie parentale
Étape 3. Négociez les termes de la lettre du garant
Cela peut ne pas être possible dans tous les cas, mais il est important que vous vous sentiez à l'aise avec toutes les stipulations de l'accord. En d'autres termes, si vous ne voulez pas assumer la responsabilité financière du contrat tel quel, cela ne fait pas de mal d'essayer de changer les conditions que vous ne pouvez pas accepter. Par exemple, vous pouvez ne couvrir la dette ou la transaction que jusqu'à un certain montant ou éviter de couvrir les frais supplémentaires accumulés après la transaction initiale.
Méthode 2 sur 4: Partie 2: Mise en forme de la lettre
Étape 1. Ouvrez un document dans un programme de traitement de texte
Vous devez taper la lettre plutôt que de l'écrire à la main, car il s'agit d'un document juridique important.
- De nombreux programmes de traitement de texte ont même des modèles que vous pouvez utiliser pour formater les lettres. Cela rendra le formatage de votre lettre de garant beaucoup plus facile, surtout si vous avez une expérience limitée du traitement de texte.
- Si un formulaire de garant vous a été fourni, il suffit de remplir toutes les informations requises et de le retourner à l'institution d'où il provient.
Étape 2. Commencez par dater la lettre en haut à gauche ou en haut à droite de la page
Incluez également votre nom, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone en haut.
Certains programmes de traitement de texte incluent automatiquement ces informations dans votre en-tête, alors assurez-vous de ne pas répéter ces informations dans l'en-tête et le corps de la lettre
Étape 3. Adressez la lettre à l'entreprise exigeant la garantie, et non aux représentants de l'entreprise avec lesquels vous avez fait affaire
Assurez-vous que le ton de votre lettre est officiel et direct.
Par exemple, « Dear Pine Street Property Management » est une façon simple, mais appropriée, de commencer votre lettre
Méthode 3 sur 4: Partie 3: Rédaction de contenu persuasif
Étape 1. Commencez à rédiger votre premier paragraphe en vous identifiant et en identifiant votre relation avec la personne que vous garantissez
En fin de compte, cette section explique au lecteur pourquoi vous êtes prêt à assumer cette responsabilité au nom de quelqu'un d'autre.
Étape 2. Énoncez ce que vous garantissez dans vos propres mots
Que vous garantissiez un contrat de location, un prêt immobilier, une demande de visa ou un accord commercial, par exemple, vous devez indiquer clairement dans vos propres mots ce que vous acceptez de faire. Cela servira à définir les termes avec lesquels vous êtes à l'aise et indiquera clairement au lecteur ce que vous avez généralement accepté de faire.
Étape 3. Expliquez pourquoi votre lettre de garant est nécessaire en premier lieu, si elle n'est pas du tout claire
Bien que ce ne soit probablement pas nécessaire dans toutes les circonstances, c'est une chance de clarifier pour le lecteur toutes les circonstances particulières qui doivent être traitées. Il n'est pas nécessaire d'être vague sur les raisons pour lesquelles vous devez garantir la transaction, car l'entité à laquelle vous écrivez devrait déjà disposer de toutes les informations financières pertinentes. Expliquez simplement et rapidement pourquoi vous êtes nécessaire.
- Si possible, suivez immédiatement ces informations en expliquant pourquoi vous pensez que la personne pour laquelle vous signez effectuera ses propres paiements sans vous. En fait, pour conclure cet accord en premier lieu, vous devez avoir le sentiment que ce sera le cas. Énoncez-le pour rassurer votre lecteur (et vous-même).
- Dans les cas où vous savez que vous allez réellement effectuer tous les paiements, par exemple si vous garantissez le bail de l'appartement de votre enfant pendant qu'il fréquente l'université, précisez simplement votre responsabilité.
Étape 4. Terminez votre lettre en faisant une déclaration distincte claire et concise résumant ce que couvre votre lettre de garant
Indiquez votre nom, le nom de la personne pour laquelle vous signez et la transaction exacte que vous garantirez. C'est également là que vous pouvez être explicite sur les limites financières ou de date que vous avez imposées à la transaction. Soyez aussi spécifique que possible.
- Par exemple: « Je Richard Pearson accepte par la présente de garantir et d'être responsable du paiement du loyer au 745 Sperry Street, Springfield, MO pour les termes du bail, tel que signé par Amy Pearson. Cette garantie restera en vigueur jusqu'au 22 décembre, 2012 ou à la fin du bail."
- Si vous garantissez quelqu'un à des fins de visa, vous devez indiquer le nom du demandeur, son numéro de demande, son adresse et éventuellement sa date de naissance. C'est une bonne idée de vérifier auprès du demandeur et du consulat émetteur ce qui est attendu dans la lettre.
Étape 5. Fournissez toute autre information demandée par l'entreprise
Il peut s'agir d'un numéro de compte bancaire, d'un revenu annuel, d'un numéro de sécurité sociale, d'une adresse personnelle ou d'une date de naissance.
Soyez absolument sûr que cette information est nécessaire avant de l'inclure dans votre lettre. La fourniture de ce type d'informations financières sensibles ne doit être effectuée qu'avec prudence et avec certitude quant à la sécurité de l'institution à laquelle vous les soumettez
Méthode 4 sur 4: Partie 4: Terminer et envoyer votre lettre
Étape 1. Vérifiez l'orthographe de la lettre
C'est aussi une bonne idée de demander à quelqu'un de le relire. Deux paires d'yeux valent toujours mieux qu'une.
Étape 2. Imprimez la lettre sur du papier à en-tête personnel ou d'entreprise
Si vous rédigez une lettre de garantie bancaire, cela est nécessaire, mais un en-tête semble toujours plus officiel pour tout type de transaction.
Vous pouvez également être invité à faire signer et dater la lettre par votre superviseur, par exemple si votre entreprise garantit une transaction, par opposition à vous personnellement
Étape 3. Faites appel à un notaire pour témoigner de votre signature, signer et tamponner la lettre
Cela peut ou non être exigé par l'entité qui demande la lettre de garant. Si c'est le cas, pensez à attendre de signer et dater votre lettre à la main devant le notaire et de laisser un espace pour une signature et un cachet de notaire dans votre mise en forme.
Étape 4. Faites des copies personnelles de la lettre pour vous-même avant de la rendre
Il est important que vous ayez votre propre copie de ce que vous avez réellement accepté. Ne présumez pas que l'entreprise à laquelle vous soumettez votre lettre vous en fournira une copie plus tard.
Exemples de lettres de garant
Exemple de lettre de caution pour un prêt
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Exemple de lettre de garant pour le bail
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Exemple de lettre de garant pour un voyage
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