Comment terminer un projet à temps (avec photos)

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Comment terminer un projet à temps (avec photos)
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Vidéo: Comment terminer un projet à temps (avec photos)
Vidéo: L'échéancier, ou comment terminer vos projets artistiques à temps 2024, Mars
Anonim

Terminer un projet à temps ne semble jamais arriver. Vous travaillez toujours jusqu'à la dernière minute, les choses se brisent au pire moment et les gens dont vous dépendez oublient de faire leur travail. Mais terminer un projet à temps est plus facile que vous ne le pensez, tant que vous êtes prêt à prendre le temps à l'avance de vous préparer comme un pro.

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Partie 1 sur 3: S'organiser pour réussir

Terminer un projet à temps Étape 1
Terminer un projet à temps Étape 1

Étape 1. Clarifiez toutes les règles, réglementations et directives spécifiques dès que possible

Si vous avez des questions, n'attendez pas pour les poser. Attendre d'obtenir des réponses peut conduire à un travail redondant ou inutile, ou, pire encore, à faire le mauvais travail par accident. Assurez-vous de tout clarifier dès le départ.

  • Dans la mesure du possible, obtenez ces informations par écrit afin de pouvoir y revenir si vous oubliez.
  • Obtenez les coordonnées de votre enseignant, chef de produit ou client dès le début et demandez s'il existe un bon moyen de vous contacter si vous avez des questions plus tard.
Terminer un projet à temps Étape 2
Terminer un projet à temps Étape 2

Étape 2. Rédigez votre objectif global ou votre produit fini avant de commencer le travail

Pour arriver efficacement au bout de la route, vous devez savoir où vous allez. Faites un remue-méninges et écrivez à quoi ressemble votre vision du projet achevé, qu'il s'agisse d'une idée de thèse, d'une feuille de calcul organisée ou de la recherche d'un nouvel entrepôt pour votre entreprise. Cela vous aidera à rédiger les étapes nécessaires pour y arriver.

  • Utilisez ce temps pour vous assurer que votre plan est réaliste pour votre calendrier - une grande partie de la finition à temps consiste à choisir un projet que vous pouvez réellement terminer.
  • Si vous ne savez pas encore tout à fait où vous allez, ce n'est pas grave. Par exemple, si vous n'avez pas encore décidé du sujet d'une présentation, vous pouvez toujours esquisser des objectifs. Vous ne connaissez peut-être pas encore le sujet, par exemple, mais vous savez que vous devez aller à la bibliothèque et commencer à en rechercher un.
  • Votre "projet final" peut changer entre maintenant et la fin - le but n'est pas d'avoir une idée de projet parfaite maintenant, c'est de créer un plan sur lequel vous pouvez travailler.
Terminer un projet à temps Étape 3
Terminer un projet à temps Étape 3

Étape 3. Faites une liste de tous vos matériaux nécessaires, quand ils sont nécessaires et comment les obtenir

Vous ne pouvez pas terminer un projet tant que vous n'avez pas les éléments nécessaires pour faire le travail. Une fois que vous savez ce qui doit être fait, faites une liste principale des choses nécessaires pour le faire. Il peut être utile de partager cette liste avec votre équipe, si vous en avez une, en rayant les fournitures au fur et à mesure que vous les obtenez. Notez:

  • L'article
  • Quantité requise
  • Date nécessaire
  • But
  • Coût
  • Emplacement/magasin pour acheter
  • Toute considération particulière (couleur, taille, etc.)
Terminer un projet à temps Étape 4
Terminer un projet à temps Étape 4

Étape 4. Divisez le projet complet en objectifs plus petits et plus gérables

Trouver un nouvel entrepôt pour votre entreprise, par exemple, n'est pas quelque chose que vous faites simplement. Vous devez discuter des besoins spécifiques de votre entreprise, contacter un agent immobilier, choisir un entrepôt, le faire inspecter, puis remplir d'importants documents fiscaux, hypothécaires et immobiliers. Que vous travailliez seul ou en équipe, vous pouvez mieux consacrer du temps et de l'argent à ces cinq petites tâches plutôt qu'à une énorme.

  • Rendez vos objectifs mesurables. Au lieu de « découvrir ce que mon patron veut pour l'entrepôt », fixez-vous des objectifs spécifiques pour connaître le bon emplacement, le budget, la taille et les équipements essentiels.
  • Vous n'avez peut-être aucune idée du temps qu'il faut pour acheter un entrepôt, mais vous savez que parler à votre patron prend un jour, trouver un agent immobilier 2-3 jours, une inspection 1-2 semaines, etc. Il est beaucoup plus facile de prévoir du temps pour les plus petits. objectifs que les grands.
Terminer un projet à temps Étape 5
Terminer un projet à temps Étape 5

Étape 5. Fixez des dates pour terminer vos petits objectifs

Si votre projet est dû le 31 mai et que vous avez dix choses différentes à faire, vous ne voulez pas terminer les dix d'ici le 31. Déterminez les choses que vous pouvez avoir fait d'ici le 10, celles que vous pouvez terminer d'ici le 20 et celles qui doivent attendre la fin du mois pour être terminées.

  • En général, les gens sont plus efficaces en travaillant sur une tâche à la fois, pas 10 à la fois. Cochez chaque objectif un à la fois au lieu de travailler sur tous en même temps pour une efficacité maximale.
  • La plupart des projets ont un travail qui ne peut être terminé tant que d'autres travaux ne sont pas terminés. Vous ne pouvez pas, par exemple, rédiger un rapport de livre avant d'avoir lu le livre. Déterminez quel travail doit être fait avant les autres et hiérarchisez-le.
Terminer un projet à temps Étape 6
Terminer un projet à temps Étape 6

Étape 6. Donnez-vous plus de temps que vous ne pensez en avoir besoin

Les choses vont invariablement mal tourner - un article dont vous avez besoin est en rupture de stock, quelque chose se brise, des changements de plan de dernière minute, etc. Ne vous programmez pas de manière à être sous le feu chaque jour de travail. Dans la mesure du possible, prévoyez 1 à 3 jours supplémentaires pour pouvoir vous adapter en cas de complications.

Personne n'a jamais été contrarié de terminer un projet avant la date prévue. Si vous prévoyez des jours supplémentaires et que vous n'en avez pas besoin, vous bénéficiez simplement de quelques jours de congé

Partie 2 sur 3: Respecter l'horaire

Terminer un projet à temps Étape 7
Terminer un projet à temps Étape 7

Étape 1. Commencez à travailler dès que possible, même si les plans ne sont pas entièrement terminés

La meilleure façon de terminer un projet à temps est de simplement commencer. Beaucoup de gens craignent de ne pas avoir encore d'idée définitive ou d'avoir besoin que tout soit parfaitement aligné pour commencer, mais rien ne pourrait être plus éloigné de la vérité. S'il y a des tâches qui peuvent être démarrées, démarrez-les:

  • Si vous concevez un nouveau logo pour le travail, vous n'avez pas besoin de l'idée totale pour esquisser et rédiger des prototypes. Même si vous ne les utilisez pas, commencez à lancer les idées et lancez le bal.
  • Si vous avez un projet de classe, terminez tous les livres et devoirs pour cette classe dès que possible. Éliminez les petites choses pour pouvoir vous concentrer sur le plus gros projet.
Terminer un projet à temps Étape 8
Terminer un projet à temps Étape 8

Étape 2. Anticipez les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent

Chaque fois que vous commencez un nouveau segment ou une partie du projet, prenez le temps de penser à tout ce qui pourrait mal tourner. Vous pourriez tomber malade, un livre dont vous avez besoin pourrait être retiré, le projet s'interrompt ou les fournitures s'épuisent. Quelles que soient les difficultés, notez-les. Une fois votre liste terminée, la partie amusante commence: déterminer comment gérer ces problèmes s'ils surviennent:

  • Si vous tombez malade, y a-t-il un travail que vous pouvez faire depuis votre lit ? Y a-t-il quelqu'un en qui vous avez confiance qui peut vous aider à prendre des notes ou à faire des courses ?
  • Si le livre dont vous avez besoin est emprunté, votre bibliothèque peut-elle en commander un autre ? Pouvez-vous réserver le livre à l'avance ?
  • Si votre projet est fragile, que pouvez-vous faire pour qu'il soit parfaitement sécurisé. S'il se brisait, combien de temps faudrait-il pour en construire un autre ? Pouvez-vous construire des pièces de rechange ou de remplacement ?
  • Si les fournitures sont épuisées, y a-t-il autre chose que vous pouvez utiliser à cet endroit ? Pouvez-vous acheter 1 à 2 pièces supplémentaires d'objets essentiels ou difficiles à trouver pour éliminer le problème ?
Terminer un projet à temps Étape 9
Terminer un projet à temps Étape 9

Étape 3. Déléguez judicieusement avec votre équipe/partenaires pour éviter les chevauchements et gagner du temps

Lorsque vous essayez de terminer un projet à temps avec un groupe, c'est rarement une bonne idée que tout le monde travaille sur les mêmes choses en même temps. Au lieu de cela, divisez les tâches de manière à ce que 1 à 2 personnes les fassent chacune. Essayer de tout faire vous-même ralentira tout le monde et empêchera un travail efficace. Lors de la délégation:

  • Définissez les attentes dès le début - faites savoir aux gens exactement ce qu'on attend d'eux.
  • Donnez des délais pour vous assurer que tout est réellement fait quand il le faut.
  • Informez tout le monde de l'objectif final du projet, en aidant tout le monde à travailler vers la même chose.
  • Affichez les coordonnées de chacun en cas de problèmes ou de questions.
Terminer un projet à temps Étape 10
Terminer un projet à temps Étape 10

Étape 4. Examinez la progression globale à différents points de contrôle, en ajustant si nécessaire

Pendant que vous travaillez sur les différentes parties du projet, ne perdez pas de vue les objectifs plus larges. Par exemple, supposons que vous ayez besoin de créer une présentation sur la vie pendant la guerre de Sécession et que vous ayez décidé de diviser votre projet en recherche, diaporama et démonstration sur ce que les soldats mangeaient. Ce sont toutes de bonnes idées, mais vous devez vous assurer qu'elles s'emboîtent toutes pendant que vous y travaillez:

  • Bien qu'une recherche approfondie soit bonne, est-ce que tout correspond à votre objectif final ? Y a-t-il suffisamment d'informations sur la nourriture pour faire un projet, ou devriez-vous vous tourner vers quelque chose comme la médecine, les armes, etc. ?
  • Lors de la création du diaporama, correspond-il à la recherche ? Est-il assez court pour tenir dans votre présentation, ou serez-vous pressé par le temps ?
  • Allez-vous devoir préparer de la nourriture pour la guerre civile? D'après vos recherches, est-ce encore possible, ou serait-il plus intelligent de faire un autre type de démonstration ?
Terminer un projet à temps Étape 11
Terminer un projet à temps Étape 11

Étape 5. Faites du projet une priorité chaque jour

Les gens sont occupés et vous ne faites pas exception. Si vous ne donnez pas la priorité au travail sur le projet, cela ne se fera pas. Prenez du temps pour le projet chaque jour, même si ce n'est qu'un petit peu. Plus le projet est grand, plus vous devez bouger ou sacrifier d'autres engagements pour faire avancer les choses.

Un peu de travail chaque jour est généralement plus efficace que d'énormes morceaux de temps en temps. Si vous prévoyez de ne travailler que le samedi, mais qu'il y a une urgence ou un problème familial le samedi matin, vous venez de perdre une semaine entière de temps de travail

Partie 3 sur 3: Terminer à temps

Terminer un projet à temps Étape 12
Terminer un projet à temps Étape 12

Étape 1. Créez un plan de sauvegarde à l'approche de la date d'échéance

Supposons, par exemple, que vous ayez décidé de construire une cathédrale modèle pour votre cours d'histoire médiévale, et que vous avez une semaine de retard et que vous travaillez toujours au premier étage. Bien que vous devriez toujours viser à tout finir, ce n'est pas toujours possible. Au lieu de faire un mauvais travail sur l'idée originale, proposez un autre projet ou une autre idée que vous pourriez terminer à temps et dont vous serez toujours fier:

  • Votre modèle a-t-il besoin de répliques de vitraux ou pouvez-vous faire quelque chose de plus simple ?
  • Si vous écrivez un long article, y a-t-il une section qui peut être coupée ou résumée sans compromettre votre point global ?
  • Lorsque vous travaillez sur un accord commercial, existe-t-il un moyen de prolonger les délais ? Sinon, pouvez-vous demander à un collègue de vous aider à terminer une section à temps ?
Terminer un projet à temps Étape 13
Terminer un projet à temps Étape 13

Étape 2. Faites une séance d'entraînement quelques jours avant la date d'échéance du projet

Même si les choses ne sont pas encore terminées, faites autant de tests que possible maintenant, en gardant un œil sur les problèmes, les accrocs et les domaines à améliorer. Vos priorités doivent-elles changer pour terminer une section à l'avance ? Y a-t-il des choses qui sont plus avancées que prévu ? Y a-t-il quelque chose que vous pouvez ajouter ou soustraire pour avoir plus de chances de terminer à temps ?

Terminer un projet à temps Étape 14
Terminer un projet à temps Étape 14

Étape 3. Essayez de passer votre dernier jour à examiner le projet à la recherche d'erreurs

Un énorme avantage de la planification du temps de travail supplémentaire est que cela permet un contrôle de la qualité. Que vous testiez votre projet d'expo-sciences pour voir s'il fonctionne ou que vous produisiez des rapports de dépenses trimestriels, passez une journée à chercher des bugs et des fautes de frappe.

Si vous êtes sur le fil pour essayer de terminer à temps, vous devriez quand même prévoir une heure à la toute fin pour l'examen. Ne laissez pas des semaines de dur labeur paraître bâclées à cause de quelques fautes de frappe manquées

Terminer un projet à temps Étape 15
Terminer un projet à temps Étape 15

Étape 4. Organisez tout le nécessaire pour le projet en un seul endroit 1-2 heures avant requis

Ne laissez pas votre beau projet s'effondrer parce que vous avez laissé votre sac à dos à la maison. Même si vous courez pour finir, arrêtez-vous pendant 5 minutes et respirez profondément. À l'aide d'une liste de contrôle, assurez-vous d'avoir tout ce dont vous avez besoin pour une présentation réussie.

Revenez à votre brouillon, vos plans et votre liste de matériaux d'origine. Est-ce que tout est couvert ?

Terminer un projet à temps Étape 16
Terminer un projet à temps Étape 16

Étape 5. Révisez votre succès à la fin et trouvez des moyens de vous améliorer pour la prochaine fois

Il est très rare qu'un projet se déroule parfaitement, et ce n'est pas grave. Le plus important est que vous preniez ces erreurs et que vous en appreniez. Où auriez-vous pu mieux programmer ? Quels risques ou problèmes n'avez-vous pas prévu et pouvez-vous prévoir la prochaine fois ? Le projet final correspondait-il à vos objectifs ?

  • Il n'est pas nécessaire de réviser juste après avoir terminé. Prenez 2-3 jours pour vous détendre, puis revenez sur le projet avec des yeux neufs.
  • Si vous avez travaillé avec une équipe, demandez-leur ce qu'ils pensent que vous pourriez améliorer la prochaine fois.
  • Si vous avez des questions sur votre note, votre révision, etc., demandez poliment « que pourrais-je faire pour être meilleur la prochaine fois ? »

Des astuces

Si vous réalisez un projet avec un partenaire, divisez les tâches pour que chaque partenaire sache ce qu'il est censé faire. Ne faites pas tout par vous-même

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