Organiser un événement peut sembler une tâche incroyablement écrasante. Il y a des conférenciers à louer, des salles à louer, des invités à inviter et de la nourriture à fournir. Bien que tout cela puisse sembler impossible, si vous commencez à vous organiser tout de suite et déléguez les tâches à une équipe compétente, vous pouvez faire en sorte que votre événement se déroule sans heurts et faire face à tout ce que la journée pourrait vous proposer. Surtout, restez calme et rappelez-vous que même si les choses ne se passent pas parfaitement, votre événement sera toujours super spécial.
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Méthode 1 sur 6: Clouer les bases
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Étape 1. Définissez le but de l'événement
Avoir une phrase ou deux dans votre tête vous aidera à diriger l'événement dans la bonne direction. Envisagez-vous cela pour éduquer votre communauté? Persuader des donateurs potentiels pour des fonds ? Célébrer un individu ou un groupe d'individus en particulier ? Soyez aussi étroit que possible. Quoi que vous fassiez (que ce soit éduquer, persuader, célébrer, etc.), pourquoi le faites-vous ?
Considérez-le comme votre énoncé de mission. Quand vous savez exactement ce que vous voulez faire, c'est beaucoup plus facile de le faire
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Étape 2. Fixez-vous des objectifs à atteindre pour l'événement
Que voulez-vous accomplir exactement ? Pas combien de personnes voulez-vous voir, pas le fait même que l'événement se produise - que voulez-vous en sortir ? 5 personnes pour quitter une nouvelle partie de votre organisation ? 1 000 $ amassés? Les gens sont excités ?
Pensez aux trois principales choses que vous souhaiteriez voir se produire à la suite de cet événement et concentrez-vous sur leur réalisation. Peut-être qu'un objectif est financier, un autre social et un autre personnel. C'est à vous (ou à votre patron !)
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Étape 3. Décidez d'un format pour votre événement
Les événements peuvent se présenter sous différents formats: dîners formels, ventes aux enchères occasionnelles, repas-partage ou même réunions virtuelles. Selon le type d'événement que vous organisez, un format peut fonctionner mieux que les autres.
- Les événements de collecte de fonds fonctionnent mieux comme des dîners formels afin que vos invités se sentent appréciés pour leur temps.
- Organiser un événement pour remercier vos bénévoles pourrait mieux fonctionner comme une fête-partage où chacun apporte son propre plat.
- Les ventes aux enchères occasionnelles sont idéales pour les petites collectes de fonds pour inciter les invités à faire des dons.
- Les réunions virtuelles sont idéales pour les invités qui sont répartis dans tout le pays ou dans le monde.
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Étape 4. Choisissez un thème pour votre événement
Un thème peut vous aider à créer des hashtags et des slogans pour votre événement afin de le rendre plus facile à trouver en ligne. Essayez de trouver un thème qui correspond à la nature de votre événement et de votre organisation, tout en tenant compte des objectifs de votre événement.
- Si vous organisez un événement de collecte de fonds pour une agence environnementale, votre thème pourrait être le nettoyage du bassin versant.
- Si vous organisez un événement d'entreprise pour remercier vos actionnaires, le thème pourrait être la rentabilité.
Méthode 2 sur 6: Former une équipe
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Étape 1. Rassemblez une équipe de bénévoles
Parlez aux personnes de votre communauté qui connaissent et aiment la cause que vous essayez de soutenir. Demandez-leur de donner quelques heures de leur temps avant, pendant et après l'événement pour vous aider à le réaliser. Assurez-vous de leur dire tout ce qu'ils sont censés faire pour qu'ils sachent dans quoi ils s'embarquent.
- Votre « communauté » peut être différente en fonction du type d'événement que vous organisez. Si c'est pour votre lieu de travail, cela pourrait être vos collègues; si c'est pour votre église, ce pourrait être la congrégation.
- Si vous n'êtes pas dans une situation où il est possible de trouver des bénévoles, engagez une équipe ! Tout dépend du type d'événement que vous organisez. Le site peut être en mesure de vous en fournir un ou vous pouvez passer par une agence de recrutement tierce.
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Étape 2. Déléguez le travail à différentes personnes
S'il s'agit d'un méga-événement, laissez différentes personnes coordonner différentes activités sous la supervision d'une seule personne. Le chef d'équipe doit avoir la confiance des membres de l'équipe et ils doivent probablement avoir un peu d'expérience dans la planification d'événements.
- Vous pouvez diviser votre équipe en équipes plus petites si vous souhaitez que certaines personnes se concentrent sur des tâches spécifiques. Par exemple, vous pouvez mettre 1 personne en charge des décorations avec 2 autres personnes pour les aider. Ensuite, vous pouvez avoir une autre personne en charge de l'encan silencieux avec 1 à 2 autres pour les aider.
- Déléguer des tâches vous facilitera grandement la tâche afin que vous n'ayez pas à faire tout le travail.
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Étape 3. Communiquez souvent avec votre équipe
Pour que vous puissiez tous travailler ensemble, vous devez maintenir votre équipe à jour. Assurez-vous qu'ils savent tous ce qui se passe, quel est le calendrier et quand ils doivent terminer leurs tâches. Plus vous communiquez souvent, plus votre événement se déroulera en douceur !
Envisagez de mettre tous les membres de l'équipe sur une liste d'e-mails ou de SMS de masse afin de pouvoir les joindre tous en même temps
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Étape 4. Embauchez ou demandez à quelqu'un de prendre des photos de l'événement
Vous pouvez publier ces photos sur votre site Web ou sur les pages de réseaux sociaux plus tard. Prenez note des bannières des sponsors, de votre bannière, de l'entrée, de la zone d'accueil et des invités. Si les photos sont belles, vous pouvez les utiliser pour annoncer votre événement l'année prochaine !
- Il peut être tentant d'essayer de prendre les photos vous-même, mais vous en aurez probablement beaucoup dans votre assiette. Demandez à un bénévole ou à un professionnel de s'occuper des photos de la journée pendant que vous vous occupez d'autres choses.
- Si l'événement est super formel ou si vous avez besoin de photographies de haute qualité, il est préférable de faire appel à un photographe professionnel.
Méthode 3 sur 6: Embaucher des conférenciers et des fournisseurs
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Étape 1. Créez un budget pour l'événement
Toutes les dépenses possibles, les revenus, les sponsors et les dépenses éventuelles doivent être inclus. Si vous ne budgétisez pas, vous vous retrouverez avec une liasse de reçus, un portefeuille vide et aucune idée de ce qui vient de se passer. Soyez réaliste dès le premier jour afin qu'aucune surprise ne soit vue le jour même !
- Vous pourrez également collecter de l'argent grâce à des dons.
- Trouvez des moyens de réduire les coûts. Envisagez des lieux moins chers (comme la maison de quelqu'un). N'oubliez pas: un petit rassemblement simple qui se passe bien est toujours plus impressionnant qu'une fête à neuf qui est un flop.
CONSEIL D'EXPERT
Christina Millikin
Professional Event Planner Christina Millikin is the Founder and CEO of Glow Events, an event planning agency based in San Francisco, California. Glow Events is a boutique event planning firm specializing in full event production and creative design for corporate and social events. Christina has worked with clients such as Salesforce, Heroku, Okta, and Netflix. Glow Events' work has been featured in Martha Stewart Weddings, InStyle, and SanFrancisco Magazine. Christina is a business advisor for the Goldman Sachs 10, 000 Small Businesses program, and she has a BS in Marketing from the University of Florida.
Christina Millikin
Professional Event Planner
Our Expert Agrees:
Start with a solid budget so you don't end up spending more money than you planned. Also, be upfront with your vendors about how much you can spend. That way, they can better pair their service to best meet your needs.
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Étape 2. Conservez tous vos reçus et documents
L'organisation d'un grand événement laisse une longue trace écrite et vous devrez peut-être enregistrer vos documents pour les rendre à la fin. Conservez un classeur ou un cahier rempli de vos reçus pour vous en souvenir à la fin de votre événement. Commandez-les selon la date et le but afin que vous sachiez à quoi ils servent.
Ceci est particulièrement important si vous êtes remboursé à la fin de l'événement
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Étape 3. Contactez des conférenciers pour parler lors de votre événement
Selon le type d'événement que vous organisez, vous voudrez peut-être avoir quelques conférenciers ainsi qu'un conférencier principal pour donner des conférences. Si vous avez déjà des personnes en tête, contactez-les dès que possible pour voir si elles sont disponibles et quels sont leurs tarifs. S'ils viennent de l'extérieur de la ville, préparez-vous à couvrir les frais de voyage ou d'hôtel.
- Certains haut-parleurs peuvent ne pas être disponibles pendant la période où vous souhaitez organiser votre événement, alors assurez-vous d'avoir des sauvegardes.
- Les conférenciers populaires peuvent vraiment attirer les gens vers votre événement, alors choisissez-les judicieusement !
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Étape 4. Engagez des traiteurs si vous prévoyez de nourrir vos invités
Certains événements n'ont pas besoin de fournir de la nourriture et des boissons, mais il est agréable de fournir à vos invités un dîner le soir ou des collations pendant la journée. Si vous décidez de fournir de la nourriture, engagez une entreprise de restauration une fois que vous avez défini votre lieu et parlez-leur du menu, de la configuration et de l'heure à laquelle ils doivent être là le jour même.
- La plupart des entreprises de restauration ont besoin d'au moins une heure avant l'événement pour préparer et réchauffer la nourriture.
- Si vous prévoyez un repas-partage, créez une feuille d'inscription où les invités peuvent s'inscrire pour le plat qu'ils aimeraient apporter.
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Étape 5. Recherchez des dons si vous prévoyez d'organiser une vente aux enchères
Organiser une vente aux enchères est un excellent moyen de collecter des fonds pour un organisme à but non lucratif pendant votre événement. Si vous organisez un encan silencieux lors de votre événement, contactez les entreprises locales pour voir si elles seraient prêtes à faire don de certains de leurs produits pour votre cause. Assurez-vous de leur dire ce qu'est votre organisation et ce que leurs services ou produits pourraient aider.
Vous pouvez vendre aux enchères des paniers-cadeaux, des cartes-cadeaux, des coupons, des forfaits vacances ou des œuvres d'art
Méthode 4 sur 6: Trouver un lieu
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Étape 1. Décidez d'une heure pour l'événement
C'est la chose la plus importante quand il s'agit de votre événement. À quelle heure et à quel endroit les gens vont-ils dire: « Ouais, j'irai à ça ! » ? Vous voulez un moment où tout le monde sera libre et un endroit qui est un endroit pratique, et quelque chose que vous pouvez vous permettre de réserver !
Consultez le calendrier de votre communauté et tenez compte de votre public. Si vous travaillez avec un groupe de mères au foyer, pendant la journée et dans le quartier est votre meilleur pari (peut-être avec du baby-sitting offert aussi). Si vous canalisez des étudiants, passez un soir de semaine au centre-ville. Si vous le pouvez, allez où ils sont déjà
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Étape 2. Contactez le lieu pour réserver votre date
Une fois que vous avez déterminé quand vous souhaitez organiser votre événement, réfléchissez au meilleur endroit où tout le monde peut se réunir. Cela pourrait être un centre communautaire, un espace extérieur, votre bureau ou même la maison de quelqu'un. Une fois que vous savez où vous souhaitez aller, contactez le propriétaire de l'espace pour obtenir l'autorisation d'y accueillir votre rassemblement.
- Vous devrez peut-être verser un acompte pour conserver votre place sur le site.
- Essayez de choisir un emplacement central pour que vos invités puissent s'y rendre facilement.
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Étape 3. Obtenez un permis si votre région en exige un
Si vous organisez votre événement à l'extérieur sur un terrain public, vous devrez peut-être demander un permis pour le faire. Contactez votre bureau d'État ou de comté pour voir si vous devez demander un permis et assurez-vous de noter la taille et les paramètres de votre événement.
- Les permis ne sont généralement pas chers, mais le coût varie en fonction de l'endroit où vous vous trouvez.
- Les parcs publics exigent souvent des permis pour accueillir des événements.
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Étape 4. Disposez les tables et les chaises sur le site
Si vous louez un immeuble, il se peut que les tables et les chaises ne soient pas fournies. Assurez-vous que vos invités pourront s'asseoir et que vous aurez un endroit pour mettre de la nourriture ou des boissons, si vous les servez. Contactez une entreprise de location de meubles pour vous renseigner sur la location des articles pour la nuit.
Le nombre de places assises dont vous avez besoin dépend du nombre d'invités que vous allez avoir. Bien que cela puisse être difficile à estimer au début, vous devriez essayer d'avoir une bonne idée du nombre de personnes qui pourraient y assister à mesure que la date de l'événement approche
Méthode 5 sur 6: Annoncer l'événement
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Étape 1. Créez une affiche avec toutes les informations de votre événement
Il doit inclure la date, l'heure, le lieu, le conférencier principal, le nom de l'événement et le thème ou le slogan de l'événement. Assurez-vous que les couleurs sont éclatantes, que le design est accrocheur et que les gens n'ont pas à chercher les informations pertinentes.
Assurez-vous que vous pouvez également imprimer des copies physiques pour les distribuer en ville
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Étape 2. Publiez l'événement sur les réseaux sociaux
Si votre entreprise ou votre groupe a une page de médias sociaux, annoncez votre événement quelques mois à l'avance afin que les gens puissent commencer à marquer leurs calendriers. À mesure que la date approche, publiez des rappels pour les personnes afin qu'elles puissent s'inscrire ou acheter des billets s'ils en ont besoin.
- À l'ère de la technologie, les médias sociaux sont le meilleur moyen d'atteindre le plus grand nombre de personnes.
- Vous pouvez utiliser Facebook, Instagram et même Twitter.
- Pour toucher plus de personnes sur les réseaux sociaux, envisagez de lancer une campagne publicitaire.
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Étape 3. Envoyez l'événement par courrier électronique aux personnes concernées
Si votre entreprise ou votre groupe a une liste de diffusion, envoyez l'affiche de l'événement en pièce jointe à n'importe qui sur le bulletin. Essayez de ne pas spammer les gens avec des informations sur l'événement et gardez le message court et simple.
Les personnes figurant sur une liste de diffusion souhaitent en savoir plus sur votre entreprise et vos événements, elles sont donc plus susceptibles d'y aller
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Étape 4. Augmentez la publicité à mesure que l'événement se rapproche
Dans les jours et les semaines précédant l'événement, poussez vraiment l'affiche de l'événement pour vous assurer que le plus de personnes possible la voient. Continuez à souligner à quel point l'événement sera amusant et ce que les gens pourraient apprendre, accomplir ou obtenir s'ils y assistaient. Plus les gens entendent parler de l'événement, plus ils sont susceptibles d'y aller !
- Par exemple, vous pouvez créer un compte à rebours sur Instagram quelques jours avant l'événement.
- Ou, vous pouvez poster le lien pour acheter des billets à 50% de réduction 1 à 2 jours avant l'événement.
Méthode 6 sur 6: Gérer le jour de l'événement
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Étape 1. Arrivez tôt sur le site avec les membres de votre équipe et vos bénévoles
Vérifiez que tout le monde est là et que tous les équipements électroniques sont en état de marche. Des questions de dernière minute ? Si vous avez le temps, donnez un petit discours d'encouragement à l'équipe (et à vous-même aussi).
Assurez-vous que les organisateurs portent un badge distinct ou un autre accessoire visible afin que les participants puissent trouver de l'aide si nécessaire
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Étape 2. Installez les décorations, les panneaux, les tables et les chaises
Assurez-vous que tout est comptabilisé. Avez-vous besoin de ballons sur la boîte aux lettres? Un panneau d'affichage dans le coin ? Et sur les portes et dans le couloir ? Si vos invités doivent déambuler dans un véritable labyrinthe, plus il y a de panneaux, mieux c'est.
- Des banderoles de bienvenue et autres informations devant le bâtiment seront particulièrement utiles. Vous voulez que les gens puissent voir de la rue que c'est l'endroit où ils devraient être. Aucune question à ce sujet !
- Faire un comptoir d'accueil et d'inscription. Lorsque les invités franchissent la porte, ils doivent voir exactement ce qu'ils doivent faire.
- Mettez de la musique ! Cela peut tuer toute gêne qui autrement pourrait flotter.
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Étape 3. Nettoyez le lieu une fois l'événement terminé
Enlevez les banderoles, brisez les tables et prenez tout ce que vous avez apporté. Vous voulez laisser l'endroit aussi bon que lorsque vous l'avez trouvé, surtout si vous avez payé pour le lieu et que vous voulez revenir un jour. Ils peuvent facturer des frais qui pourraient autrement être évités. Répartissez les tâches entre les membres de votre équipe afin que tout se passe aussi rapidement et sans douleur que possible.
- Assurez-vous que rien de précieux n'a été oublié, et si c'est le cas, formez un objet perdu et trouvé.
- Si vous avez endommagé quelque chose, informez-en la personne-ressource du lieu. Il vaut mieux être honnête et franc.
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Étape 4. Remerciez les membres de votre équipe et terminez tous les documents qu'il vous reste
Selon votre événement, cela peut aller d'absolument rien à une longue liste de remerciements et de reçus. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer:
- Remerciez tous les membres de l'équipe, en particulier les commanditaires et les bénévoles. Vous n'auriez pas pu le faire sans eux !
- Finaliser et régler les comptes. Cela devrait être fait le plus rapidement possible. Moins il y a de cordes lâches, mieux c'est.
- Distribuez des souvenirs ou d'autres publications aux personnes concernées.
- Remettez les reçus aux commanditaires et autres.
- Publiez les photos sur le site Web de votre événement.
But
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Méthode 6 Quiz
Que devez-vous faire si votre événement a endommagé quelque chose dans le lieu ?
Essayez de le réparer.
Pas nécessairement! Si c'est quelque chose que vous pouvez facilement corriger, allez-y. Mais si les dégâts seraient mieux traités par des professionnels, ne risquez pas de les aggraver en tentant une réparation amateur. Devine encore!
Essayez de cacher les dégâts.
Nan! Le lieu remarquera les dégâts même si vous essayez de les cacher. La seule chose qui tentera de couvrir les dommages sera de vous faire paraître indigne de confiance. Devine encore!
Informez la personne de contact du lieu.
Absolument! Il est préférable d'être franc et honnête au sujet de tout dommage qui s'est produit pendant votre événement. De cette façon, le site peut réparer les dégâts et vous semblez digne de confiance. Lisez la suite pour une autre question de quiz.
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Des astuces
- Plus tôt vous commencez à planifier votre événement, plus vous aurez de temps pour tout comprendre.
- N'essayez pas de tout faire vous-même ! Les membres de votre équipe savent ce qu'ils font, vous devez donc leur faire confiance pour toutes les tâches que vous ne pouvez pas faire vous-même.
- Organisez une réunion après l'événement avec les membres de votre équipe pour voir comment cela s'est passé. Si quelque chose aurait pu mieux se passer, prenez cette information et appliquez-la à votre prochain événement.