Comment animer une réunion : 15 étapes (avec photos)

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Comment animer une réunion : 15 étapes (avec photos)
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Vidéo: Comment animer une réunion : 15 étapes (avec photos)

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Vidéo: 6 étapes pour animer vos réunions avec succès 2024, Mars
Anonim

Un facilitateur de réunion est la personne chargée de diriger une réunion. Essentiellement, l'objectif de l'animateur est de s'assurer que la réunion se déroule sans heurts de l'organisation, du début à la fin. Une réunion bien animée doit garantir que tous les objectifs de la réunion sont atteints à sa conclusion. Ainsi, un bon animateur s'assurera que tous les participants comprennent le but de la réunion, s'assurera que tous les besoins des participants sont satisfaits, s'assurera que la réunion se déroule sans heurts et assurera une pleine participation.

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Partie 1 sur 3: Jeter les bases d'une réunion réussie

Animer une réunion Étape 1
Animer une réunion Étape 1

Étape 1. La préparation est la clé, alors commencez par un ordre du jour

Alors qu'un animateur doit se fondre dans les réunions et rendre son travail facile, il est crucial qu'il se prépare en profondeur pour les réunions. Commencez par rédiger un ordre du jour. Un bon ordre du jour comprendra les points clés de la réunion et fournira des détails adéquats afin que les participants sachent où être et à quoi s'attendre.

  • Notez les heures de début et de fin des sessions, ainsi que des limites de temps réalistes pour chaque session, afin de garantir que la réunion se déroulera à l'heure.
  • Sélectionnez des sujets qui ont un impact sur tous ceux qui assistent à la réunion. Essayez d'obtenir l'avis de ceux qui assistent à la réunion sur les sujets qui méritent une discussion.
  • Essayez de poser les sujets sous forme de questions auxquelles il faut répondre pour stimuler le dialogue au cours de la réunion.
  • Notez quel est le but de la discussion. Est-ce pour s'informer, résoudre un problème ou prendre une décision ?
  • Précisez comment les participants doivent se préparer pour la réunion.
Animer une réunion Étape 2
Animer une réunion Étape 2

Étape 2. Planifiez la liste d'invitation

Cela nécessite un équilibre délicat. S'il y a trop peu ou trop de personnes présentes, vous courez le risque d'une réunion improductive. Vous voudrez inviter uniquement les personnes qui vous aideront à atteindre l'objectif de la réunion. Posez-vous les questions suivantes.

  • Qui sont les principaux décideurs en la matière ?
  • Qui connaît le mieux les informations discutées ?
  • Qui a un intérêt direct dans les sujets?
  • Qui devra mettre en œuvre les décisions prises ?
  • Certains experts suggèrent que 8 personnes soient invitées aux réunions où une décision doit être prise. En revanche, ils suggèrent 18 personnes lorsque le but de la réunion est de réfléchir.
Animer une réunion Étape 3
Animer une réunion Étape 3

Étape 3. Envoyez les invitations par e-mail

L'envoi d'un e-mail est le moyen le plus simple d'inviter vos participants. Votre e-mail doit fournir une brève introduction à la réunion. Il devrait également inclure la date, l'heure et éventuellement une date limite de RSVP. L'ordre du jour doit être joint à l'e-mail.

Exiger un RSVP est facultatif, mais cela vous permettra de préparer une quantité appropriée de matériel pour tous les participants

Animer une réunion Étape 4
Animer une réunion Étape 4

Étape 4. Commencez à réfléchir à ce que fait un bon animateur

En réfléchissant à ce que fait un animateur lors d'une réunion, vous serez bien placé pour savoir ce que l'on attend de vous lorsque ce sera à votre tour d'effectuer le travail. Un bon animateur aura un certain nombre de traits qui l'aideront à gérer son temps, les gens et les opinions différentes. Il est préférable de développer ces traits tôt.

  • Valorisez les gens et leurs idées. Un bon animateur transmettra ses propres compliments après qu'un participant a présenté une idée. Dites quelque chose comme « merci Samantha, ce sont des points très utiles qui nous aident à réfléchir au problème d'une manière différente ». En faisant cela, vous vous assurerez que chaque personne et chaque idée sont entendues et que les autres seront confiants de s'exprimer.
  • Soyez sur vos gardes. Vous aurez à répondre à un certain nombre de situations différentes lors des réunions. Vous devez réfléchir et réagir rapidement à ces différentes situations. Par exemple, si quelqu'un donne des conseils utiles, n'hésitez pas à le féliciter, puis cherchez immédiatement un autre participant qui cherche à s'appuyer sur cette ligne de pensée. Si quelqu'un soulève un mauvais point qui est hors sujet, faites de votre mieux pour mettre en évidence le bon dans le commentaire et recherchez un autre participant qui s'appuiera sur ce que vous pensiez être bon.
  • Soyez bien parlé. Il est important que tout le monde dans la salle vous comprenne. Vous voudrez parler à un volume raisonnable afin que tout le monde puisse entendre. Articulez clairement et ne marmonnez pas ou ne marmonnez pas. Veillez à n'utiliser le jargon que si tout le monde à la réunion est familier avec la terminologie.

Partie 2 sur 3: Préparer le terrain pour la réunion

Animer une réunion Étape 5
Animer une réunion Étape 5

Étape 1. Planifiez l'emplacement et disposez les meubles

Vous devrez déterminer si la réunion sera en face à face, une réunion virtuelle via des écrans ou une combinaison des deux. Selon le format de la réunion, vous devrez vous assurer que tout le mobilier et le matériel sont en place, y compris les chaises, les tables et les écrans de projection. Il existe plusieurs manières possibles d'aménager le mobilier d'une réunion.

  • La mise en place d'une table ronde facilitera les réunions axées sur la discussion.
  • Un cadre avec des chaises en rangées est bon pour établir un haut-parleur comme objectif principal. Cette configuration fonctionne bien lorsque l'objectif principal est de transmettre des informations plutôt que de rechercher la discussion.
  • Une configuration de théâtre comprend une table à l'avant de la pièce et permet à un panneau de haut-parleurs de s'asseoir à l'avant. Les participants seront assis en rangées devant les conférenciers comme dans un format de conférence.
  • Une salle de classe a des tables devant les rangées de chaises pour permettre aux participants de prendre des notes pendant que l'orateur reste au centre de la réunion.
  • Utilisez la configuration en forme de U pour les réunions où vous souhaitez que les participants se voient et interagissent en cas de besoin.
  • Installez des chaises en cercle avec vous au centre pour des réunions qui se veulent ouvertes et participatives.
Animer une réunion Étape 6
Animer une réunion Étape 6

Étape 2. Fournir des fournitures pour ceux qui assistent à la réunion

Un animateur entièrement préparé fournira aux participants des stylos, des blocs-notes, des cahiers d'exercices, des documents et d'autres outils nécessaires à la réunion. Considérez également si vous devrez fournir des informations de connexion à l'avance pour les réunions virtuelles. Il devrait y avoir un tableau mis en place pour permettre aux personnes et aux présentateurs de prendre des notes pour que tout le monde puisse les voir, peut-être un tableau à feuilles mobiles ou un tableau blanc. Cela permet à la réunion de se dérouler plus facilement, permettant aux participants d'avoir des réponses à leurs questions à des moments précis pendant la réunion.

Selon la durée de la réunion, pensez à fournir à vos participants des boissons (café), des collations, de l'eau et/ou des bonbons

Animer une réunion Étape 7
Animer une réunion Étape 7

Étape 3. Envoyez un e-mail de rappel concernant la réunion à mesure qu'elle approche

Les gens sont occupés et sans rappels, il est possible qu'ils oublient une réunion à venir. Essayez d'envoyer des rappels à ceux qui seront présents deux jours avant la date prévue de la réunion.

  • Si vous avez demandé aux invités de confirmer leur présence, vous pouvez envoyer un rappel indiquant qu'ils doivent confirmer leur présence avant la date limite.
  • Dans votre e-mail de rappel, assurez-vous de demander si quelqu'un a changé de plan.

Partie 3 sur 3: Connaître votre rôle dans la facilitation de la réunion

Animer une réunion Étape 8
Animer une réunion Étape 8

Étape 1. Arrivez tôt à la réunion

En tant qu'animateur, vous devez être là pour saluer tous ceux qui arrivent à la réunion. Serrez-leur la main lorsqu'ils entrent dans la pièce ou saluez-les lorsqu'ils se connectent à la téléconférence. Cela créera un environnement chaleureux lors de la réunion tout en montrant que vous êtes sérieux et prêt à discuter.

Animer une réunion Étape 9
Animer une réunion Étape 9

Étape 2. Commencez la réunion à l'heure et précisez les objectifs

Alors que tous les participants à la réunion auront reçu l'ordre du jour, en réintroduisant les objectifs, tous les participants commenceront sur la même page. Cela aidera également à donner le ton à la réunion et à mettre immédiatement les gens sur la bonne voie.

  • Vous pouvez également faire des annonces d'entretien ménager au début de la réunion, y compris des informations sur les heures de pause, les sorties de secours et l'emplacement des toilettes.
  • Vous pouvez également envisager d'établir des règles d'interaction en fonction de la personne qui assiste à la réunion. Les règles peuvent inclure le respect mutuel, rester sur le sujet, attaquer le problème plutôt que la personne, clore la discussion et ne pas interrompre les autres.
Animer une réunion Étape 10
Animer une réunion Étape 10

Étape 3. Guidez la réunion en faisant parler tous les participants

Chacun a une méthode différente pour diriger une réunion et garder les orateurs sur le sujet. Une méthode essentielle consiste à s'assurer que la conversation et la discussion ne sont pas dominées par une ou deux personnes. Assurez-vous que vous êtes à l'affût de toute personne qui souhaite faire valoir un point et donnez-lui l'occasion de s'exprimer en lui demandant ce qu'elle pense.

Supposons qu'une collègue nommée Samantha semble intéressée mais n'ait pas encore contribué. Vous pouvez essayer de dire: « Samantha, comment le problème actuel affecte-t-il votre service et vous en particulier ? »

Animer une réunion Étape 11
Animer une réunion Étape 11

Étape 4. Tenez-vous en au sujet

Le travail de l'animateur est de garder tous les participants ou conférenciers sur le sujet. Autoriser des tangentes hors cible perturbera votre emploi du temps et peut signifier que la réunion n'atteindra pas le résultat escompté. Si vous sentez que la discussion s'éloigne du sujet, redirigez la conversation en posant des questions directement liées au sujet.

  • Si le dialogue a commencé à dériver, vous pourriez dire: « Mais comment cela affecte-t-il la question dont nous discutons aujourd'hui ? Ou, "Ce sont tous des points très intéressants. Nous devrions en discuter à une date ultérieure mais, pour l'instant, concentrons-nous sur le problème en question."
  • Vous pouvez également signaler les idées qui ont été soulevées et les aborder lors d'une réunion ultérieure ou d'une autre manière. Ainsi, vous pouvez honorer correctement ces idées tangentielles et n'offenser aucun des participants.
Animer une réunion Étape 12
Animer une réunion Étape 12

Étape 5. Ayez un plan pour les situations difficiles et désamorcez-les

Si vous avez l'impression que les participants sont sur le point d'entrer dans un débat houleux, faites appel à une autre personne dont vous savez qu'elle parlera du problème. Essentiellement, vous voudrez désamorcer un débat en introduisant plus de dialogue. En cas de conflit, vous pouvez également écouter les deux parties et identifier un terrain d'entente pour rapprocher les parties adverses.

En cas de situation difficile, vous pourriez dire: « il est clair que vous venez tous les deux de bords différents. Cependant, vous êtes évidemment d'accord sur l'importance de cette question alors essayons de concentrer notre énergie sur la recherche d'un résultat mutuellement bénéfique."

Animer une réunion Étape 13
Animer une réunion Étape 13

Étape 6. Répondez et redirigez les questions

En tant qu'animateur, vous pouvez répondre aux questions des participants tant que vous êtes en mesure de répondre avec précision. Si ce n'est pas le cas, vous devriez renvoyer la question à quelqu'un lors de la réunion qui est mieux placé pour répondre avec précision.

Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, vous pouvez dire: « C'est une excellente question. Cependant, je pense que Samantha est mieux informée sur ce sujet. Samantha, qu'en penses-tu ?

Animer une réunion Étape 14
Animer une réunion Étape 14

Étape 7. Résumez et simplifiez les résultats

Prenez des notes pendant la réunion et assurez-vous que vous écrivez toutes les idées et opinions clés. À la fin d'une discussion sur un certain sujet, il est utile que l'animateur fasse un bilan de ce qui a été dit et des conclusions auxquelles on est parvenu.

Faites de votre mieux pour résumer les points clés soulevés par chaque personne présente. Mettez également en évidence les résolutions apportées aux problèmes abordés

Animer une réunion Étape 15
Animer une réunion Étape 15

Étape 8. Demandez comment la réunion s'est déroulée lorsqu'elle se termine

La rétroaction est essentielle pour vous améliorer en tant qu'animateur de réunion. Vous pouvez penser à poser les questions suivantes: L'ordre du jour a-t-il été distribué au bon moment ? Les participants étaient-ils bien préparés ? Le temps alloué à chaque sujet a-t-il fonctionné ? Y a-t-il eu assez de temps pour discuter? Comment l'aménagement de la salle pourrait-il être amélioré ?

  • Les commentaires peuvent également être recueillis par un sondage par courrier électronique envoyé aux participants peu de temps après la réunion.
  • Assurez-vous d'examiner le résultat et d'apporter les modifications nécessaires pour la prochaine réunion.

Des astuces

  • N'oubliez pas que pour faciliter une réunion, vous n'avez pas besoin de vous préoccuper outre mesure du contenu. Au lieu de cela, soyez préoccupé par le processus.
  • Respectez les heures de pause prévues.
  • Soyez disponible pour les participants en restant après la réunion pour toute personne qui ne veut pas s'adresser au groupe.

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