Comment organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) (avec photos)

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Comment organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) (avec photos)
Comment organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) (avec photos)

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Vidéo: Webinaire - L'organisation d'assemblée générale annuelle en ligne 2024, Mars
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Une assemblée générale annuelle (AGA) a lieu une fois par an conformément à la constitution ou aux règles d'une organisation. Au cours de cette réunion, vous devrez discuter des finances, des élections au conseil d'administration et d'autres questions qui affectent l'ensemble de l'organisation.

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Partie 1 sur 3: Première partie: Planification de la réunion

Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 1
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 1

Étape 1. Passez en revue les règles de l'organisation

Avant de mettre en place quoi que ce soit, passez en revue les règles et règlements de l'organisation concernant l'AGA. Bien que la plupart des organisations adhèrent à la même structure générale, certains détails peuvent varier.

  • Les détails auxquels vous devrez peut-être prêter une attention particulière, notamment le type d'avis que vous devez fournir aux membres concernant la réunion, la procédure d'élection des nouveaux membres du conseil d'administration et le type d'informations qui doivent être examinées à chaque AGA.
  • Vous devez également vérifier combien de personnes doivent être présentes pour que la réunion soit considérée comme officielle et la manière dont les nouveaux amendements à la constitution de l'organisation doivent être présentés et votés.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 2
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 2

Étape 2. Planifiez la réunion tôt

Réglez la date et l'heure de l'AGA le plus tôt possible. Avertissez immédiatement les membres clés.

  • Les membres non essentiels doivent être informés une fois les détails finalisés.
  • Une fois que tout le monde a été informé de la date, vous devez envoyer des rappels réguliers pour éviter que quiconque ne l'oublie.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 3
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 3

Étape 3. Sécurisez le lieu

Si vous ne disposez pas de votre propre lieu, vous devrez choisir un lieu pouvant accueillir votre AGA et le sécuriser dès que possible.

  • Même si vous disposez de vos propres installations, la tenue de l'AGA dans un lieu distinct peut donner l'impression que l'occasion est plus importante et, en tant que telle, peut attirer plus de participants.
  • Choisissez un lieu qui peut accueillir toutes les personnes impliquées. Assurez-vous que la pièce est suffisamment grande pour contenir tout le monde confortablement. Si vous avez des membres ou d'autres participants qui ont besoin d'hébergements spéciaux (comme de larges portes et des rampes pour les membres en fauteuil roulant), vérifiez que le lieu peut répondre à ces besoins avant de le réserver.
  • Une fois que vous avez choisi le bon lieu, réservez-le dès que vous avez fixé la date et l'heure.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 4
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 4

Étape 4. Préparez un ordre du jour

L'ordre du jour est essentiellement une liste ou un aperçu des informations qui seront couvertes à l'AGA.

  • Préparez cet agenda à l'avance. Vous devrez peut-être l'envoyer aux participants avec l'avis de convocation, mais même si vous ne le faites pas, vous devrez l'avoir prêt à être distribué lors de la réunion proprement dite.
  • Énumérez les sujets de discussion dans l'ordre dans lequel vous comptez les aborder.
  • Habituellement, énumérer le titre de chaque sujet est suffisant sur un ordre du jour. Vous n'avez probablement pas besoin de fournir de détails sur chaque sujet.
  • Un exemple d'ordre du jour pourrait ressembler à ceci:

    • ORDRE DU JOUR
    • 1) Bienvenue
    • 2) Excuses pour absence
    • 3) Procès-verbal de l'AGA précédent
    • 4) Questions découlant des procès-verbaux
    • 5) Rapport annuel du président
    • 6) Rapport annuel du secrétaire
    • 7) Rapport annuel du trésorier
    • 8) Élection du bureau
    • 9) Affaires générales
    • 10) Date de la prochaine réunion
    • 11) Clôture de la réunion
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 5
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 5

Étape 5. Prenez le temps nécessaire pour préparer des documents et des rapports

Il faut du temps pour préparer tous les divers états, rapports et documents dont vous aurez besoin pour l'AGA, alors commencez tôt.

  • Prenez soin de tous les documents et rapports dont vous avez la charge le plus tôt possible.
  • Rappelez aux autres membres du comité de préparer également les informations dont ils sont responsables.
  • Les documents que vous devrez peut-être préparer peuvent inclure des rapports financiers mensuels et d'autres états financiers, le procès-verbal de l'AGA précédente, le rapport du président, le rapport du secrétaire et le rapport du trésorier.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 6
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 6

Étape 6. Communiquez avec les membres sur les rôles de leadership

Si les élections du conseil d'administration sont discutées lors de l'AGA, vous devez rechercher des membres pouvant remplir les rôles nécessaires avant la réunion elle-même.

  • Parlez aux membres que vous avez à l'œil et demandez-leur s'ils seraient prêts à assumer le rôle.
  • Si une formation supplémentaire est nécessaire, fournissez à ces membres la formation dont ils auront besoin.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 7
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 7

Étape 7. Envoyez la notification

Vous devez envoyer un « avis de convocation » formel à tous les membres. Suivez les réglementations énoncées dans les règles de votre organisation pour déterminer quand et comment le faire.

  • Vous devrez peut-être également inviter des sponsors, des membres à vie et des anciens élèves, ainsi que d'autres parties prenantes ou apparentées.
  • En règle générale, un avis de convocation doit inclure la date, l'heure, la durée et le lieu de l'AGA. Vous devrez indiquer que des élections ont lieu le cas échéant.
  • Vous pouvez inclure l'ensemble de l'ordre du jour de la réunion, ou vous pouvez choisir de mentionner un ou deux points clés. Vérifiez la constitution de l'organisation pour déterminer la procédure correcte.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 8
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 8

Étape 8. Configurez l'espace avant la réunion

Le jour de l'AGA, arrivez plusieurs heures à l'avance afin de pouvoir installer la salle.

Gardez à l'esprit que certains participants peuvent arriver 30 minutes plus tôt. Essayez d'avoir tous les sièges et les rafraîchissements mis en place avant que cela ne se produise

Partie 2 sur 3: Deuxième partie: Discussion de l'ordre du jour lors de la réunion

Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 9
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 9

Étape 1. Prenez quelques minutes

Le secrétaire est généralement chargé de rédiger les procès-verbaux des réunions, mais si ce n'est pas le cas pour votre organisation, vous devrez désigner quelqu'un pour consigner le contenu de l'AGA.

  • Conservez une trace de toutes les décisions prises lors de l'AGA, en particulier celles concernant les élections et les modifications apportées à la constitution de l'organisation.
  • Il peut également être judicieux d'enregistrer les noms et les coordonnées des participants. Vous pouvez le faire en demandant aux participants de se connecter à leur arrivée.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 10
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 10

Étape 2. Accueillez les participants

Ouvrez l'AGA avec une salutation formelle. Au cours de cette salutation, assurez-vous que l'ordre du jour de la réunion et les rapports annuels sont distribués aux participants.

  • Déclarez la réunion ouverte. Ce faisant, indiquez le nom complet de l'organisation et le numéro actuel de l'AGA (la vingt-deuxième assemblée générale annuelle, la trente-neuf assemblée générale annuelle, etc.).
  • Souhaitez la bienvenue à tous les membres et nommez les visiteurs spéciaux.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 11
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 11

Étape 3. Faites toutes les excuses nécessaires

Si un dirigeant ou un membre important est absent, vous pouvez indiquer brièvement les noms des personnes absentes après votre message de bienvenue.

  • Vous pouvez également inviter d'autres membres présents à présenter des excuses au nom des autres participants absents.
  • Faites une motion formelle pour accepter les excuses.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 12
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 12

Étape 4. Consultez le compte rendu de la réunion précédente

Vérifiez que tout le monde a reçu une copie des réunions de l'AGA de l'année dernière. Examinez ce procès-verbal et, lorsque tous les problèmes sont résolus, passez à l'accepter formellement.

  • S'il y a des amendements ou des corrections à apporter, ils doivent l'être avant l'acceptation du procès-verbal.
  • Après avoir voté pour accepter le procès-verbal, le président devra le signer.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 13
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 13

Étape 5. Présentez tout nouveau sujet

Les sujets liés au procès-verbal de votre AGA précédente doivent être traités immédiatement après l'acceptation de ce procès-verbal.

Discutez des questions au besoin. C'est généralement le moment de présenter des préoccupations et des observations, de sorte que des motions formelles peuvent ne pas être nécessaires

Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 14
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 14

Étape 6. Examinez les rapports

Vous devrez discuter du rapport du président ou du président, du rapport du secrétaire et du rapport du trésorier.

  • Lisez et discutez chaque rapport un par un. Une fois que chaque rapport a été examiné en profondeur, vous devez présenter une motion officielle pour adopter ce rapport.
  • Lors du rapport du trésorier, vous devrez présenter aux participants un relevé des finances de l'année précédente. Le trésorier peut généralement effectuer la tâche, mais certaines organisations peuvent exiger l'utilisation d'une partie indépendante.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 15
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 15

Étape 7. Passez par toutes les élections

Si de nouveaux membres du conseil doivent être élus lors de l'AGA de cette année, vous devez organiser ces élections après la remise des rapports mais avant que les affaires générales n'aient été traitées.

  • Préparez à l'avance le matériel nécessaire.
  • Décidez du système de vote avant la réunion. Expliquez clairement le système avant que les votes ne soient exprimés.
  • Un parti neutre devrait compter les voix.
  • Le procès-verbal devra indiquer qui a été nominé, qui a proposé la nomination et qui l'a appuyée. Il devrait également énumérer le nombre de voix de chaque candidat et qui a été élu pour chaque poste.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 16
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 16

Étape 8. Discutez des affaires générales

Les affaires générales sont généralement la dernière question discutée lors d'une AGA. C'est le moment pour les participants de soulever des problèmes et des préoccupations qui ne sont pas traités autrement.

Étant donné que cette partie de la réunion est quelque peu informelle, vous n'accepterez probablement aucune motion ni aucun vote pendant cette période

Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 17
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 17

Étape 9. Fixez une date pour la prochaine réunion

Si vous connaissez la date et le lieu de la prochaine AGA, indiquez-le à la fin de cette réunion.

Sautez cette étape si aucun plan formel n'a encore été fait

Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 18
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 18

Étape 10. Fermez la réunion

Lorsque tout a été couvert, déclarez l'AGA close.

Partie 3 sur 3: Troisième partie: Rendre la réunion agréable

Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 19
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 19

Étape 1. Affichez un message d'accueil à la porte

Désignez un ou deux membres pour se tenir à la porte et accueillir les gens à leur arrivée.

L'utilisation de greeters peut rendre l'atmosphère plus conviviale et plus accueillante

Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 20
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 20

Étape 2. Fournir des rafraîchissements

Au minimum, essayez de fournir de l'eau aux participants, surtout si la réunion sera longue.

  • Offrir une variété de rafraîchissements est une meilleure option. Pensez à fournir à la fois des boissons froides (eau, thé glacé et limonade/punch) et des boissons chaudes (café et thé chaud).
  • Selon l'heure de la journée, il peut également être approprié d'offrir des collations légères comme du fromage et des craquelins.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 21
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 21

Étape 3. Invitez un conférencier invité

Le conférencier invité doit parler d'une question non officielle de grande importance pour les membres de votre organisation.

En règle générale, l'orateur suivra la présentation des affaires générales mais viendra avant la clôture de la réunion proprement dite. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à l'orateur de faire une présentation après la clôture de la réunion officielle

Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 22
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 22

Étape 4. Offrez des prix

Un prix de présence peut encourager la participation. Les tombolas peuvent encourager à la fois la participation et le soutien financier.

  • Envisagez d'organiser une tombola 50/50 dans laquelle la moitié des bénéfices est reversée au gagnant et l'autre moitié à l'organisation.
  • Les tirages au sort de paniers-cadeaux sont une autre option.
  • Envisagez de faire de la présence une exigence pour réclamer des prix.
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 23
Organiser une AGA (Assemblée générale annuelle) Étape 23

Étape 5. Suivez la réunion avec un social

Encouragez la participation en gardant la partie commerciale formelle de l'AGA aussi brève que possible. Suivez-le avec un social où les participants peuvent interagir et s'amuser.

  • Si vous avez le budget, envisagez d'organiser un déjeuner après la fin de la réunion. Vous pouvez réduire les coûts en faisant du déjeuner un repas-partage.
  • Pour les organisations avec des budgets plus faibles, un cocktail informel peut être plus réaliste. Au lieu de fournir des rafraîchissements pendant la réunion, attendez jusqu'à la fin et servez la collation avec une variété de boissons non alcoolisées et de vin.

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