Comment rédiger un e-mail professionnel (avec photos)

Table des matières:

Comment rédiger un e-mail professionnel (avec photos)
Comment rédiger un e-mail professionnel (avec photos)

Vidéo: Comment rédiger un e-mail professionnel (avec photos)

Vidéo: Comment rédiger un e-mail professionnel (avec photos)
Vidéo: Comment Créer une Signature Gmail Professionnelle avec Images, Logo et Icônes de Réseaux Sociaux ? 2024, Mars
Anonim

Le courrier électronique est une partie importante de la communication d'entreprise, il est donc essentiel de bien faire les choses. Bien que les e-mails ne soient généralement pas aussi formels que les lettres, ils doivent tout de même être professionnels et présenter une bonne image de vous et de votre entreprise, communauté ou poste. Suivez les étapes de ce didacticiel pour créer des e-mails professionnels qui respectent l'étiquette et garantissent le professionnalisme.

Pas

Partie 1 sur 4: Adresser l'e-mail

Écrire un e-mail professionnel Étape 1
Écrire un e-mail professionnel Étape 1

Étape 1. Adressez votre e-mail

Saisissez l'adresse e-mail de votre destinataire dans le champ À. Utilisez le champ À si vous souhaitez envoyer un e-mail à des contacts tout en encourageant leur réponse.

  • Ce champ est destiné aux personnes directement concernées par le message. Si vous vous attendez à ce que quelqu'un fasse quelque chose en réaction à votre e-mail, il doit être dans le champ À.
  • C'est une bonne idée d'inclure toutes les personnes de votre champ À dans la première ligne de votre e-mail. De cette façon, vous engagez tout le monde dans la conversation dès le début et informez tout le monde des autres personnes impliquées dans la conversation.
  • Si vous avez inclus plus de quatre personnes dans le champ À, adressez-vous au groupe dans son ensemble en commençant votre e-mail par quelque chose comme « Salut l'équipe ou « Bonjour à tous »
  • Le champ À peut être utilisé pour autant d'adresses que vous le souhaitez. N'oubliez pas que toute personne directement impliquée et devant prendre des mesures doit être incluse dans le champ À.
Écrire un e-mail professionnel Étape 2
Écrire un e-mail professionnel Étape 2

Étape 2. Utilisez le champ Cc (facultatif)

Le champ Cc (ou Carbon Copy) est utilisé comme un moyen de garder les autres "au courant" sans obligation ni obligation de répondre ou de prendre des mesures à ce sujet. Considérez le champ Cc comme un FYI pour distribuer des informations pertinentes ou des mises à jour à un certain nombre d'associés qui n'ont qu'à les parcourir. Pour ajouter des adresses au champ Cc, cliquez simplement sur le champ Cc et tapez autant d'adresses que vous le souhaitez.

Lorsque vous copiez plusieurs associés, chaque destinataire aura accès à la liste des courriers électroniques

Écrire un e-mail professionnel Étape 3
Écrire un e-mail professionnel Étape 3

Étape 3. Utilisez le champ Cci (facultatif)

L'objectif principal du champ Cci est d'envoyer un e-mail à un groupe de contacts qui ne se connaissent pas. Le champ Cci (Blind Carbon Copy) vous permet d'envoyer un message à plusieurs contacts sans qu'ils sachent qui d'autre a reçu le message. Pour ajouter des adresses au champ Cci, cliquez simplement sur le champ et saisissez chaque e-mail que vous devez inclure.

  • Utilisez le champ Cci pour envoyer un e-mail à plusieurs associés qui ne se connaissent pas. Cela protège la confidentialité de chaque destinataire en gardant la liste des destinataires visible uniquement pour l'expéditeur et non pour chaque destinataire.
  • Utilisez le champ Cci lorsque vous envoyez un e-mail à des centaines de personnes.
  • Vos contacts pourront voir toute personne à qui l'e-mail a été envoyé dans les champs À ou Cc mais pas dans le champ Cci.
Écrire un e-mail professionnel Étape 4
Écrire un e-mail professionnel Étape 4

Étape 4. Répondre à un e-mail Cc

Si vous êtes inclus dans un e-mail Cc, vous faites probablement partie d'une poignée d'autres associés également inclus dans la conversation, et l'expéditeur peut ne pas rechercher ou attendre de réponse de l'un de vous. Si vous devez répondre, réfléchissez à la nature de votre réponse et à qui elle s'applique. Vous pouvez choisir de « Répondre à l'expéditeur » si vous n'avez qu'une note pour l'auteur d'origine de l'e-mail, ou vous pouvez « Répondre à tous » uniquement si les informations sont pertinentes pour toutes les personnes impliquées dans la conversation.

  • Ce n'est que lorsque vos commentaires sont importants pour l'ensemble du groupe que vous utiliserez le champ « Répondre à tous ».
  • Soyez prudent lorsque vous choisissez de répondre à tous les destinataires de l'e-mail. Vous devez éviter d'inonder les boîtes de réception d'autres personnes avec des informations non pertinentes dans la mesure du possible.
Écrire un e-mail professionnel Étape 5
Écrire un e-mail professionnel Étape 5

Étape 5. Répondre à un e-mail Cci

Si vous avez été inclus dans un e-mail en Cci, vous aurez uniquement la possibilité de répondre à l'expéditeur de l'e-mail et vous ne pourrez pas voir la liste des autres destinataires qui ont également reçu un Cci. Cliquez simplement sur le bouton Répondre pour rédiger un e-mail à l'expéditeur.

Écrire un e-mail professionnel Étape 6
Écrire un e-mail professionnel Étape 6

Étape 6. Utilisez un en-tête de sujet court et précis

Utilisez le moins de mots possible pour décrire le sujet ou la nature de votre e-mail. Plutôt que de remplir le sujet avec un ou deux termes vagues, informez le destinataire dès le départ de ce qu'il peut attendre de votre e-mail. Sinon, il pourrait ne pas avoir l'impact qu'il est censé avoir. Soyez aussi précis que possible lorsque vous fournissez un sujet pour l'e-mail sans devenir trop verbeux. Essayez des choses comme:

  • "Mise à jour de la réunion de direction"
  • "Problème concernant les pauses déjeuner"
  • « Aperçu de la réunion du 12 mars »

Partie 2 sur 4: Composition de l'e-mail

Écrire un e-mail professionnel Étape 7
Écrire un e-mail professionnel Étape 7

Étape 1. Tenez-vous en à une structure standard

Lorsque vous abordez un e-mail professionnel, il est important de le garder propre, court et clair. Dites ce qui doit être dit et restez là. Vous pouvez développer votre propre structure qui vous convient le mieux. Voici une structure de base à considérer:

  • Votre salutation
  • Une plaisanterie
  • Votre objectif
  • Un appel à l'action
  • Un message de clôture
  • Votre signature
Écrire un e-mail professionnel Étape 8
Écrire un e-mail professionnel Étape 8

Étape 2. Écrivez votre message d'accueil

Pour garder les choses professionnelles et sophistiquées, ouvrez toujours votre e-mail avec une salutation formelle, comme "Cher M. Lu". En fonction de votre relation avec le destinataire, vous pouvez vous adresser à lui comme prévu, soit avec son nom complet et son titre, soit simplement son prénom. Si vous n'êtes pas sur la base du prénom de la personne, respectez son nom de famille pour éviter de l'offenser potentiellement.

  • Si votre relation est très décontractée, vous pouvez même dire « Salut Gabe ». Dans la plupart des cas, il n'y a rien de mal à ouvrir avec un simple « Chère Marie ». Si la nature de votre correspondance nécessite quelque chose d'un peu plus formel, il est plus sûr d'utiliser le nom du destinataire seul comme salutation pour garder les choses courtes et douces.
  • Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez utiliser: « À qui de droit » ou « Cher Monsieur/Madame ».
  • Si vous rédigez un e-mail à un groupe de destinataires que vous avez inclus dans le champ À et que vous avez besoin d'une réponse, accueillez-les en tant que groupe (si le nombre de destinataires est de quatre ou plus) ou incluez chacun de leurs noms dans le message d'accueil.
  • Si vous envoyez un e-mail avec des Cc, adressez-vous simplement au groupe dans son ensemble si vous avez un grand nombre de destinataires, sinon incluez le nom de chaque destinataire dans le message d'accueil.
  • Si vous envoyez un e-mail avec des CCI, adressez-vous au groupe dans son ensemble en ouvrant quelque chose comme « Salut à tous ».
  • Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un pour la première fois, faites des présentations brèves et dites-lui qui vous êtes en une phrase. Par exemple: « C'était génial de vous rencontrer à [événement X] ».
  • Si vous n'êtes pas sûr qu'une introduction est nécessaire et que vous avez déjà contacté le destinataire, mais que vous n'êtes pas sûr qu'il se souvienne de vous, vous pouvez laisser vos informations d'identification dans votre signature électronique.
Écrire un e-mail professionnel Étape 9
Écrire un e-mail professionnel Étape 9

Étape 3. Identifiez-vous tout de suite

Le fait d'indiquer votre nom et votre titre ou poste officiel aidera le destinataire à dire de qui provient le message sans avoir besoin de deviner. Ceci est particulièrement important si vous écrivez à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré. Même si votre nom figure dans votre adresse e-mail professionnelle, faire savoir à l'autre personne qui vous êtes est une politesse courante.

  • Susciter l'intérêt de votre destinataire en mettant en évidence un lien commun ou une expérience partagée (« Nous nous sommes rencontrés à la conférence annuelle Women as Leaders à Toronto l'année dernière »).
  • Vous pouvez sauter l'introduction si vous connaissez déjà la personne que vous écrivez.
Écrire un e-mail professionnel Étape 10
Écrire un e-mail professionnel Étape 10

Étape 4. Remerciez brièvement le destinataire

Votre lecteur est une personne très occupée, donc le remercier d'avoir pris le temps de lire votre e-mail est un geste gracieux. De plus, ce sera votre première occasion de les informer de la raison de votre écriture. « Merci d'avoir pris en compte ma proposition de subvention de recherche » donne un ton amical tout en disant au bénéficiaire ce qu'il doit savoir.

Commencer un e-mail en exprimant votre appréciation démontre également du respect, ce qui peut empêcher le message de paraître froid ou impersonnel

Écrire un e-mail professionnel Étape 11
Écrire un e-mail professionnel Étape 11

Étape 5. Indiquez la raison de votre e-mail

Si vous initiez la ligne de communication, vous êtes responsable de dire à vos destinataires de quoi parle l'e-mail. Il est important d'énoncer votre objectif dès le début. Les associés voudront pouvoir lire votre e-mail rapidement et aller droit au but. Prenez une minute pour vous demander pourquoi vous l'écrivez et pourquoi vous avez besoin que votre destinataire le voie. Cela vous aidera à éviter les bavardages inactifs et à aller droit au but pour un e-mail plus professionnel. C'est aussi un bon moment pour vous demander: « Cet email est-il vraiment nécessaire ? Encore une fois, n'envoyer que des e-mails absolument nécessaires montre du respect pour la personne à qui vous envoyez des e-mails. Une fois que vous êtes prêt à rédiger votre e-mail, essayez de commencer par quelque chose comme:

  • « Je vous écris pour me renseigner sur… »
  • « Je vous écris en référence à… »
  • « Veuillez prendre le temps d'examiner ces changements et de me faire part de vos commentaires… »
Écrire un e-mail professionnel Étape 12
Écrire un e-mail professionnel Étape 12

Étape 6. Remerciez le destinataire (facultatif)

Si vous répondez à la demande d'un client ou si quelqu'un a répondu à l'un de vos e-mails, vous devez commencer par une ligne de remerciement. Par exemple:

  • "Merci de revenir vers moi…"
  • « Merci de votre attention sur ce sujet… »
  • "Merci d'avoir contacté Ocean Safari Scuba…"
  • Remercier le lecteur est un excellent moyen de rester poli, professionnel et en bons termes avec votre destinataire.
Écrire un e-mail professionnel Étape 13
Écrire un e-mail professionnel Étape 13

Étape 7. Conservez le corps de votre bref d'e-mail

Avec les e-mails professionnels, moins vous en incluez, mieux c'est. Faites de chaque e-mail que vous envoyez une seule chose. Si vous avez besoin de communiquer sur un autre projet, composez un autre e-mail.

  • Essayez de communiquer tout ce dont vous avez besoin en seulement cinq phrases. Dites tout ce que vous avez à dire, et pas plus. Parfois, il sera impossible de limiter votre e-mail à seulement cinq phrases. Ne vous inquiétez pas si vous devez inclure plus d'informations.
  • Dans le corps de votre e-mail, incluez toutes les informations pertinentes et tout ce que vous pourriez exiger de vos destinataires.
Écrire un e-mail professionnel Étape 14
Écrire un e-mail professionnel Étape 14

Étape 8. Incluez un appel à l'action (facultatif)

Si vous avez besoin que votre destinataire fasse quelque chose, ne présumez pas simplement qu'il saura quoi faire ou quand. Aidez-les en décrivant clairement ce dont vous avez besoin. Dites quelque chose comme:

  • « Pourriez-vous m'envoyer ces fichiers d'ici jeudi ?
  • « Pourriez-vous l'écrire dans les deux prochaines semaines ? »
  • « S'il vous plaît, écrivez à Thomas à ce sujet et faites-moi savoir quand vous l'aurez fait. »
  • Structurer votre demande comme une question encourage une réponse. Vous pouvez dire: « Faites-moi savoir quand vous l'aurez fait.
Écrire un e-mail professionnel Étape 15
Écrire un e-mail professionnel Étape 15

Étape 9. Dites au destinataire comment vous vous attendez à ce qu'il fasse un suivi

Maintenant que vous avez lancé un appel à l'action, donnez à votre lecteur un coup de pouce dans la bonne direction. Une demande d'examen d'un rapport financier, par exemple, peut être accompagnée d'une supplication du type « faites-moi savoir ce que vous pensez de ces chiffres ». De cette façon, l'autre partie ne se demandera pas quoi faire avec les informations qui lui ont été données.

  • Offrir un délai précis dans lequel vous aimeriez avoir une réponse (« ce serait idéal si nous pouvions organiser ces documents avant la réunion de jeudi ») peut assurer une réponse plus rapide.
  • Essayez de répondre aux e-mails importants dans les 24 heures.
Écrire un e-mail professionnel Étape 16
Écrire un e-mail professionnel Étape 16

Étape 10. Ajoutez votre fermeture

Pour que vos e-mails restent professionnels, terminez votre e-mail par un autre merci à votre lecteur ou un au revoir formel tel que:

  • "Merci de votre patience et de votre coopération"
  • "Merci pour votre considération"
  • « Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me le faire savoir »
  • "Je suis dans l'attente de votre réponse".
  • Terminez votre e-mail par une fermeture appropriée avant votre nom, comme « Meilleures salutations » ou « Sincèrement »
  • Évitez les fermetures occasionnelles comme « Cheers » à moins que vous ne soyez de bons amis avec le lecteur, car ces types de fermetures sont moins professionnels.
Écrire un e-mail professionnel Étape 17
Écrire un e-mail professionnel Étape 17

Étape 11. Signez votre nom

Dans un e-mail professionnel, votre signature doit inclure les éléments suivants:

  • Votre nom.
  • Ton poste.
  • Un lien vers votre site Web.
  • Liens vers des comptes de réseaux sociaux (facultatif).
  • Coordonnées nécessaires.
Écrire un e-mail professionnel Étape 18
Écrire un e-mail professionnel Étape 18

Étape 12. Déconnectez-vous avec une signature personnalisée

La signature au bas de l'e-mail doit offrir au destinataire toutes les informations dont il a besoin sur qui vous êtes, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de vous présenter longuement dans le message. Assurez-vous d'inclure votre nom complet, le nom de votre entreprise, votre titre ou votre poste, votre adresse e-mail préférée et un numéro de téléphone auquel vous pouvez être joint directement.

  • Pour vous éviter des problèmes, enregistrez votre signature personnalisée dans la plate-forme de messagerie que vous utilisez afin qu'elle s'affiche automatiquement dans les futurs messages.
  • Fournir des liens vers vos comptes de médias sociaux donnera aux contacts inconnus une image plus complète de vous.
  • N'enlisez pas votre signature avec des détails, des citations ou des graphiques inutiles.

Partie 3 sur 4: Offrir la professionnalisme des e-mails

Écrire un e-mail professionnel Étape 19
Écrire un e-mail professionnel Étape 19

Étape 1. Conservez un ton professionnel

Lors de l'envoi d'e-mails professionnels, il est important de faire particulièrement attention à la langue que vous utilisez pour éviter toute confusion ou mauvaise interprétation. En général, vous ne devriez rien dire dans un e-mail à votre patron ou à vos collègues que vous ne leur diriez pas en personne. Vos mots doivent toujours être calmes, polis et sympathiques, même dans les situations où vous ne vous sentez pas comme ça.

  • Une fois que vous avez rédigé votre e-mail, relisez-le pour vous-même afin de déterminer si vous avez saisi le bon ton.
  • Bien que cela devrait aller de soi, évitez d'utiliser tout type d'argot ou de blasphème.
  • Alors que l'humour est souvent une qualité précieuse sur le lieu de travail, les e-mails liés au travail ne sont généralement pas le bon véhicule pour cela.
Écrire un e-mail professionnel Étape 20
Écrire un e-mail professionnel Étape 20

Étape 2. Présentez d'abord les informations les plus importantes

Comme mentionné précédemment, vous devez supposer que votre destinataire a beaucoup dans son assiette et faire un effort pour ne pas prendre trop de temps. Après les avoir remerciés pour leur attention, allez droit au but. Ne mâchez pas vos mots et ne ressentez pas le besoin de proposer une introduction trop détaillée. Contrairement aux méthodes de correspondance plus informelles, les e-mails professionnels doivent être polis mais directs.

  • Essayez une phrase d'introduction comme « Je vous écris pour vous informer que votre adhésion a expiré et doit être renouvelée en personne avant de pouvoir continuer à bénéficier des avantages des membres ». Vous pouvez ensuite effectuer un suivi avec tous les détails pertinents dont le destinataire a besoin pour prendre des mesures.
  • La plupart des gens ont tendance à numériser les e-mails plutôt que de lire chaque mot. Plus votre objectif principal est proche du début, plus votre destinataire est susceptible de le saisir.
Écrire un e-mail professionnel Étape 21
Écrire un e-mail professionnel Étape 21

Étape 3. Gardez le reste du message concis

Il n'y a aucun sens à divaguer sans but une fois que vous avez énoncé votre objectif. Avec l'espace qu'il vous reste, fournissez tout autre détail que vous jugez utile de mentionner. Utilisez toujours des mots et des phrases courts et simples pour réduire autant que possible le travail d'interprétation de votre sens.

  • Observez la « règle des cinq phrases »: les messages de moins de cinq phrases peuvent paraître vifs ou grossiers, alors que tout message de plus de cinq phrases vous met en danger de perdre l'attention de votre lecteur.
  • Si, pour une raison quelconque, vous devez inclure une grande quantité d'informations, faites-le en tant que pièce jointe distincte.
Écrire un e-mail professionnel Étape 22
Écrire un e-mail professionnel Étape 22

Étape 4. Transmettez une idée ou une demande claire

Une fois que vous avez indiqué la raison de votre écriture, expliquez à votre lecteur exactement comment vous aimeriez qu'il réponde. S'il y a quelque chose qu'ils ont besoin de savoir, dites-le-leur; s'ils ont quelque chose à faire, demandez-leur. Au moment où ils ont fini de lire votre message, votre destinataire devrait être prêt à formuler une réponse.

  • Les communicateurs expérimentés appellent cela un « appel à l'action », et c'est un bon moyen de s'assurer que votre dialogue conserve un sens précis.
  • Un appel à l'action dans un e-mail professionnel peut indiquer quelque chose comme « il est important que vous mémorisiez le numéro d'habilitation de sécurité fourni avec cet e-mail » ou « veuillez mettre à jour vos disponibilités estivales d'ici la fin du mois ».
Écrire un e-mail professionnel Étape 23
Écrire un e-mail professionnel Étape 23

Étape 5. Limitez votre e-mail à un seul sujet

Confronter votre destinataire à trop d'informations à la fois peut le laisser submergé. Il est préférable de limiter la portée de votre e-mail à un ou deux sujets pertinents. Non seulement cela permettra au lecteur de comprendre ce qui se passe beaucoup plus rapidement, mais cela vous aidera également à garder votre message succinct.

Plusieurs sujets ou demandes doivent être réservés pour plusieurs e-mails

Partie 4 sur 4: Envoi de l'e-mail

Écrire un e-mail professionnel Étape 24
Écrire un e-mail professionnel Étape 24

Étape 1. Relisez votre e-mail avant de l'envoyer

Revoyez soigneusement votre message pour vous assurer qu'il est exempt de fautes de frappe, d'orthographe ou de phrases peu claires. Des erreurs d'inattention peuvent avoir une mauvaise image de vous et de l'entreprise que vous représentez.

  • Utilisez la fonction de correcteur orthographique de votre plate-forme de messagerie pour éviter les oublis accidentels.
  • Vous pouvez également profiter de ce temps pour apporter des modifications de dernière minute à la mise en forme qui, selon vous, pourraient rendre votre e-mail plus facile à digérer.
Écrire un e-mail professionnel Étape 25
Écrire un e-mail professionnel Étape 25

Étape 2. Simplifiez votre e-mail si possible

N'oubliez pas que vos destinataires sont occupés et qu'ils veulent accéder rapidement à l'essentiel de l'e-mail. Prenez du recul et évaluez votre e-mail. Voici quelques trucs à prendre en compte:

  • Utilisez des phrases, des mots et des paragraphes courts. Cela permet de rendre l'e-mail rapide et facile à lire et à comprendre.
  • S'il est possible de couper un mot, coupez-le. Réduisez vos phrases aussi courtes que possible.
Écrire un e-mail professionnel Étape 26
Écrire un e-mail professionnel Étape 26

Étape 3. Donnez à votre e-mail une relecture approfondie

Les e-mails professionnels nécessitent une relecture attentive. Lisez votre e-mail à haute voix. Cela peut vous aider à détecter de nombreuses fautes d'orthographe et de grammaire. Demande toi:

  • Mon email est-il clair ?
  • Mon e-mail pourrait-il être mal compris ?
  • Comment cela sonnerait-il si j'étais le destinataire ?
Écrire un e-mail professionnel Étape 27
Écrire un e-mail professionnel Étape 27

Étape 4. Restez professionnel

Vous n'avez pas besoin de montrer votre personnalité dans votre e-mail professionnel. Si vous le souhaitez, vous pouvez le laisser apparaître subtilement à travers votre style d'écriture, mais évitez les émoticônes, les abréviations de chat (telles que LOL) ou les polices et arrière-plans colorés.

  • Le seul moment où il est approprié d'utiliser des émoticônes ou des abréviations de chat, c'est lorsque vous reproduisez la langue des e-mails de la personne à qui vous écrivez.
  • Écrivez comme vous parlez. Cela peut vous aider à garder votre courrier électronique court, amical et agréable.
  • Ne dites rien dans un e-mail que vous ne diriez pas à votre destinataire en personne.
Écrire un e-mail professionnel Étape 28
Écrire un e-mail professionnel Étape 28

Étape 5. Envoyez votre e-mail

Une fois que vous avez relu votre e-mail et que vous avez inclus toutes les informations nécessaires et ajouté chaque destinataire dans le champ approprié, cliquez sur le bouton envoyer.

Vidéo - En utilisant ce service, certaines informations peuvent être partagées avec YouTube

Des astuces

  • N'oubliez pas que les gens veulent lire les e-mails rapidement, alors gardez vos phrases courtes et claires.
  • Si vous pouvez dire quelque chose de positif à propos de votre destinataire ou de son travail, faites-le. Vos mots ne seront pas perdus.
  • Mettre en place une signature. C'est un moyen abrégé de partager des informations que vous devriez inclure dans chaque e-mail. En mettant ces informations dans votre signature, vous gardez le corps de vos e-mails court.
  • Si le destinataire vous a aidé de quelque manière que ce soit, n'oubliez pas de le remercier. Vous devriez le faire même si c'est leur travail de vous aider.
  • Vous voulez vous améliorer dans la rédaction d'e-mails ? Essayez d'écrire votre message comme s'il allait être transmis au PDG. Cela vous aide à garder votre ton et votre langage cohérents et professionnels.
  • Portez une attention particulière à la grammaire, à l'orthographe et à la ponctuation afin de présenter une image professionnelle de vous-même et de votre entreprise.
  • Gardez les présentations brèves en les écrivant comme si vous parliez face à face.
  • Prenez un moment pour déterminer si un e-mail est même nécessaire avant de commencer à en écrire un. Dans de nombreux cas, la même information peut être relayée par un simple appel téléphonique ou une courte marche vers un autre service.
  • N'oubliez pas de dire « s'il vous plaît » et « merci ». Les bonnes manières contribuent grandement à forger de bonnes relations professionnelles.
  • Attendez la fin de la relecture pour saisir l'adresse du destinataire. Cela vous évitera d'envoyer accidentellement l'e-mail avant qu'il ne soit terminé.
  • Rédiger des e-mails efficaces est comme n'importe quoi d'autre. Plus vous pratiquez, mieux vous y arriverez.

Mises en garde

  • Soyez prudent avec le champ Cc. Si vous envoyez des e-mails à des tonnes de contacts qui ne se connaissent pas mais qui ont tous besoin de connaître les informations, assurez-vous d'utiliser le champ Cci pour protéger leur vie privée.
  • Utilisez l'option Répondre à tous avec parcimonie. N'envoyez votre réponse qu'à ceux qui ont besoin de savoir.
  • Évitez d'utiliser de l'argot ou des abréviations informelles (« LOL, » « ICYMI, » « TTYL, » etc.). Ceux-ci peuvent être déroutants pour les lecteurs et n'ont pas leur place dans un e-mail lié au travail.
  • Ne tapez pas votre message en majuscules ou en minuscules.

Conseillé: