Comment s'adresser à une femme dans une lettre commerciale : 7 étapes

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Comment s'adresser à une femme dans une lettre commerciale : 7 étapes
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Anonim

Une lettre commerciale utilise un ton formel et a des exigences spécifiques pour les salutations - des salutations qui font spécifiquement référence au lecteur visé. Une lettre commerciale mal rédigée pourrait offenser un employeur, un client ou un partenaire potentiel et nuire à votre relation d'affaires en conséquence. Lorsque vous vous adressez à une femme dans une lettre commerciale, vous devez toujours utiliser tout titre professionnel qu'elle peut avoir (comme « Dr. ou « Rev. »); si elle n'a pas de titre professionnel, utilisez un titre général basé sur son état civil statut: « Mme. » lorsqu'elle est célibataire ou si son état matrimonial est inconnu, ou « Mme. » si vous savez qu'elle est mariée.

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Partie 1 sur 2: Partie 1: Choisir le bon titre

Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 1
Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 1

Étape 1. Confirmez si vous connaissez le nom du destinataire

Si vous connaissez le nom du destinataire, procédez aux étapes suivantes. Sinon, lisez le reste de cette étape.

Il arrive parfois que vous deviez vous adresser à une femme sans connaître son nom. Dans ce cas, utilisez Chère Madame. Si vous ne connaissez pas non plus le genre, vous pouvez utiliser "À qui de droit"

Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 2
Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 2

Étape 2. Déterminez si le bénéficiaire a un titre ou une désignation professionnelle

Si la femme à qui vous envoyez la lettre d'affaires a un titre ou un titre professionnel, assurez-vous de vous adresser à elle en conséquence. Dans ce cas, la référence au genre n'est pas nécessaire.

  • Commencez par une salutation formelle telle que « Cher » et faites-la suivre par le titre du poste du lecteur visé, suivi de son nom complet. Si vous ne savez pas si le lecteur a un titre officiel, assurez-vous de le rechercher d'abord en cherchant sur le site Web de l'organisation ou en demandant à quelqu'un. En utilisant le titre du poste du lecteur visé, vous pouvez éviter d'avoir à vous soucier de l'utilisation de titres sexospécifiques.
  • Par exemple, si vous écrivez une lettre d'affaires à un inspecteur, votre salutation de lettre d'affaires serait « Cher inspecteur ». Cela seul pourrait être la salutation entière, ou « Cher inspecteur » pourrait être suivi du nom de famille du lecteur visé. La même chose s'appliquerait si la femme était un médecin, et dans ce cas, la lettre pourrait commencer par "Dear Dr. Johnson", par exemple.
  • Utilisez la salutation correcte pour un ministre. Utilisez le prénom et le nom du ministre dans l'adresse sous la forme « Révérend Jane Doe » ou « Pasteur Jane Doe ». Dans la salutation, il est acceptable d'abréger le terme « Révérend » mais pas le terme « Pasteur », donc vous utiliseriez la forme « Cher Révérend Doe » ou « Cher Pasteur Doe.
  • La formule de salutation correcte pour un avocat est « Mme/Mme/M. [Prénom et nom], Esquire", ou "Mme/Mme/M. [Prénom et nom], Esq. »
Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 3
Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 3

Étape 3. Confirmez si vous connaissez ou non l'état civil du destinataire

La bonne salutation d'une femme dépend en grande partie de son état matrimonial. Si vous n'êtes pas sûr de l'état matrimonial de la bénéficiaire et qu'elle n'a pas de titre officiel ou de titre professionnel, il est possible d'utiliser "Chère [le prénom et le nom de la bénéficiaire]. Par exemple, Chère Jennifer Johnson.

De plus, il est également possible d'utiliser "Ms." pour les femmes dont vous n'êtes pas sûr de l'état matrimonial

Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 4
Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 4

Étape 4. Utilisez les titres suivants si vous connaissez l'état matrimonial du destinataire

Il existe trois manières fondamentales de s'adresser à une femme.

  • "Mme." est utilisé pour les femmes mariées.
  • "Mme." est utilisé à la fois pour les femmes mariées et non mariées. Utilisez ce titre officiel lorsque l'état matrimonial de la femme est inconnu ou non pertinent.
  • "Manquer." est utilisé pour les femmes célibataires. Évitez d'utiliser ce titre formel car son utilisation est souvent considérée comme condescendante pour le lecteur, en particulier lorsqu'il s'adresse à une femme plus âgée.

Partie 2 sur 2: Partie 2: Peaufiner votre salutation

Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 5
Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 5

Étape 1. Assurez-vous que vous utilisez le niveau de formalité approprié

L'utilisation des titres « M. », « Mme », « Mlle » ou « Mlle ». avant un nom complet ou un nom de famille, est une pratique relativement formelle, et il y a certaines circonstances dans lesquelles vous utiliseriez ce niveau de formalité, et quand vous ne le feriez pas."

  • Si vous avez une relation préexistante avec le lecteur, ou si les circonstances imposent que la lettre ne soit pas exceptionnellement formelle, il est possible de ne pas utiliser les titres formels. Par exemple, si vous contactez un partenaire commercial ou quelqu'un que vous connaissez ou avec qui vous avez une relation, vous pouvez simplement utiliser Cher [Prénom] plutôt qu'un titre officiel.
  • Un titre formel doit toujours être utilisé lorsque la salutation formelle ne comprend que le nom de famille du lecteur visé, c'est-à-dire. "Mme/Mme/M. [Nom de famille]". Un titre formel peut ne pas être nécessaire lorsque vous utilisez à la fois le prénom et le nom.
  • Soyez prudent en n'utilisant aucun titre formel. Évitez d'utiliser le prénom d'une femme dans la salutation, à moins que vous ne la connaissiez bien. Sinon, une salutation formelle doit être utilisée, suivie de deux points afin d'éviter une fausse présomption d'intimité. Par exemple, "Chère Mme Brown: » ou Chère Mme Lucy Brown: », doit être utilisé à la place de « Chère Lucy.
Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 6
Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 6

Étape 2. Vérifiez l'orthographe correcte du nom du lecteur visé

Un nom peut souvent être utilisé pour déterminer le sexe du lecteur visé, ce qui vous aidera à décider par quel titre officiel s'adresser au lecteur. Même si vous avez le nom de la femme d'affaires, vous devez toujours vous assurer que le nom est correctement orthographié afin d'éviter d'offenser le lecteur dans les premières phrases de votre lettre.

  • Un réceptionniste ou un employé des ressources humaines du lecteur visé peut vérifier l'orthographe correcte et correcte du nom et du titre fonctionnel du lecteur visé.
  • Lorsque vous écrivez une lettre commerciale à une personne inconnue, vous devez essayer de vérifier l'orthographe correcte du nom du lecteur prévu afin de déterminer le sexe, et donc le titre formel nécessaire.
Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 7
Adressez-vous à une femme dans une lettre d'affaires Étape 7

Étape 3. Assurez-vous de respecter la ponctuation appropriée

Il existe certaines règles de ponctuation entourant à la fois le titre (Mme, Mlle, Ms) et la salutation (Cher).

  • En anglais américain, les titres sont généralement écrits suivis d'un point. Par exemple "Chère Mme Johnson". En anglais britannique, les points ne sont généralement pas utilisés. Par exemple, "Chère Mme Johnson".
  • En anglais américain, un deux-points suit généralement le nom de la personne. Par exemple, « Chère Mme Johnson: ». En anglais britannique, aucun deux-points n'est utilisé, il se lirait donc "Dear Ms Johnson".

Des astuces

Après la salutation, laissez toujours une ligne vide. C'est le formatage correct pour une lettre commerciale

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